Et årshjul er en fast plan over, hvad IT tjekker hver måned, hvert kvartal og hvert år. Formålet her er enkelt: at sporene findes, den dag I får brug for dem. Logs, der stadig gemmes, adgange, der er lukket, og fratrådte konti, der er håndteret rigtigt. Artiklen er til den IT-ansvarlige, intern eller ekstern, og kan bruges som skabelon.
Årshjulet erstatter ikke en beredskabsplan. Det er vedligeholdelsen, der sørger for, at planen stadig passer til virkeligheden. → Beredskabsplan for digitale beviser
Hvorfor et årshjul
Bevisberedskab forfalder stille. En licens skiftes, og logningen bliver kortere. En ny tjeneste tages i brug uden administrator hos jer. En medarbejder stopper, og kontoen slettes efter vane. Ingen af delene opdages, før der er en sag. Et årshjul gør det til en rutine at opdage det i tide, og det giver jer dokumentation for, at I har passet på.
Hold det kort. Et årshjul, der kræver mange timer hver måned, bliver ikke fulgt. Det skal kunne klares af én person på kort tid, med en note om resultatet.
Hver måned
- ☐ Fratrådte medarbejdere: Er alle fratrådte i perioden spærret? Er postkasse og filer bevaret efter jeres regler, og er udstyret afleveret og registreret?
- ☐ Videresendelse: Er der nye regler, der sender mail ud af huset? Er spærringen stadig aktiv? → Blokér videresendelse til private adresser
- ☐ Administratorer: Har nogen fået administratorrettigheder i den forløbne måned? Er det godkendt?
- ☐ Alarmer: Er der alarmer, som ingen har reageret på?
Hvert kvartal
- ☐ Adgangsgennemgang: Gennemgå, hvem der har adgang til kunderegister, økonomi, fildrev og fælles postkasser. Fjern adgange, der ikke længere bruges.
- ☐ Fælles konti og delte logins: Er adgangskoder til fælles konti skiftet efter fratrædelser? Er der stadig konti, flere deler? → Delte logins og fælles konti
- ☐ Eksterne: Har konsulenter, freelancere og leverandører stadig adgang, de ikke skal have?
- ☐ Backup: Lav en prøvegendannelse af en postkasse eller en mappe, og notér, hvor langt tilbage I kunne gå.
- ☐ Eksterne delinger: Find filer og mapper, der er delt med eksterne adresser via link, og vurder, om de skal lukkes.
Hvert halve år
- ☐ Logperioder: Tjek, hvor længe jeres vigtigste tjenester gemmer logs. Er det ændret siden sidst? → Hvor længe gemmes logs?
- ☐ Eksport af logs: Virker den løbende eksport af logs, hvis I har en? Hent en stikprøve, og se, at den kan læses.
- ☐ Firmatelefoner: Er alle telefoner tilmeldt jeres styring, og kan I spærre fjernsletning, hvis det bliver nødvendigt?
Hvert år
- ☐ Systemoversigt: Opdatér listen over tjenester med licensniveau, logning, administratorer og kontaktperson hos leverandøren.
- ☐ IT-regler: Er reglerne om brug af mail, private konti, USB og fildeling stadig dækkende, og kender medarbejderne dem?
- ☐ Leverandøraftaler: Gennemgå aftaler, der skal fornyes. Er dataudlevering og logs ved ophør med?
- ☐ Skrivebordsøvelse: Gennemgå en tænkt sag med ledelse og HR. → Skrivebordsøvelse
- ☐ Budget: Giv ledelsen et kort notat om huller og forslag til næste år.
- ☐ Kontaktliste: Er telefonnumre til advokat, IT-sagkyndig og leverandører stadig rigtige?
Et forslag til fordeling over året
- Januar · Systemoversigt og kontaktliste
- Marts · Kvartalsgennemgang af adgange
- April · Logperioder og firmatelefoner
- Juni · Kvartalsgennemgang og backuptest
- September · Kvartalsgennemgang og IT-regler
- Oktober · Logperioder, skrivebordsøvelse og budget
- December · Kvartalsgennemgang og leverandøraftaler
Fordelingen er kun et forslag. Læg de store punkter i måneder, hvor IT har tid, og undgå perioder med ferie eller årsafslutning.
