Virksomheden er i krise: hvad må ikke slettes?

Når en virksomhed er i økonomisk krise, er det fristende at skære i alt, også i IT. Men data må ikke slettes, og systemer må ikke lukkes, så historikken forsvinder. Bogføring, mails, kontrakter, betalingsspor og logs skal bevares, fordi de senere kan blive gennemgået af en kurator, en rekonstruktør, kreditorer eller en domstol. Ledelsen har ansvaret for, at det sker.

Hvorfor det betyder noget

En virksomhed i krise bliver ofte undersøgt bagefter. Kurator eller rekonstruktør skal kunne se, hvad der er sket med pengene, hvornår problemerne begyndte, og hvilke beslutninger ledelsen traf. Hvis data mangler, bliver det svært for ledelsen at dokumentere, at den handlede forsvarligt. Manglende data kan også se ud, som om noget skulle skjules, selvom det i virkeligheden var en opsagt licens eller en oprydning med gode hensigter.

Advokatsitet beskriver, hvordan bogføring og likviditetsdata bruges, når insolvenstidspunktet skal fastlægges: → Insolvenstidspunktet: bogføring og likviditetsdata

Det må ikke slettes

Følgende skal bevares, også selvom det koster at holde systemerne kørende:

• Bogføring og regnskab: hele bogføringssystemet med bilag, posteringer og ændringslog, ikke kun en udskrift af saldobalancen.
• Netbank: kontoudtog, betalinger og hvem der godkendte dem.
• Mails: ledelsens og økonomifunktionens postkasser, også for medarbejdere, der er stoppet.
• Kontrakter og aftaler: med kunder, leverandører, långivere og ejere.
• Løn: lønsedler, lønkørsler og ændringer i lønsystemet.
• Ledelsens dokumenter: bestyrelsesreferater, budgetter, likviditetsprognoser og præsentationer til banken.
• Chat og samarbejde: Teams, Slack og andre steder, hvor beslutninger er drøftet.
• Logs: login- og ændringslogs i de vigtigste systemer.

Det gælder både det, der ligger i skyen, og det, der ligger på servere, computere og telefoner.

Typiske måder, data forsvinder på i en krise

Data forsvinder sjældent, fordi nogen bevidst sletter dem. Det sker oftere, fordi:

1. Licenser bliver opsagt. Microsoft 365, Google, CRM eller bogføringssystemet stopper, og efter en periode slettes data. → Licensen er opsagt: data, der forsvinder i stilhed
2. Konti for fratrådte slettes. Medarbejdere, der stopper i krisen, får deres konti lukket, og postkassen forsvinder.
3. IT-leverandøren stopper. Leverandøren får ikke betaling og lukker adgangen eller sletter backup.
4. Udstyr sælges eller leveres tilbage. Leasede computere går retur, og firmatelefoner bliver nulstillet og solgt.
5. Nogen rydder op. En leder vil “gøre det overskueligt” og sletter gamle mapper og mails.

Hvad gør I nu?

1. Beslut, at intet slettes

Direktionen eller bestyrelsen beslutter skriftligt, at data skal bevares, og at ingen konti, postkasser eller systemer må slettes uden godkendelse. Beslutningen sendes til IT og til jeres IT-leverandør. → Slettepolitik og bevarelse

2. Lav en liste over systemer og abonnementer

Skriv ned, hvilke systemer virksomheden har, hvem der leverer dem, hvornår de forfalder til betaling, og hvad der sker med data, hvis de opsiges. Prioritér betalingen af de systemer, der rummer bogføring, mail og kontrakter.

3. Slå bevarelse til, hvor det kan lade sig gøre

I Microsoft 365 og Google Workspace kan IT slå en form for bevarelse til på postkasser og filer, afhængigt af licensen. Spørg jeres IT-leverandør, hvad I har, og hvad det kræver.

4. Tag en eksport af det vigtigste

Få en komplet eksport af bogføringssystemet, inklusive bilag og log, og gem den et sikkert sted. Gør det samme med lønsystemet og netbanken, hvis banken tilbyder det. En eksport er ikke det samme som en fuld sikring, men den er bedre end ingenting, hvis systemet lukker.

