En mistanke om illoyal adfærd er ikke nok til at reagere over for en medarbejder. I skal kunne vise, hvad der konkret er sket, hvornår og hvordan, og det skal hvile på spor, der er sikret, før medarbejderen ved, at I kigger. Det er HR’s og IT’s opgave at få det på plads, så ledelsen og advokaten kan træffe beslutningen på et ordentligt grundlag.
Om forholdet er groft nok til en bestemt reaktion, er en juridisk vurdering. Advokatsitet beskriver, hvordan sager om illoyalitet under ansættelsen ser ud fra retssagen. → Illoyalitet under ansættelsen: bijob og konkurrerende virksomhed
Hvad er illoyal adfærd i praksis?
Illoyal adfærd dækker mange forskellige situationer. Fælles for dem er, at medarbejderen handler mod virksomhedens interesser, mens ansættelsen løber. Typiske eksempler:
- kunder flyttes eller henvises til en anden virksomhed,
- priser, tilbud eller tegninger sendes ud,
- kolleger opfordres til at følge med til en ny arbejdsgiver,
- der drives eller forberedes en konkurrerende virksomhed,
- rabatter, refusioner eller indkøb bruges til egen fordel,
- arbejdstid bruges på andet arbejde.
Hver situation efterlader forskellige spor. Derfor skal I først gøre mistanken konkret: hvad tror I, der er sket, og hvilke systemer kan vise det?
Hvilke digitale spor viser hvad?
- Kunder flyttes · CRM-historik, mails, kalender, tilbud
- Priser og tilbud sendes ud · Sendt post, delte filer, udskrifter
- Kolleger hverves · Teams, mail, kalenderinvitationer
- Konkurrerende virksomhed · Offentlige registre, hjemmeside, mails
- Rabatter og refusioner · Ordre- og økonomisystemets ændringslog
Sporene i jeres egne systemer er ofte de stærkeste, fordi de har tidspunkter og ikke er lavet til sagen. De skal bare sikres, før de forsvinder eller ændres. → Mistanke om, at en medarbejder sender kunder videre
Hvad gør I nu, i rækkefølge
- Skriv mistanken ned. Hvem fik den, hvornår, og hvad bygger den på? Hold det sagligt, og skriv det, I har set, ikke det, I tror.
- Tjek jeres regler. Hvad er medarbejderne orienteret om i IT-reglerne, og hvad siger en eventuel overenskomst eller kontrolaftale? Det afgør, hvad I må se på.
- Bed IT bevare, ikke undersøge. Postkasse, OneDrive, Teams og relevante systemlogs sættes i bevarelse, så intet kan slettes.
- Dokumentér offentlige kilder med dato, fx en ny hjemmeside, et CVR-opslag eller en profil.
- Hold kredsen lille. Kun dem, der skal vide det.
- Tal med advokaten, før I gennemgår indholdet af mails eller beskeder.
- Få sporene gennemgået af en, der ikke er part i sagen, hvis det kan blive en tvist.
Hvem gør hvad?
- Nærmeste leder · Beskriver mistanken og det, der er observeret
- HR · Samler kontrakt, regler og notat, styrer forløbet
- IT · Bevarer data og logs, dokumenterer hvad der er gjort
- Advokat · Vurderer grundlaget og den rette reaktion
- IT-sagkyndig · Sikrer og gennemgår spor uvildigt
Det er vigtigt, at IT ikke både bevarer, undersøger og bliver vidne til medarbejderens adfærd. Jo mere IT selv graver, jo sværere bliver det at vise, at undersøgelsen var neutral.
Det må I ikke gøre
- Konfrontere medarbejderen, før sporene er sikret.
- Læse private mails eller beskeder uden at have afklaret, om I må.
- Starte ny overvågning for at “fange” medarbejderen. Brug de data, I allerede har.
- Lade en kollega undersøge sagen, der har en personlig interesse i udfaldet.
- Konkludere ud fra ét spor. En stor fil sendt til en privat adresse kan have en arbejdsmæssig forklaring.