Hvis I ikke har en IT-afdeling
Mange virksomheder med under 50 ansatte har ingen fast IT-medarbejder. IT klares af en ekstern leverandør, en medarbejder med interesse for det, eller ejeren selv. Årshjulet kan stadig bruges, men fordelingen skal være tydelig.
Bed jeres IT-leverandør om at tage de tekniske tjek med i den faste aftale, og om at sende en kort status efter hvert kvartal. Lad en navngiven person internt eje årshjulet. Den person skal ikke selv udføre tjekkene, men sørge for, at de bliver gjort, og at resultatet bliver gemt.
Er der punkter, leverandøren ikke kan eller vil tage, så skriv det ned. Det er bedre at vide, at backuptesten ikke bliver lavet, end at tro, at den gør.
Når noget ændrer sig midt i året
Visse begivenheder bør udløse et ekstra tjek uden for årshjulet:
- skift af IT-leverandør eller af en vigtig cloudtjeneste,
- en ledende medarbejder eller en IT-administrator stopper,
- en virksomhed købes, sælges eller fusioneres,
- en sikkerhedshændelse, også en lille.
I de situationer flytter adgange og ansvar sig hurtigt, og det er netop dér, spor går tabt.
Hvem gør hvad
- IT · Gennemfører tjekkene og skriver resultatet ned
- HR · Melder fratrædelser og ansættelser til IT i tide
- Leder · Godkender administratorer og undtagelser
- Ledelse · Får det årlige notat og beslutter budget
Den månedlige kontrol af fratrådte står og falder med, at HR melder fratrædelser til IT. Lav en fast vej for det, så IT ikke skal opdage det selv.
Skriv resultatet ned
Hvert tjek bør efterlade en kort note: dato, hvem der tjekkede, hvad der blev fundet, og hvad der blev gjort. Det tager få minutter. Noterne viser, at I har haft styr på det. Hvis en sag senere opstår, kan det være nyttigt at kunne dokumentere, hvornår en adgang blev lukket, eller at en log blev hentet og fundet i orden.
Gem noterne et fast sted, hvor de ikke kan ændres i det skjulte, for eksempel i en mappe med versionshistorik.
Det skal I lade være med
- Slet ikke fratrådtes konti som en del af oprydningen. Spær dem, og følg jeres regler for bevarelse. Sletning hører til, når I ved, at der ikke er en sag.
- Lad ikke årshjulet ligge hos én person. Hvis den person er syg eller stopper, skal en anden kunne overtage.
- Gør det ikke større, end I kan nå. Hellere fem tjek, der bliver gjort, end tyve, der ikke gør.
- Brug ikke tjekkene til at kontrollere enkelte medarbejdere. Årshjulet handler om systemer og adgange. Kontrol af medarbejdere kræver et sagligt formål og kan kræve varsling.
Når årshjulet finder noget
Det sker, at et rutinetjek finder en regel, en deling eller et login, der ikke kan forklares. Så er det ikke længere vedligeholdelse, men en mulig sag. Stop, og dokumentér, før der ændres noget. Tag skærmbilleder, eksportér loggen, og skriv ned, hvad der er fundet og hvornår. Tal derefter med lederen om næste skridt.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Årshjulet kan de fleste IT-ansvarlige gennemføre selv. Få hjælp, hvis et tjek finder spor af noget, der kan blive en tvist, eller hvis I ikke kan finde ud af, hvad jeres tjenester faktisk logger. Haster sikringen, fordi en log er ved at udløbe, så sig det tydeligt. Hastesager koster ekstra, også hos Nielco IT. → Pris og tilbud
Læs også: Budgettér bevisberedskab: hvad ledelsen skal tage stilling til · Opbevaringsfrister samlet: bogføring, løn, persondata, logs og forældelse · Ordbog for ledere
→ Bevissikring ved fratræden af nøglemedarbejdere · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
