Når virksomheden er erklæret konkurs, overtager kurator styringen af boet, og det gælder også virksomhedens data. Ledelsen skal udlevere adgange, oplysninger og udstyr og hjælpe kurator med at forstå, hvor tingene ligger. Jo bedre I er forberedt, jo hurtigere og mere smidigt går det, og jo lettere er det at dokumentere, at ledelsen har samarbejdet loyalt.
Hvorfor kurator skal have data
Kurator skal blandt andet gøre boet op, afvikle aktiver, tage stilling til kreditorernes krav og undersøge, om der er sket noget før konkursen, som skal gøres om. Til det bruger kurator bogføring, netbank, kontrakter, mails og andre data. Kurators vinkel er beskrevet på advokatsitet: → Kuratorens digitale bo
Denne artikel handler om ledelsens side: hvad I skal have klar, og hvordan I udleverer det.
Det beder kurator typisk om
Adgange
- administratoradgang til Microsoft 365 eller Google Workspace,
- adgang til bogføringssystem, lønsystem og eventuelle fagsystemer,
- MitID Erhverv og rettigheder til netbank og Digital Post,
- domæne og DNS, så mail og hjemmeside kan holdes kørende eller lukkes kontrolleret,
- adgangskodeadministrator eller en liste over adgangskoder,
- sociale medier, webshop og annoncekonti.
→ MitID Erhverv og Digital Post: hvem har rettigheder?
Oplysninger
- en liste over systemer, leverandører og abonnementer,
- hvem der er kontaktperson hos hver leverandør,
- hvor backup ligger, og hvor langt den går tilbage,
- hvilke data der ligger hos tredjeparter, fx revisor, lønbureau eller IT-leverandør,
- hvilke medarbejdere der har eller har haft administratoradgange.
Udstyr
- servere, computere og telefoner,
- USB-diske og andre lagringsmedier med virksomhedens data,
- nøgler, adgangskort og hardwarenøgler til to-faktor-login.
Forbered listen nu
Den vigtigste enkeltting er en samlet oversigt over systemer og adgange. Den kan laves på en eftermiddag, hvis den, der kender IT, sætter sig ned med økonomichefen. Brug en simpel opstilling:
- Mail og filer · Leverandør og kontakt: Microsoft eller Google, IT-leverandør · Hvem har administratoradgang: Navn på administratorer
- Bogføring · Leverandør og kontakt: Navn på system · Hvem har administratoradgang: Navn
- Netbank · Leverandør og kontakt: Banken · Hvem har administratoradgang: Navn
Skabelonen til en kontaktliste kan hjælpe: → Skabelon: kontaktliste til systemejere og leverandører
Notér også, hvem der står som ejer af domæne og konti. Står de i en ejers eller medarbejders private navn, skal kurator vide det. → Hvem ejer domænet og kontoen?
Hvad gør I, når kurator er udpeget?
- Tag kontakt til kurator hurtigt. Spørg, hvordan kurator ønsker at modtage adgange og oplysninger.
- Udlever adgange på en sikker måde. Ikke i en almindelig mail. Aftal, hvordan adgangskoder overleveres, fx mundtligt eller via en sikker kanal.
- Lad være med at ændre noget. Når kurator har overtaget, må ledelsen ikke slette, flytte eller lukke data på egen hånd.
- Overdrag udstyr samlet og med en kvittering. Notér serienumre, og hvem der har brugt hvad.
- Svar på spørgsmål. Kurator vil ofte have brug for forklaringer: hvad ligger hvor, hvorfor er noget sket, hvem stod for hvad.
- Før selv en log. Skriv ned, hvad I har udleveret, hvornår og til hvem.
Medarbejdernes rolle
Medarbejdere, der stadig er i virksomheden, kan være vigtige for at holde systemerne i gang, indtil kurator har overblik. Fortæl dem, at de ikke må slette eller tage data med, og at private filer på arbejdsudstyret skal afklares med kurator, ikke fjernes på egen hånd. Medarbejdere, der vil have deres private billeder eller dokumenter fra en firmatelefon, skal henvende sig til kurator.
