Når en revisor, en partner eller en rådgiver forlader firmaet, og klienterne følger med, er det første spørgsmål ikke, om klienterne må skifte. Det må de som regel. Spørgsmålet er, om rådgiveren har taget firmaets data med: klientlister, arbejdspapirer, skabeloner eller adgange til klientportaler. Det kan ofte ses i jeres egne systemer, hvis I sikrer sporene hurtigt og rører så lidt som muligt.
Artiklen er til ejere og ledelse i revisions- og rådgivningsfirmaer, herunder bogføring, løn, skat og andre rådgivere med faste klienter. Når en partner træder ud, og spørgsmålet er klientdata mellem ejerne, er der også en juridisk side, som er beskrevet for advokater. → Partnerudtræden og klientdata
Hvorfor rådgivningsbranchen er særlig
I et rådgivningsfirma er klientforholdet personligt. Klienten kender rådgiveren, ikke systemet. Det gør det let for klienten at følge med, og svært for firmaet at skelne mellem det, klienten selv har valgt, og det, rådgiveren har taget med.
Samtidig ligger firmaets værdi i data, der er lette at flytte:
- Klientlister og CRM med kontaktpersoner, honorarer og fornyelsesdatoer.
- Arbejdspapirer og dokumentation fra tidligere opgaver.
- Skabeloner, tjeklister og beregningsark, der er udviklet over år.
- Adgange til klientportaler, bankportaler og offentlige systemer, som rådgiveren har brugt på klientens vegne.
- Fuldmagter og rettigheder i klienternes systemer, som stadig står i rådgiverens navn.
Det sidste punkt overses ofte. Har rådgiveren personlige adgange til klienternes systemer, kan de fortsat bruges efter fratrædelsen, uanset hvad firmaet lukker hos sig selv.
Hvad gør I nu, i rækkefølge
- Spær adgangen til jeres egne systemer, men slet intet. Konto, postkasse, filer og adgang til jeres fagsystemer bevares, som de er. → Offboarding uden at miste beviser
- Sæt postkassen og filområdet på hold. Så forsvinder slettede mails og filer ikke, mens I får overblik.
- Bed IT eller leverandørerne sikre logs fra CRM, dokumentsystem, klientportal og fildeling for de sidste måneder. Logs kan udløbe hurtigt.
- Lav en liste over rådgiverens adgange hos klienterne. Hvilke portaler, banker og systemer brugte rådgiveren med egne loginoplysninger? Skift fælles koder, og bed klienterne fjerne personlige adgange, hvor det er jeres opgave.
- Tag computer og telefon ud af brug. Ingen geninstallation, ingen ny bruger.
- Skriv et sagligt notat: hvornår rådgiveren stoppede, hvilke klienter der har meldt fra og hvornår, og hvad der konkret har givet mistanke.
- Kontakt jeres advokat, før I skriver til rådgiveren, klienterne eller det nye firma.
Hvad sporene kan vise
Sporene i jeres systemer kan typisk vise, om der er eksporteret lister fra CRM, om mange arbejdspapirer er åbnet eller hentet kort før fratrædelsen, om filer er sendt til en privat mail eller delt med eksterne, og om rådgiveren har logget ind i systemer efter fratrædelsen. → Mistanke om, at medarbejderen sender kunder videre
De kan sjældent vise, hvorfor en klient er skiftet. Det må advokaten belyse på anden vis. Lad være med at drage konklusioner ud fra antallet af klienter, der er gået. Det, der betyder noget, er, om firmaets data er brugt.
Når klienterne beder om deres data
Ofte er det første tegn, at klienter beder om at få deres materiale udleveret, eller at det nye firma beder om det på klientens vegne. Det er en almindelig situation, og klienten har som regel krav på sit eget materiale. Behandl anmodningen sagligt og hurtigt, men på en kontrolleret måde.
- Udlever via firmaets egne kanaler, ikke via den fratrådte rådgivers gamle konto.
