Selvtest: hvor godt er jeres bevisberedskab?

Bevisberedskab er det, der afgør, om I kan dokumentere, hvad der skete, når en sag opstår. Det handler ikke om dyre systemer, men om nogle få beslutninger, indstillinger og aftaler, der er på plads i forvejen. Testen her giver et hurtigt billede af, hvor I står, og peger på, hvor I kan starte.

Sådan bruger I testen

Sæt kryds ved de punkter, der er opfyldt i jeres virksomhed i dag. Hvert kryds giver 1 point. Er I i tvivl, så lad være med at sætte kryds. Tæl pointene sammen til sidst. Testen er lavet til virksomheder med 5-200 ansatte og passer ikke på alle punkter for alle.

Det tager typisk et kvarter, hvis IT-ansvarlig og HR sidder sammen.

Overblik

• ☐ Vi har en oversigt over, hvor vores data ligger: systemer, cloudtjenester og leverandører.
• ☐ Vi ved, hvem der har administratoradgang til hvert af de vigtigste systemer.
• ☐ Vi har en liste med kontaktoplysninger på systemejere og leverandører, som kan bruges en fredag aften.
• ☐ Det er besluttet, hvem der ejer en sag, hvis der opstår mistanke mod en medarbejder.

→ Datakort: hvor ligger vores data? og Skabelon: kontaktliste til systemejere og leverandører

Logning

• ☐ Auditloggen i Microsoft 365 eller Google Workspace er slået til.
• ☐ Vi ved, hvor længe logs gemmes med vores licens.
• ☐ Vores vigtigste fagsystemer (CRM, økonomi, journal eller lignende) logger, hvem der eksporterer data.
• ☐ Vi kan se, hvem der har logget ind fra hvor, og hvornår.

→ Minimumslogning og Er auditloggen slået til?

Konti og adgange

• ☐ Alle medarbejdere har personlige logins. Vi har ingen delte konti til vigtige systemer.
• ☐ Virksomhedens konti (domæne, cloud, sociale medier, annoncekonti) står i virksomhedens navn, ikke i en medarbejders.
• ☐ Videresendelse af mail til private adresser er blokeret eller kræver godkendelse.
• ☐ Medarbejdere har kun de adgange, de har brug for i deres job.

→ Delte logins og fælleskonti og Blokér videresendelse til private adresser

Fratrædelser

• ☐ Vi har en fast offboarding, hvor konti spærres, men ikke slettes med det samme.
• ☐ Udstyr fra fratrådte medarbejdere geninstalleres ikke, før det er besluttet, at der ikke er behov for at sikre det.
• ☐ Vi har besluttet, hvilke roller hvis udstyr sikres ved fratræden.
• ☐ Vi kan sætte en postkasse og et drev på hold, så intet slettes.

→ Offboarding uden at miste beviser og Sikring ved fratræden

Politikker og aftaler

• ☐ Vi har en IT-politik, som medarbejderne kender, med regler om privat brug og kontrol.
• ☐ Ansættelseskontrakterne indeholder klausuler om data, udstyr og tilbagelevering.
• ☐ Kontrakten med vores IT-leverandør forpligter leverandøren til at levere logs og bistand ved en undersøgelse.
• ☐ Vores databehandleraftaler beskriver bistand ved undersøgelser og udlevering.
• ☐ Vi har en slettepolitik, og vi ved, hvordan vi sætter den på pause, hvis der opstår en sag.

→ IT-politik og orientering af medarbejdere, IT-leverandørkontrakten og Slettepolitik og bevarelse

Plan og øvelse

• ☐ Vi har en beredskabsplan, der også beskriver, hvordan beviser sikres.
• ☐ IT ved, hvad de ikke må gøre, før beviserne er sikret.
• ☐ Ledelsen har øvet en sag, fx som skrivebordsøvelse, inden for de sidste to år.
• ☐ Vi ved, hvem vi ringer til, hvis vi har brug for en uvildig IT-sagkyndig.

→ Beredskabsplan med et afsnit om bevissikring og Øv en bevissag

Jeres resultat

Testen har 25 punkter.

0-9 point: Beredskabet er tyndt

Opstår der en sag i morgen, er der stor risiko for, at vigtige data allerede er væk eller ikke kan knyttes til en person. Start med de tre punkter, der giver mest for mindst: slå auditloggen til, stop sletning af konti ved fratræden, og få et overblik over, hvor jeres data ligger.

→ Bevisberedskab: vær klar, før sagen opstår og Bevisberedskab i små virksomheder

10-18 point: Godt på vej

Grundlaget er der, men der er huller, som kan koste i en konkret sag. Kig på de afsnit, hvor I har færrest kryds. Ofte er det aftalerne med leverandører og rutinerne ved fratrædelser, der mangler.

→ Tjekliste: er virksomheden klar til en bevissag? og Årshjul for bevisberedskab

19-25 point: Solidt beredskab

I er godt forberedt. Hold det ved lige: tjek logindstillinger efter licensskift, opdatér kontaktlisten, og øv en sag med jævne mellemrum.

→ Bestyrelsens spørgsmål om bevisberedskab

Næste skridt

Selvtesten giver et billede, ikke en vurdering af jeres konkrete opsætning. Er der allerede opstået en sag, eller vil I have hjælp til at lukke hullerne, så ring til Nielco IT på 70 13 63 23. Nielco IT er John Nielsen, IT-sagkyndig med retssagserfaring og mere end 30 års erfaring med IT-sikkerhed. Nielco IT sælger ingen produkter og har ingen leverandørpartnerskaber.

Haster det, så tag også selvtesten om hast.