Når en afdeling eller et datterselskab skilles ud og sælges eller bliver selvstændigt, skal IT adskilles: mail, filer, systemer og brugere skal flyttes. Det er en praktisk opgave, men det er også det tidspunkt, hvor historik og dokumentation lettest går tabt. Planlæg derfor bevarelsen før flytningen: beslut, hvad der skal bevares, hvem der skal have hvad, og hvordan det dokumenteres, at intet er ændret undervejs.
Artiklen er til IT-ansvarlige og ledelse i koncerner og virksomheder, der står over for en udskillelse. Den juridiske side af fælles Microsoft 365 ved salg eller tvist er beskrevet for advokater. → Koncerner: fælles Microsoft 365 ved salg eller tvist
Hvorfor det er en risiko
I en koncern deler selskaberne ofte systemer: én Microsoft 365- eller Google-løsning, ét økonomisystem, fælles filservere og fælles brugerkatalog. Når et selskab skal skilles ud, skal data deles op. Nogle data skal med, nogle skal blive, og nogle skal begge parter have adgang til.
Under flytningen kan meget gå galt:
- postkasser flyttes uden historik eller uden de tilhørende logs,
- revisionslogs bliver i den gamle løsning og forsvinder efter den normale opbevaringstid,
- brugere slettes i den gamle løsning, når de er oprettet i den nye,
- fælles dokumenter bliver kopieret, så det ikke længere kan ses, hvem der har ændret hvad,
- licenser opsiges, og data forsvinder i stilhed. → Licensen er opsagt: data, der forsvinder i stilhed
Det er ikke et problem, så længe alle er enige. Men udskillelser fører af og til til uenighed om pris, garantier, medarbejdere eller kunder. Og så er historikken pludselig vigtig.
Før adskillelsen
- Lav et datakort. Hvilke systemer bruger det selskab, der udskilles, og hvor ligger dets data? → Datakort: hvor ligger vores data?
- Afgør, hvem der skal have hvad. Det skal stå i aftalen, ikke kun i IT-planen.
- Sikr historikken. Eksportér revisionslogs og loginlogs for den relevante periode, før noget flyttes.
- Overvej et bevaringshold. Er der kendte eller forventede tvister, kan det være relevant at bevare postkasser og filer i den gamle løsning, også efter flytningen. → Litigation hold i Microsoft 365
- Lav en flytteplan med log. Hvem flytter hvad, hvornår, med hvilket værktøj, og hvordan kontrolleres det?
Under flytningen
- Flyt med værktøjer, der bevarer metadata, så oprettelses- og ændringsdatoer følger med.
- Lav kontrol af, at antallet af mails og filer stemmer før og efter.
- Notér fejl og afvigelser, i stedet for at rette dem stille.
- Lad den gamle løsning være urørt, indtil flytningen er kontrolleret og godkendt.
En simpel optælling før og efter, gemt med dato, kan senere vise, at intet forsvandt under flytningen. Gem også flytteværktøjets egne rapporter. De viser ofte, hvilke elementer der ikke kunne flyttes, og hvorfor, og de er svære at genskabe bagefter.
Efter flytningen
Når det udskilte selskab kører i sin egen løsning, er det fristende at rydde op i den gamle. Vent. Aftal først:
- hvor længe den gamle løsning, eller en kopi af den, skal bevares,
- hvem der har adgang til den, og på hvilke vilkår,
- hvad der skal ske med fælles dokumenter, som begge parter har brug for,
- hvordan det skal dokumenteres, når data endelig slettes.
Skriv aftalen ned, og lad begge selskaber bekræfte den. Så er der ingen tvivl, hvis en af parterne senere har brug for noget fra den gamle løsning.
Økonomisystemet og fælles registre
Økonomidata kræver særlig opmærksomhed. Et fælles økonomi- eller ERP-system indeholder ofte både det udskilte selskabs posteringer og koncernens. Når selskabet flytter til sit eget system, overføres typisk kun saldi og åbne poster. Den detaljerede historik, med bilag og ændringslog, bliver i det gamle system.
Det er netop den historik, der kan blive vigtig, hvis der opstår uenighed om tallene i det udskilte selskab. Sørg derfor for, at:
- den fulde historik for det udskilte selskab eksporteres med bilag og ændringslog,
- eksporten gemmes med dato og kontrolværdier,
- det aftales, hvem der opbevarer den, og hvem der kan få adgang,
- det gamle system ikke lukkes eller renses for selskabets data, før eksporten er kontrolleret.
Det samme gælder fælles kunde- og leverandørregistre. Aftal, hvem der ejer hvilke poster, og gem en kopi af registret, som det så ud på adskillelsesdagen.
En enkel bevaringsplan
En bevaringsplan behøver ikke være lang. Den kan være en side med fire punkter: hvilke data og logs der bevares, hvor de ligger, hvor længe de gemmes, og hvem der har ansvaret. Lad ledelsen godkende planen, og gem den sammen med flytteplanen.
Hvem gør hvad?
- Ledelse · Beslutter, hvad der skal bevares og deles
- Advokat · Aftalen om data og adgang
- IT i begge selskaber · Planlægger og udfører flytningen
- IT-leverandør · Udfører og logger tekniske skridt
- IT-sagkyndig · Sikrer historik, hvis der er risiko for tvist
Hvis IT, HR og jura sidder i forskellige selskaber i koncernen, så aftal tydeligt, hvem der beslutter hvad. Det samme princip gælder i interne undersøgelser i koncerner. → Koncerner: når HR, jura og IT sidder hvert sit sted
Medarbejdere, der skifter selskab
Medarbejdere, der følger med det udskilte selskab, har ofte data, der hører til begge selskaber: mails om fælles kunder, filer i fælles mapper og chats med kolleger, der bliver tilbage. Afgør på forhånd, hvad der må følge med, og hvad der skal blive.
Pas også på med persondata. Medarbejdernes postkasser indeholder oplysninger om kolleger, kunder og private forhold. Flytningen skal ske i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne og eventuelle aftaler med medarbejderne.
Det skal I lade være med
- At slette den gamle løsning, så snart flytningen er færdig.
- At flytte uden at sikre revisionslogs først. De følger normalt ikke med.
- At lade det udskilte selskab beholde adgang til hele den gamle løsning uden aftale.
- At kopiere fælles dokumenter uden at notere, hvilken version der er original.
- At overlade hele planen til IT-leverandøren uden ledelsesbeslutning om bevarelse.
Køber og sælger
Sælges det udskilte selskab, gælder også de forhold, der normalt gør sig gældende ved køb og salg. Køberen vil vide, hvilke data og konti der følger med, og sælgeren vil dokumentere, hvad der blev overdraget. → Køb af virksomhed: tjek de digitale aktiver før underskrift
En overgangsaftale, hvor sælgeren leverer IT-drift i en periode efter salget, er almindelig. Sørg for, at den også siger noget om logs, adgang og bevarelse, og om hvad der sker, når aftalen udløber.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
De fleste carve-outs gennemføres af IT-leverandøren. En uafhængig IT-sagkyndig kan være relevant, hvis der er risiko for tvist om det udskilte selskab, hvis der er igangværende interne undersøgelser, eller hvis I vil have dokumenteret, at historikken er sikret, før den gamle løsning lukkes. Nielco IT er uvildig og har ingen leverandørpartnerskaber.
Læs også: Ejeren dør eller bliver alvorligt syg: adgang til virksomhedens systemer · Investor eller långiver tvivler på tallene
→ Uvildig IT-undersøgelse for bestyrelsen · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
