Som nærmeste leder må du skrive ned, hvad du har set, og give det videre til den, der i jeres virksomhed ejer den slags sager. Du må ikke selv kigge i medarbejderens mail, filer eller telefon, bede IT om at tjekke noget i det stille eller konfrontere medarbejderen. Din vigtigste opgave er at bringe mistanken det rigtige sted hen uden at ødelægge noget undervejs.
Artiklen er skrevet til afdelingslederen, teamlederen, projektlederen og bogholderen, der er den første til at se noget. Hvordan virksomheden tager imod en mistanke, er beskrevet for den, der modtager den. → Sådan tager I imod en mistanke
Det må du gerne
- Skrive ned, hvad du har set eller hørt. Dato, klokkeslæt, hvad der skete, og hvem der ellers var til stede. Skriv fakta, ikke konklusioner.
- Gemme det, du allerede har. En mail, du har modtaget, en besked i en fælles kanal eller en rapport fra et system, du bruger i dit arbejde. Lad den ligge, og gem en kopi.
- Gå til den rette person. Typisk din egen leder, HR eller direktøren. Har I en whistleblowerordning, kan den være vejen.
- Fortsætte hverdagen. Behandl medarbejderen som før. Ændrer du pludselig opgaver eller adgange, kan det advare vedkommende.
- Sige fra, hvis du er inhabil. Er du tæt på medarbejderen eller selv involveret, så sig det med det samme.
Det skal du lade være med
- Kigge i medarbejderens mail, filer, kalender eller chats, heller ikke hvis du teknisk har adgang. Det kan være i strid med reglerne om kontrol og persondata, og det ændrer sporene.
- Bede IT om at “lige tjekke” noget uden en beslutning fra ledelsen.
- Konfrontere medarbejderen eller stille ledende spørgsmål i en almindelig samtale.
- Tale med kolleger om det, heller ikke for at høre, om andre har set noget.
- Videresende materialet bredt eller skrive om mistanken i Teams eller på mail til flere.
- Tage medarbejderens computer eller telefon uden aftale.
Den sidste fejl er den mest menneskelige: at undersøge lidt selv for at være sikker, før du siger noget. Du behøver ikke være sikker. Det er netop ledelsens og de sagkyndiges opgave at finde ud af det.
Sådan skriver du notatet
Dit notat bliver måske det første dokument i sagen. Skriv det samme dag, kort og sagligt. Et godt notat svarer på fem spørgsmål:
- Hvad har du set eller hørt, med dine egne ord?
- Hvornår skete det, så præcist som muligt?
- Hvor så du det: i hvilket system, hvilken mail, hvilket møde?
- Hvem ved ellers noget om det?
- Hvad har du selv gjort indtil nu, også hvis du har kigget i noget?
Skriv for eksempel: “Den 4. marts kl. 14 så jeg i vores fælles kalender, at [medarbejder] havde et møde med [virksomhed], som ikke er kunde hos os.” Undgå at skrive, hvad du tror, det betyder. Gem notatet et sted, kun du har adgang til, og giv det til den, du går til.
Når du har set det i dit eget arbejde
Meget af det, mellemledere opdager, kommer fra det daglige arbejde: en rapport, der ser forkert ud, en ordre, der er ændret, eller en mail, du selv har fået kopi af. Det er ikke et problem, at du har set det. Det er en del af dit job. Men hold dig til det, du så i dit almindelige arbejde, og gå ikke videre for at finde mere.
Hvem går du til?
- Mistanken angår en medarbejder i dit team · Din egen leder eller HR
- Mistanken angår en anden afdeling · HR eller direktøren
- Mistanken angår din egen chef · Chefens chef, HR eller direktøren
- Mistanken angår direktøren eller ejeren · Bestyrelsesformanden eller whistleblowerordningen
- Du er i tvivl · HR, eller en kort samtale med den, der står på jeres lommekort
Har jeres virksomhed et lommekort eller en kort procedure for mistanke, så følg den. → Lommekort: hvis vi får mistanke
Når det er din egen chef
Det er den sværeste situation. Bogholderen, der ser betalinger, der ikke giver mening, eller projektlederen, der opdager, at chefen sender tilbud til en anden virksomhed. Den normale vej går gennem den person, mistanken angår.
Gå udenom. Tal med chefens leder, med HR eller med direktøren. Er det direktøren, er det bestyrelsesformanden. Har I en whistleblowerordning, kan den give dig en beskyttelse, du ikke har i en almindelig samtale. Undersøg, hvad ordningen dækker, før du bruger den. → Mistanke mod direktøren
Skriv dine iagttagelser ned derhjemme eller et sted, chefen ikke har adgang til, men tag ikke kopier af virksomhedens data med hjem. Det kan give dig selv et problem.
Når du er IT-ansvarlig, og chefen beder dig kigge
En særlig udgave af situationen: Din leder beder dig se i en kollegas mail eller filer. Du har adgangen, men du er i tvivl, om det er i orden.
Bed om beslutningen på skrift fra en person, der har ret til at træffe den, og spørg, om HR eller advokaten er inddraget. Tilbyd at bevare data, så intet går tabt, mens beslutningen bliver truffet ordentligt. Det er et rimeligt svar, ikke en nægtelse. Gennemgå ikke noget, før det er afklaret.
Når du skal overbevise din egen leder
Nogle gange tager din leder ikke mistanken alvorligt, eller der sker ikke noget. Skriv så kort til din leder, hvad du har set, og at du har givet det videre. Det dokumenterer, at du har gjort din del. Mener du, at sagen er alvorlig nok til ekstern hjælp, kan du hjælpe ledelsen med at træffe beslutningen. → Beslutningsoplæg: få ledelsen til at sige ja
Når sagen er i gang
Er der først en sag, får du ofte en rolle: Du skal måske levere materiale, svare på spørgsmål eller holde teamet kørende, mens medarbejderen er fritstillet. Spørg HR, hvad du må sige til teamet, og hold dig til det. → Hvad siger I til kollegerne?
Fortæl også, hvis du har kigget i noget, før du læste denne artikel. Det er sjældent et problem, når det kommer frem tidligt og er skrevet ned. Det bliver et problem, hvis det kommer frem senere.
Hvornår skal virksomheden have hjælp udefra?
Det er ikke din beslutning alene, men det er godt at kende svaret: Når data kan forsvinde, når mistanken kan ende i en afskedigelse eller et krav, eller når jeres egen IT er for tæt på sagen. Så bør ledelsen tale med en advokat og få en uvildig IT-sagkyndig til at sikre data, før nogen bliver konfronteret.
Læs også: Illoyal adfærd: det skal HR og IT kunne dokumentere, før I handler · Mistanke om, at en medarbejder sender kunder videre
→ Undersøgelse af en medarbejders computer · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
