En rekonstruktion går hurtigere og bedre, når rekonstruktøren kan få et retvisende billede af virksomheden fra første dag. Det kræver, at ledelsen og økonomifunktionen har styr på data: bogføring, likviditet, kontrakter, adgange og systemer. Forbered det, før rekonstruktionen indledes, og sørg for, at intet bliver slettet eller lukket undervejs.
Hvorfor forberedelsen betyder noget
Rekonstruktøren skal på kort tid vurdere, om virksomheden kan reddes, og hvordan. Det sker på grundlag af tal og dokumenter, som virksomheden selv leverer. Er tallene ufuldstændige, eller kan rekonstruktøren ikke se, hvor de kommer fra, bliver vurderingen usikker. Samtidig skal virksomheden fortsætte driften, så systemerne skal holdes kørende, mens der bliver kigget med udefra.
Advokatsitet beskriver rekonstruktørens adgang til data set fra rekonstruktørens og advokatens side: → Rekonstruktion: rekonstruktørens adgang til data
Denne artikel handler om, hvad virksomheden selv kan gøre for at være klar.
Hvad gør I nu?
1. Stop al sletning
Første skridt er det samme som i enhver krise: beslut skriftligt, at data ikke må slettes, og at ingen konti eller abonnementer må opsiges uden godkendelse. → Virksomheden er i krise: hvad må ikke slettes?
2. Saml tallene ét sted
Rekonstruktøren skal typisk bruge:
- seneste årsregnskab og perioderegnskaber,
- saldobalance og posteringer fra bogføringssystemet,
- likviditetsbudget og prognoser,
- debitor- og kreditorlister med forfaldsdatoer,
- kontoudtog fra alle bankkonti,
- oversigt over lån, leasing og sikkerhedsstillelser,
- lønoversigt og forpligtelser over for medarbejdere.
Gem tallene som eksporter direkte fra systemerne, ikke kun som regneark, der er bearbejdet bagefter. Notér dato og klokkeslæt for hver eksport, og hvem der lavede den. Hvis I laver jeres egne opgørelser, så gem også grundlaget, så det er tydeligt, hvordan de er fremkommet.
3. Lav en oversigt over systemer og adgange
Skriv ned, hvilke systemer virksomheden bruger, hvem der leverer dem, og hvem der har administratoradgang. Notér, hvornår abonnementer forfalder, og hvad der sker, hvis de ikke bliver betalt. Det er især vigtigt for bogføring, mail, løn og fagsystemer.
4. Afklar, hvem der skal have adgang til hvad
Rekonstruktøren og eventuelt en tillidsmand skal kunne se data. Det betyder ikke, at de skal have fuld administratoradgang til alt. Aftal med rekonstruktøren, hvilken form for adgang der er brug for: læseadgang til bogføringen, adgang til netbanken, eksporter eller en delt mappe. Opret adgangene som personlige konti, så det kan ses, hvem der har gjort hvad. Undgå at dele jeres egne logins.
5. Sørg for, at IT-leverandøren er med
Fortæl IT-leverandøren, at virksomheden er i rekonstruktion, og at systemerne skal fortsætte. Aftal, at leverandøren ikke lukker for adgange eller sletter backup, selvom der er udestående betalinger, og find ud af, hvordan leverandørens krav bliver behandlet i rekonstruktionen. → Når IT-driften ligger hos en ekstern leverandør
6. Dokumentér jeres beslutninger
Under en rekonstruktion bliver mange beslutninger truffet hurtigt. Skriv dem ned: hvad blev besluttet, hvornår, af hvem og på hvilket grundlag. Hvis rekonstruktionen ikke lykkes, og virksomheden går konkurs, kan ledelsens beslutninger blive gennemgået bagefter. → Skabelon: ledelsens beslutningslog
De første dage: en enkel tidsplan
Før rekonstruktionen indledes: Stop sletning, saml tallene, lav listen over systemer og adgange, og tal med IT-leverandøren. Sørg for, at abonnementer på kritiske systemer er betalt for de næste måneder, hvis det kan lade sig gøre.
Dag 1-3: Giv rekonstruktøren adgang efter aftale. Udpeg én kontaktperson i økonomi og én i IT, som rekonstruktøren kan stille spørgsmål til. Notér, hvad der er udleveret, og hvornår.