Kunders og medarbejderes persondata
Virksomhedens systemer rummer persondata om kunder, medarbejdere og samarbejdspartnere. Kurator overtager også ansvaret for dem. Hjælp kurator ved at oplyse, hvilke systemer der rummer følsomme oplysninger, fx helbredsoplysninger i personalesager eller CPR-numre i lønsystemet, og hvilke databehandleraftaler virksomheden har indgået. Har virksomheden behandlet data på vegne af kunder, skal kurator også vide det, fordi kunderne kan have krav på at få deres data tilbage.
Når konkursen kommer hurtigt
Ikke alle konkurser er planlagte. Nogle gange kommer konkursbegæringen fra en kreditor, og ledelsen har kun kort tid. Prioritér i den situation:
- Sørg for, at ingen sletter eller nulstiller noget.
- Skriv en kort liste med de fem vigtigste systemer, og hvem der har adgang.
- Find kontaktpersonen hos IT-leverandøren og revisoren.
- Saml udstyret fra ledelse og økonomi ét sted.
Det er ikke hele opgaven, men det giver kurator et godt udgangspunkt, og det viser, at ledelsen har handlet ansvarligt.
Når ledelsen selv har spørgsmål
Ledelsen har også en interesse i, at data bevares korrekt. Hvis kurator senere stiller spørgsmål til ledelsens beslutninger, er det virksomhedens egne data, der kan vise, hvad ledelsen vidste og gjorde. Bed jeres advokat om råd, hvis I er usikre på, hvad I må beholde en kopi af. Tag ikke selv kopier af virksomhedens data uden aftale med kurator.
Typiske problemer
- IT-leverandøren har ikke fået betaling. Leverandøren kan true med at lukke eller slette. Gør kurator opmærksom på det med det samme, og giv kurator kontaktoplysningerne på leverandøren, så de kan tale direkte sammen.
- Licenser udløber. Abonnementer på mail, bogføring og CRM kan stoppe kort efter konkursen. Kurator skal vide, hvornår.
- Adgange er personlige. To-faktor-login er bundet til en medarbejders private telefon. Det skal afklares, hvordan adgangen overføres.
- Ingen ved, hvor backup ligger. Find ud af det, før kurator spørger.
- Data ligger på private konti. Firmadata i private mails eller private cloudkonti skal oplyses og udleveres.
Det må I ikke gøre
- Slette mails eller filer, før eller efter konkursen. Det kan få alvorlige konsekvenser for ledelsen.
- Tage udstyr med hjem. Udstyret tilhører boet.
- Nulstille telefoner og computere for at “rydde dem” før aflevering.
- Give en enkelt medarbejder eller IT-leverandør fri hånd til at lukke systemer.
- Overføre domæner, konti eller data til et nyt selskab uden aftale med kurator.
Kuratorens første uge
Kurator har typisk travlt i den første uge, og der skal tages mange beslutninger hurtigt. Advokatsitet har en tjekliste fra kurators side, som også kan give ledelsen et indtryk af, hvad der kommer: → Tjekliste: kuratorens første uge med digitale data
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Har ledelsen ikke selv overblik over IT, fordi det har ligget hos en enkelt medarbejder eller en ekstern leverandør, kan det være en god idé at få hjælp til at lave listen over systemer og adgange, før konkursen er en realitet. Er der uenighed om, hvad der er sket med data, eller er der mistanke om, at nogen har slettet noget, skal det dokumenteres af en uvildig.
Nielco IT arbejder for advokatkontorer og kuratorer i hele landet. Er I i en situation, hvor konkurs er en mulighed, er det bedst at forberede sig i god tid: → Virksomheden er i krise: hvad må ikke slettes?
Læs også: Virksomheden er i krise: hvad må ikke slettes? · Rekonstruktion: forbered data og adgange
→ Uvildig IT-undersøgelse for bestyrelsen · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
