Bevisberedskab koster sjældent meget, men det koster noget, og det skal besluttes, før sagen er der. De fleste poster handler om at have de rigtige logs i lang nok tid, at kende jeres egne systemer og at vide, hvem I ringer til. Artiklen gennemgår de poster, ledelsen og økonomi bør tage stilling til. Den indeholder ingen beløb, for de afhænger af jeres systemer, licenser og leverandører.
Hvad bevisberedskab er, og hvorfor det betyder noget, står i den grundlæggende artikel. → Bevisberedskab i virksomheden
Udgangspunktet: hvad koster det ikke at have det?
Når en medarbejder stopper og tager kunder med, eller når en tvist med en leverandør spidser til, er spørgsmålet ofte, om sporene findes. Mangler loggen, eller er den udløbet, kan selv en grundig IT-sagkyndig ikke genskabe den. Så står I med en mistanke og intet at vise.
Det er den risiko, budgettet skal holdes op imod. Ledelsen skal ikke købe alt, men vide, hvad der er fravalgt. Hvad en konkret sag typisk koster, er beskrevet her. → Hvad koster en sag om datatyveri?
Poster at overveje
1. Licenser og logning
Mange cloudtjenester logger mere og gemmer loggen længere på de dyrere licenser. Det gælder også Microsoft 365 og Google Workspace. Spørgsmålet til ledelsen er ikke, om alle skal have den dyreste licens, men om nøglepersoner og fælles konti skal. Det kan være ledelsen, økonomi, sælgere med kundeadgang og administratorer.
Bed IT om en kort oversigt: hvad logger vi i dag, hvor længe, og hvad ville en opgradering give? → Licensniveau og logning
2. Opbevaring af logs
Selv om tjenesten logger, kan loggen være slettet efter kort tid. Det kan være en løsning at eksportere loggen løbende til et sted, hvor den gemmes længere. Det kræver lagerplads og lidt opsætning, og nogen skal holde øje med, at det virker.
3. Backup og bevarelse
Backup er ikke det samme som bevarelse, men en backup, der rækker tilstrækkeligt langt tilbage, kan redde en sag. Overvej, hvor langt tilbage jeres backup går for mail, filer og vigtige systemer, og om det er nok, hvis en sag først opdages måneder efter.
4. Tid hos IT
Den største post er ofte intern tid. Nogen skal kortlægge systemerne, holde oversigten opdateret og gennemføre et fast tjek. Har I en ekstern IT-leverandør, er tiden en udgift på fakturaen. Afsæt et antal timer om året, og bed om, at de bruges på konkrete opgaver.
5. Aftaler med leverandører
Kan jeres IT-leverandør og jeres vigtigste cloudtjenester hjælpe med at udlevere data og logs i en sag, og hvad koster det? Få det med i aftalerne, mens der er ro. Bistand i en sag, der ikke er aftalt på forhånd, er ofte dyrere og langsommere. → Cloudtjenester: sikr jer adgang til data og logs
6. Øvelse
En kort skrivebordsøvelse en gang om året, hvor ledelse, HR og IT gennemgår en tænkt sag, koster kun mødetid. Den afslører ofte huller, der er billige at lukke.
7. Ekstern hjælp, når det sker
Når en sag opstår, skal der typisk bruges en advokat og en IT-sagkyndig. Det er ikke en fast udgift, men ledelsen bør vide, hvem der må bestille hjælp, og op til hvilken ramme, uden at vente på et bestyrelsesmøde. Hastesager koster ekstra hos de fleste rådgivere, også hos Nielco IT. Hvordan prisen er sat sammen, står på prissiden. → Pris og tilbud
8. Forsikring
Nogle forsikringer dækker dele af udgifterne i en sag, andre gør ikke. Bed jeres forsikringsmægler eller selskab om et skriftligt svar på, hvad der er dækket ved en tvist med en medarbejder eller en leverandør, og hvad der kræves af jer.
Hvem gør hvad
- IT · Laver oversigt over logning, backup og huller
- Økonomi · Prissætter posterne og foreslår en ramme
- Ledelse · Beslutter, hvad der tilvælges og fravælges
- Bestyrelse · Spørger, om risikoen er vurderet
Sådan træffer ledelsen beslutningen
Gør det enkelt. Bed IT og økonomi om et notat på højst to sider med tre kolonner: hvad har vi, hvad mangler vi, og hvad koster det at lukke hullet. Gennemgå det på et ledelsesmøde, og beslut punkt for punkt.
Skriv i referatet, hvad der er tilvalgt og fravalgt, og hvorfor. Det er god ledelse, og det kan også have betydning, hvis bestyrelsen eller andre senere spørger, om virksomheden havde taget stilling til risikoen.
Prioritér efter, hvor jeres vigtigste data ligger. For en handelsvirksomhed er det måske kunderegister og mail. For en produktionsvirksomhed tegninger og opskrifter. For et rådgivningsfirma klientdata og arbejdspapirer.
Fem spørgsmål, der afslører hullerne
Har ledelsen kort tid, kan disse fem spørgsmål til IT give et hurtigt billede af, hvor pengene gør mest gavn:
- Hvis en sælger stoppede i dag, kunne vi så se, hvad sælgeren har eksporteret fra kundesystemet de sidste tre måneder?
- Hvor længe gemmes loggen over login og fildelinger i vores mail- og filsystem?
- Hvem kan hente den log, hvis IT-ansvarlige er på ferie?
- Hvor langt tilbage kan vi gendanne en slettet postkasse?
- Ved vi, hvem vi ringer til, hvis vi skal have sikret en computer forensisk i morgen?
Svarer IT “det ved jeg ikke” på et eller flere af spørgsmålene, er det dér, budgettet skal starte. Det er ikke en kritik af IT. Det er et tegn på, at ingen har bedt om at få det undersøgt. → Selvtest: hvor parate er I?
Det skal I lade være med
- Køb ikke værktøjer, før I ved, hvad I mangler. Et nyt overvågningsprodukt løser ikke problemet, hvis loggen fra jeres kundesystem kun gemmes i kort tid.
- Glem ikke de små systemer. Bookingsystemet, projektstyringen og fildelingen rummer ofte flere spor end mailen.
- Lad ikke beslutningen ligge hos IT alene. Det er en risikovurdering, og den hører hjemme hos ledelsen.
- Indfør ikke ny kontrol uden at tjekke reglerne. Mere logning af medarbejdere kan kræve varsling og hensyn til persondata, overenskomst eller kontrolaftale.
Gentag hvert år
Budgettet for bevisberedskab bør gennemgås årligt, sammen med det øvrige IT-budget. Systemer skifter, licenser ændres, og nye tjenester kommer til. Et fast punkt på dagsordenen sikrer, at beslutningen bliver taget igen, i stedet for at den glider ud. Læg gennemgangen ind i jeres faste plan for året, så den ikke afhænger af, at nogen husker den.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
De fleste virksomheder kan lave oversigten selv med deres IT-leverandør. Det kan give mening at få en uvildig vurdering, hvis I er i tvivl om, hvad jeres logs faktisk kan bruges til, eller hvis IT-leverandøren selv er den, der skal vurdere sin egen opsætning. En uvildig sagkyndig sælger ikke de produkter, der anbefales, og kan derfor se på behovet uden at have en interesse i svaret.
Læs også: Blokér videresendelse til private adresser · Årshjul for bevisberedskab · Ordbog for ledere
→ Bevissikring ved fratræden af nøglemedarbejdere · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