Første uge: Gennemgå med rekonstruktøren, om der mangler data, og hvad der skal hentes fra tredjeparter som revisor, lønbureau eller bank. Aftal, hvordan nye spørgsmål håndteres, så de ikke går gennem mange forskellige personer.
Løbende: Hold beslutningsloggen opdateret, og sørg for, at nye medarbejderskift og systemændringer bliver registreret.
Data hos tredjeparter
En del af virksomhedens data ligger ikke i egne systemer. Revisoren har arbejdspapirer, lønbureauet har lønkørsler, banken har betalingshistorik, og leasingselskabet har kontrakter. Lav en liste over, hvem der har hvad, og hvem der er kontaktperson. Rekonstruktøren kan have brug for at hente oplysninger direkte, og det går hurtigere, når listen findes. Husk også webshop, betalingsløsning og eventuelle platforme, hvor virksomheden sælger, fordi de rummer omsætningsdata, der ikke altid ligger i bogføringen.
Hvem gør hvad?
- Direktion · Ejer forberedelsen, beslutter bevarelse og fordeler opgaver
- Økonomi · Samler tal, eksporter og bankdata, svarer på rekonstruktørens spørgsmål
- IT eller IT-leverandør · Holder systemer kørende, opretter adgange, stopper sletning
- Advokat · Rådgiver om forløbet og om ledelsens pligter
- Revisor · Bidrager med regnskab og forklaringer til tallene
Økonomifunktionen har en særlig rolle, fordi den kender bank, bogføring og betalinger. → Økonomifunktionens rolle: bank, ERP og betalingsspor
Typiske fejl
- Tal uden grundlag. Et regneark med en likviditetsprognose er ikke nok, hvis ingen kan se, hvor tallene kommer fra.
- Fælles logins. Når rekonstruktøren får en kollegas login, kan ingen bagefter skelne mellem, hvad den ene og den anden har gjort.
- Opsagte abonnementer. Et system bliver opsagt for at spare penge, og så forsvinder historikken.
- Oprydning i bogføringen. At rette fejl i bogføringen er i orden, men rettelserne skal kunne ses og forklares. Slet ikke posteringer, og lav ikke ændringer, der skjuler, hvordan tallene så ud.
- Udstyr, der bliver solgt. Computere og telefoner fra medarbejdere, der stopper, bliver solgt eller nulstillet, før det er afklaret, om de rummer vigtige data.
Medarbejdere og ledelse undervejs
En rekonstruktion skaber uro. Nogle medarbejdere stopper, og andre får nye opgaver. Sørg for, at adgange bliver styret, og at konti for medarbejdere, der stopper, bliver blokeret, men ikke slettet. Fortæl medarbejderne, at de ikke må slette data eller tage noget med, og at virksomheden har pligt til at bevare dokumentationen.
Ledelsen skal også være opmærksom på sine egne beskeder, især dem, der handler om betalinger, prioritering af kreditorer og aftaler med banken. Beslutninger, der træffes over sms eller i private chats, bør samles i et referat i virksomhedens systemer.
Hvis rekonstruktionen ikke lykkes
Ender rekonstruktionen i konkurs, overtager en kurator. Har I gjort forberedelsen her, er det meste af arbejdet gjort: oversigten over systemer, adgange, tal og beslutninger er den samme, som kurator skal bruge. → Konkurs: det skal ledelsen udlevere til kurator
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Få hjælp, hvis I ikke selv har overblik over IT, hvis der er tvivl om, hvorvidt data er ændret eller slettet, eller hvis I forventer, at ledelsens beslutninger senere bliver gennemgået. En uvildig IT-sagkyndig kan sikre data fra de vigtigste systemer, så I senere kan vise, hvordan tingene så ud på et bestemt tidspunkt. Nielco IT arbejder for advokatkontorer og kuratorer i hele landet og kan også bistå virksomheden med at forberede data, før rekonstruktøren kommer.
Læs også: Konkurs: det skal ledelsen udlevere til kurator · Virksomheden lukker: hvor længe skal data gemmes, og hvem har ansvaret?
→ Uvildig IT-undersøgelse for bestyrelsen · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