- Skriv ned, hvad der er udleveret, til hvem og hvornår.
- Udlever ikke firmaets interne skabeloner, beregningsark eller noter, uden at advokaten har vurderet det.
- Spørg advokaten, hvis anmodningen omfatter mere, end klienten normalt har krav på.
En ordentlig udlevering er også bevis. Den viser, hvad klienten fik fra jer, og gør det lettere senere at se, om det nye firma har materiale, der ikke kommer fra en udlevering.
Hvem gør hvad
- Ejer eller ledelse · Beslutter at bevare og kontakter advokat
- IT · Spærrer, bevarer og sikrer logs
- Kontorchef eller HR · Samler kontrakt, ejeraftale og klausuler
- Advokat · Vurderer klausuler, ejeraftale og næste skridt
- IT-sagkyndig · Sikrer udstyr og cloud-data forensisk
Klausuler og ejeraftale
Om rådgiveren måtte tage klienter med, afhænger af ansættelseskontrakt, eventuelle kunde- eller konkurrenceklausuler og for partnere af ejeraftalen. Det er advokatens område. Sørg for, at advokaten får alle dokumenterne tidligt, også bilag og senere tillæg.
→ Konkurrenceklausuler og digitale beviser
Tavshedspligt og klientdata
Arbejdspapirer og klientdata kan være omfattet af tavshedspligt og af regler om persondata. Det betyder to ting. For det første skal I være forsigtige med, hvem der får adgang til materialet under en undersøgelse. Hold kredsen lille, og lad en IT-sagkyndig, der er bundet af fortrolighed, håndtere sikringen. For det andet kan det være et persondatabrud, hvis klientdata er kopieret ud af huset uden lov. Det skal vurderes, og der kan være en frist for anmeldelse til Datatilsynet.
Det skal I lade være med
- Ring ikke rundt til klienterne med beskyldninger. Det kan skade jeres forhold til klienterne og jeres sag. Lad advokaten vurdere, hvad der må siges.
- Log ikke ind på rådgiverens konti hos klienterne. Det er ikke jeres adgang, og det kan skabe nye problemer.
- Gennemgå ikke rådgiverens mail på egen hånd. Gennemgang af en medarbejders eller partners postkasse kræver et sagligt formål og hensyn til private mails.
- Brug ikke jeres egen IT-medarbejder som eneste undersøger. Vedkommende kan blive vidne, og en partner kan bestride resultatet. Brug en uvildig sagkyndig, når der kan blive en tvist.
- Slet ikke kontoen efter sædvane. Det sker ofte i den travle periode efter en fratrædelse.
Forebyg næste gang
Rådgivningsfirmaer kan gøre meget for at begrænse risikoen, uden at det går ud over samarbejdet. Lad klientadgange stå i firmaets navn og ikke i den enkelte rådgivers. Brug fælles postkasser til klientkorrespondance, hvor det er muligt. Slå automatisk videresendelse ud af huset fra. Og hav en plan for fratrædelser, der også omfatter adgange hos klienterne. Gennemgå jævnligt, hvem der har eksportrettigheder i CRM og dokumentsystem, og om loggen over eksport gemmes længe nok til, at en fratrædelse med lang opsigelsesperiode kan efterprøves.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Få hjælp fra en IT-sagkyndig, så snart I overvejer en sag, eller hvis klienter forsvinder i et mønster, som I ikke kan forklare. Jo tidligere logs og udstyr sikres, jo mere kan vises. En uvildig sagkyndig er særlig vigtig i partnersager, hvor modparten kender jeres systemer lige så godt som I selv. Haster det, så sig det tydeligt. Hastesager koster ekstra, også hos Nielco IT. → Pris og tilbud
Læs også: Små virksomheder uden IT-afdeling · Byggeri: kalkulationer og tilbud hos konkurrenten
→ IT-sagkyndig for virksomheder · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