5. Stop salg og retur af udstyr

Computere og telefoner fra ledelse og økonomi skal ikke nulstilles, sælges eller leveres tilbage, før det er afklaret, om de skal sikres.

6. Før en log over jeres beslutninger

Skriv ned, hvad I besluttede om IT, hvornår og hvorfor. Den log kan blive vigtig, hvis jeres håndtering senere bliver gennemgået.

Medarbejdere, der stopper undervejs

I en krise siger nogle medarbejdere selv op, og andre bliver afskediget. Ofte er det netop folk fra økonomi, salg og ledelse, der kender sammenhængene. Behandl deres konti som en del af bevarelsen:

• Bloker kontoen, men slet den ikke.
• Bevar postkasse, OneDrive eller Google Drev, også efter at licensen er flyttet.
• Modtag computer og telefon uden at nulstille dem, og opbevar dem samlet.
• Notér, hvilke opgaver og adgange medarbejderen havde, så det er tydeligt for den, der kommer bagefter.

→ Offboarding uden at miste beviser

Ledelsens egne beskeder

Mange beslutninger i en krise bliver truffet hurtigt, over sms, WhatsApp eller i et opkald. Er beskederne sendt fra private telefoner, er de ikke virksomhedens data, men de kan alligevel blive relevante. Lad være med at slette tråde om virksomheden, og overvej at samle de vigtigste beslutninger i en mail eller et referat, så de ligger i virksomhedens systemer.

Hvem gør hvad?

• Direktion og bestyrelse · Beslutter bevarelse og prioriterer betaling af kritiske systemer
• Økonomi · Sikrer bogføring, netbank og løn, laver eksporter
• IT eller IT-leverandør · Slår bevarelse til, stopper sletning og nulstilling
• Advokat · Rådgiver om ledelsens pligter og om forløbet mod rekonstruktion eller konkurs
• IT-sagkyndig · Sikrer data, hvis der er tvivl om, hvad der er sket, eller hvis udstyr skal ud af huset

Det må I ikke gøre

• Slette noget for at “rydde op”. Også selvom det virker uvæsentligt.
• Nulstille ledelsens telefoner og computere. De kan rumme beskeder om beslutninger, som ikke findes andre steder.
• Lade abonnementer udløbe uden at vide, hvad der sker med data.
• Flytte data til private konti. Det kan senere blive set som at fjerne virksomhedens ejendom.
• Lade en enkelt person styre alle adgange uden kontrol. Det skaber mistillid og gør det svært at dokumentere, hvem der gjorde hvad.

Rekonstruktion eller konkurs

Ender krisen i en rekonstruktion, skal rekonstruktøren have adgang til data og systemer. Ender den i konkurs, overtager kurator boet og skal have adgangene udleveret. I begge tilfælde gør det en stor forskel, at data er bevaret, og at der findes en liste over systemer og adgange.

→ Rekonstruktion: forbered data og adgange → Konkurs: det skal ledelsen udlevere til kurator

Hvornår skal I have hjælp udefra?

Få hjælp, hvis I er i tvivl om, hvad der kan slettes, hvis IT-leverandøren truer med at lukke, eller hvis der er uenighed i ledelsen om, hvad der er sket. En IT-sagkyndig kan sikre data fra de vigtigste systemer og dokumentere, hvad der er gjort, så det kan forklares bagefter. Nielco IT arbejder for advokatkontorer og kuratorer i hele landet og kan også hjælpe ledelsen med at forberede data, før en kurator eller rekonstruktør kommer ind.

Det gælder kun civile forhold og virksomhedens egne undersøgelser. Er der tale om forhold, som ledelsen er usikker på, skal det afklares med en advokat.

Læs også: Beslutningstræ: forhandle, gå rettens vej eller lukke sagen? · Konkurs: det skal ledelsen udlevere til kurator

→ Uvildig IT-undersøgelse for bestyrelsen · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT