Det er en særlig svær situation: Medarbejderen er stadig ansat, og I har en mistanke om, at kunder, tilbud eller priser sendes videre til en konkurrent eller til en virksomhed, medarbejderen selv er ved at starte. I skal både beskytte virksomheden, overholde reglerne for kontrol med medarbejdere og undgå at advare medarbejderen, før beviserne er sikret.
Det korte svar er: Tal med en advokat, sikr det, der ligger i jeres egne systemer, og vent med alt, medarbejderen kan opdage. Resten af artiklen viser, hvordan I gør det i praksis.
Tegn, der giver mistanke
- Kunder, der stopper uden forklaring
- Tilbud, der tabes til den samme konkurrent med næsten samme pris
- Usædvanlig adgang til kundelister eller prisark
- Mails videresendt til private adresser
- Store downloads fra CRM eller SharePoint
- Medarbejderen er blevet tilbageholdende med oplysninger om egne kunder
Ingen af tegnene er beviser i sig selv. De er grunde til at handle forsigtigt. Der kan være naturlige forklaringer: en kunde, der skifter af egne grunde, eller en medarbejder, der arbejder hjemmefra og derfor sender filer til sig selv. Gå derfor ind til sagen med et åbent sind, og lad sporene afgøre det.
Det første: tal med en advokat
Kontrol med en medarbejders mail og aktivitet er reguleret. Hvad I må, afhænger af jeres IT-politik og den konkrete mistanke. → Må vi læse en medarbejders mail?
Er I omfattet af en overenskomst, kan der være regler om kontrolforanstaltninger og varsling. Tjek det med advokaten, før I gør noget, der rækker ud over at bevare data.
Tag ansættelseskontrakten, eventuelle klausuler og jeres IT-politik med til samtalen. De afgør ofte, hvilke muligheder I har.
Hvad I kan gøre uden at advare medarbejderen
- Sikr data, der ligger i jeres egne systemer. Revisionslog, mailserverens logs og CRM-logs kan sikres, uden at medarbejderen opdager det. → Revisionslog i Microsoft 365
- Sæt et hold på postkassen, så slettede mails bevares.
- Lad være med at ændre noget, medarbejderen kan se, for eksempel rettigheder eller adgangskoder.
- Begræns, hvem der ved det. Kun de nødvendige personer i ledelsen, HR og den IT-sagkyndige.
Revisionsloggen har en begrænset levetid. Er mistanken flere måneder gammel, kan de tidligste spor være ved at forsvinde. Det er en god grund til at sikre loggen nu, også selvom I endnu ikke har besluttet, hvad I vil gøre med sagen.
Sikring er ikke det samme som at kigge. Det, der bliver sikret, kan ligge urørt, indtil advokaten har afklaret, hvad der må gennemgås, og hvordan.
Hvem gør hvad?
- Ledelse · Beslutter at gå videre og holder kredsen lille
- HR · Samler kontrakt, klausuler og IT-politik
- IT · Sætter hold og eksporterer logs, uden at ændre noget synligt
- Advokat · Afklarer, hvad der må gennemgås, og næste skridt
- IT-sagkyndig · Sikrer og gennemgår data uvildigt
Overvej, om jeres egen IT-medarbejder er den rette til opgaven. Er IT tæt på den mistænkte medarbejder, eller kan IT selv blive vidne, er det bedre at bruge en ekstern. → Rollefordeling i en bevissag
Hvad I ikke skal gøre
- Læs ikke selv medarbejderens mails “for at se”.
- Installer ikke overvågningsprogrammer.
- Opret ikke falske profiler for at kontakte medarbejderen eller konkurrenten.
- Konfrontér ikke medarbejderen, før beviserne er sikret.
- Spørg ikke kolleger ud på en måde, der spreder mistanken.
Beviser, der er skaffet på en måde, der krænker medarbejderens rettigheder, kan give jer selv problemer og svække sagen. → Ulovligt indhentede beviser i ansættelsessager
Hvad kan sporene vise?
- Mailens sendt-post og log · Videresendelse til private adresser eller konkurrenter
- Revisionslog · Download, deling og synkronisering af filer
- CRM-log · Eksport af kundelister
- Computeren · Kopiering til USB, upload til cloud
- Telefonen · Billeder af skærm, beskeder
Sporene viser typisk handlinger, ikke hensigter. At en kundeliste er eksporteret, siger ikke i sig selv, hvorfor. Det er derfor vigtigt, at sporene sættes i sammenhæng med det, I ellers ved: hvilke kunder der er forsvundet, og hvornår.
Hold en log fra starten
Skriv løbende ned, hvad I observerer, og hvornår. En simpel log er nok:
- dato og tidspunkt for hver observation,
- hvem der har set eller hørt hvad,
- hvilke kunder eller tilbud det drejer sig om,
- hvad I har gjort, og hvem der har gjort det.
Skriv kun fakta, ikke gætterier eller konklusioner. Loggen hjælper advokaten med at vurdere sagen, og den viser senere, at I har handlet sagligt og trinvis. → Skabelon: log over beviser
Når beviserne er sikret
Med sikrede data kan advokaten vurdere de næste skridt: en samtale med medarbejderen, en bortvisning, et påbud eller en sag. Den rækkefølge skal planlægges, så medarbejderen ikke når at slette data på sine egne enheder.
Planlæg samtalen som en del af sikringen. Spær adgangen samtidig med, at samtalen begynder, og tag arbejdsudstyret ind med det samme. Skriv ned, hvad der bliver sagt, og hvem der var til stede. Har medarbejderen data på private enheder, kræver det juridiske skridt at få adgang til dem. → Forbud og påbud med IT-beviser
Kunderne
Overvej, hvad I fortæller kunderne. En kunde kan være vidne. Men en henvendelse kan også nå medarbejderen. Det er en beslutning til ledelsen og advokaten.
Har en kunde af sig selv fortalt noget, så skriv det ned med dato og navn, og gem eventuelle mails eller beskeder. Bed ikke kunden om at sende jer materiale fra konkurrenten, før I har talt med advokaten.
Konkurrenceklausuler
Har medarbejderen en konkurrence- eller kundeklausul, kan den være relevant, når medarbejderen stopper. → Konkurrenceklausuler
Uanset klausuler har en ansat en pligt til loyalitet over for arbejdsgiveren, så længe ansættelsen varer. Det er derfor vigtigt at kunne vise, hvornår de enkelte handlinger fandt sted: før eller efter fratrædelsen.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Så snart mistanken er konkret nok til, at I overvejer en samtale eller en opsigelse. En uvildig IT-sagkyndig kan sikre data diskret, så sagen kan bære, også hvis den ender i retten. Nielco IT er uvildig og sælger ikke produkter. Jo tidligere sikringen sker, jo flere spor er der at arbejde med.
Næste skridt
- Beslutningstræ: mistanke mod en medarbejder, der stadig er ansat
- Kan vi se, om en medarbejder har kopieret filer?
- Medarbejderen har sendt filer til sin private mail
- Medarbejderen driver en konkurrerende virksomhed ved siden af
Læs også: Du er nærmeste leder og har fået en mistanke: det må du, og det må du ikke · Fortrolighedsaftaler og NDA-brud
→ Undersøgelse af en medarbejders computer · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
