I en virksomhed med fem eller tyve ansatte er det ofte direktøren eller en ekstern IT-leverandør, der står for IT. Der er ingen IT-afdeling, ingen procedurer og sjældent nogen, der har tænkt over bevissikring. Men risikoen er den samme som i større virksomheder: En medarbejder kan tage kunder og filer med, en leverandør kan levere et system, der ikke virker, eller en kunde kan bestride en aftale.
Den gode nyhed er, at de vigtigste forberedelser er enkle og næsten gratis. Det handler mest om at beslutte, hvad der ikke må slettes, og hvem der gør hvad, når noget sker.
Fem ting, der kan gøres på en eftermiddag
- Slå revisionsloggen til i Microsoft 365 eller Google Workspace, og tjek, hvor længe den gemmes. → Revisionslog i Microsoft 365
- Bestem, at konti ikke slettes straks ved fratrædelse, men spærres i for eksempel 90 dage.
- Bestem, at computere ikke geninstalleres straks, men lægges til side i samme periode.
- Skriv en kort IT-politik på én side. → IT-politik og orientering
- Notér serienumre på computere og telefoner, og hvem der har hvad.
Det tager typisk en eftermiddag, og det kan gøre forskellen mellem en sag, der kan dokumenteres, og en sag, hvor sporene er væk.
Hvem gør hvad i en lille virksomhed?
I en lille virksomhed har én person ofte flere roller. Det er fint, så længe rollerne er klare. Aftal på forhånd:
- Direktøren eller ejeren beslutter, om der skal sikres beviser, og om advokaten skal inddrages.
- Bogholderen eller kontorlederen fører en simpel log over, hvad der er lagt til side, og hvem der har haft det. → Skabelon til log over beviser
- Den eksterne IT-leverandør spærrer konti, sætter hold på postkasser og lader computere ligge urørt.
- Advokaten vurderer det juridiske, for eksempel om medarbejderens mail må gennemgås.
- En IT-sagkyndig sikrer og undersøger, når sagen kan ende i en tvist.
Er det de samme få personer, der kender til sagen, er det lettere at holde den fortrolig. → Rollefordeling i en bevissag
Den eksterne IT-leverandør
Mange små virksomheder har en ekstern leverandør, der administrerer computere og Microsoft 365. Tal med leverandøren om:
- hvad de gør, når en medarbejder stopper,
- om de kan sætte et hold på en postkasse,
- hvor længe backup gemmes,
- at de ikke må slette noget, hvis der er mistanke.
Skriv aftalen ned, gerne som et par linjer i kontrakten eller i en mail, I begge gemmer. Så er der ikke tvivl, når det haster.
Husk: Leverandøren er ikke uvildig, hvis sagen handler om leverandørens egen leverance. Og selv i andre sager bør leverandøren bevare, ikke undersøge. En leverandør, der “lige kigger” i en fratrådt medarbejders computer, ændrer spor på samme måde som direktøren ville gøre.
Når det sker
- En medarbejder har taget data · → Medarbejderen er stoppet: 48 timer
- En leverandør leverer ikke · → Dokumentér IT-projektet
- En kunde bestrider en aftale · Gem mails og beskeder i original form → Gem mail som bevis
- Nogen kopierer jeres produkter eller tekster · → Gem webside som dokumentation
Fælles for alle situationerne: Stop sletning, læg udstyr til side, skriv ned, hvad der er sket, og hvornår. Gå først derefter i gang med at undersøge.
Fejl, små virksomheder ofte gør
- Direktøren kigger selv i den fratrådtes computer. Det ændrer spor og gør direktøren til vidne.
- Telefonen gives videre til en ny medarbejder samme uge.
- Postkassen slettes for at spare en licens.
- Der ventes til mistanken er “sikker”. Til den tid er sporene væk.
- Alle får det at vide. I en lille virksomhed spreder rygter sig hurtigt, og en medarbejder, der hører om mistanken, kan nå at slette.
- Medarbejderens private data gennemgås uden at tjekke reglerne. Det kan krænke medarbejderens rettigheder og svække sagen.
Hvad med medarbejdernes rettigheder?
Også i en lille virksomhed gælder reglerne om persondata og kontrol med medarbejdere. Det betyder, at medarbejderne skal være orienteret om, hvordan IT bruges og kontrolleres, og at en gennemgang af mails og filer skal have et sagligt formål og være proportional. Er virksomheden omfattet af en overenskomst, kan der også være regler om kontrolforanstaltninger. Tjek det med jeres advokat eller arbejdsgiverforening, før I går i gang. → Må vi læse medarbejderens mail?
Sikring og gennemgang er to forskellige ting. Det er ofte i orden at sikre data, så de ikke forsvinder, og vente med at se på indholdet, til det er afklaret, hvad I må.
En side i skuffen
Skriv en kort beredskabsplan på én side, og læg den, hvor den kan findes, også når den person, der skrev den, er på ferie. Den behøver ikke være pæn. Den skal bare svare på:
- ☐ Hvem beslutter, at der skal sikres beviser?
- ☐ Hvem ringer til IT-leverandøren, og hvad skal leverandøren gøre med det samme?
- ☐ Hvor lægges computere og telefoner, og hvem har nøglen?
- ☐ Hvem er jeres advokat, og hvordan fanges vedkommende uden for kontortid?
- ☐ Hvem fører loggen over beviser?
- ☐ Hvilke systemer har I, og hvem er administrator i dem?
Den sidste liste er vigtigere, end mange tror. I små virksomheder er det ofte uklart, hvem der har administratoradgang til Microsoft 365, hjemmesiden, regnskabssystemet og domænet. Er det den medarbejder, der netop er stoppet, har I et problem. → Hvem ejer domænet og kontoen?
Hvad koster det?
En sikring af en computer og en postkasse er en afgrænset opgave. Det er normalt en brøkdel af, hvad en tabt sag om kunder eller forretningshemmeligheder koster. Se, hvordan Nielco IT prissætter opgaverne. Haster det, koster det ekstra, og det fremgår også af prissiden.
Tilpas omfanget
Ikke alle sager kræver en fuld forensisk undersøgelse. Ofte er det nok at sikre de vigtigste kilder og vente med analysen, til det er klart, om der bliver en sag. Sikringen er billigere end analysen, og den kan ikke gøres om bagefter, når data er slettet. → Hvad er digital bevissikring?
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Ring til en IT-sagkyndig, hvis sagen kan ende i retten, ved voldgift eller i en forhandling med en modpart, der har en advokat. Ring også, hvis I er i tvivl om, hvordan en telefon eller en cloudkonto skal sikres. Det er bedre at spørge en dag for tidligt end at stå med en computer, der er geninstalleret.
Nielco IT tager kun civile sager, interne undersøgelser og udenretlige tvister.
Næste skridt
- Revision og rådgivning: når en partner eller rådgiver tager klienter med
- Klinikker og sundhed: uberettigede opslag i journalsystemet
- Klinik, frisør og behandler: kundekartoteket er fulgt med
- Foreninger: kassereren, MobilePay og Facebook-gruppen
Læs også: Håndværksvirksomheden: sagsapp, fotos og timesedler over for kunden · Revision og rådgivning: når en partner eller rådgiver tager klienter med
→ IT-sagkyndig for virksomheder · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