Kontrol med medarbejdere har grænser
Arbejdsgiveren må typisk se på data i virksomhedens systemer, når der er en saglig grund, og medarbejderne er orienteret om reglerne. Men der er grænser, især for private mails og beskeder, og reglerne kan være skærpet af overenskomst eller kontrolaftale. Tjek altid reglerne, før I går i gang. → Kontrol og overvågning af medarbejdere: hvad må arbejdsgiveren?
Tiden tæller to veje
Illoyale forhold skal ofte håndteres hurtigt, når I har fået kendskab til dem. Venter I for længe, kan det svække jeres mulighed for at reagere. Samtidig kan en reaktion uden dokumentation falde til jorden, hvis medarbejderen bestrider den. Løsningen er at sikre hurtigt og vurdere grundigt, men ikke at vente med at sikre, til I er sikre. → Bortvisning: dokumentationen skal ligge klar før beslutningen
Det skal ligge klar, før I handler
Før ledelsen træffer en beslutning, bør HR kunne lægge en samlet mappe på bordet. Den gør det lettere for advokaten at vurdere sagen og for jer at stå fast, hvis den bliver bestridt.
- ☐ Notat om mistanken, hvornår den opstod, og hvem der kender den.
- ☐ Ansættelseskontrakt, klausuler, IT-regler og eventuel kontrolaftale.
- ☐ Liste over, hvad IT har bevaret, hvornår og hvordan.
- ☐ De konkrete spor, med tidspunkter, og hvem der har fundet dem.
- ☐ En tidslinje, der sætter sporene i rækkefølge.
- ☐ Oplysninger om forhold, der taler for medarbejderen.
Det sidste punkt glemmes ofte. En dokumentation, der også viser det, der trækker i den anden retning, er mere troværdig og afslører svagheder, før modparten gør det. → Skabelon: tidslinje over hændelsen
Samtalen med medarbejderen
Når sporene er sikret og vurderet, kan samtalen tages. Medarbejderen skal have mulighed for at forklare sig. Der kan være en forklaring, I ikke har tænkt på, fx at en kunde selv har bedt om at få tilbuddet sendt privat, eller at et bijob er godkendt af en tidligere leder. Skriv et referat, og læg det sammen med resten af dokumentationen. Giver forklaringen anledning til at undersøge noget mere, så gør det, før I beslutter.
Overvej på forhånd, om medarbejderen skal have mulighed for at tage en bisidder med, fx en tillidsrepræsentant, og om der gælder særlige regler efter en overenskomst. Det er bedre at tage stilling til det før samtalen end at blive spurgt om det undervejs. Aftal også, hvem der fører ordet, og hvem der skriver referat. Det bør være to forskellige personer. Vis kun de spor, der er nødvendige for at give medarbejderen en reel mulighed for at forklare sig, og notér, hvilke I har vist. Tag ikke kopier af medarbejderens private telefon eller beskeder under samtalen, heller ikke hvis medarbejderen selv tilbyder at vise noget. Bed i stedet om at få det sendt bagefter, så I kan sikre det ordentligt.
Når mistanken ikke holder
Viser sporene ikke det, I troede, så skal sagen lukkes ordentligt. Notatet og den bevarede data skal håndteres efter jeres regler, og medarbejderen skal behandles, som om mistanken aldrig var der. Det er lige så vigtigt for jeres arbejdsmiljø som en sag, der holder.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Få hjælp, hvis sagen kan ende i en bortvisning, en afskedigelse eller en retssag, hvis medarbejderen har en central rolle med mange adgange, eller hvis IT selv er tæt på sagen. En uvildig IT-sagkyndig kan sikre og gennemgå sporene, så resultatet kan bruges, også hvis det bliver bestridt. Haster det, koster hastesager ekstra. → Pris og tilbud
Læs også: Mistanken opstår fredag eftermiddag: hvad kan vente til mandag? · Du er nærmeste leder og har fået en mistanke: det må du, og det må du ikke
→ Undersøgelse af en medarbejders computer · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
