Lommekortet er én A4-side, som ligger i lederhåndbogen eller i skrivebordsskuffen. Det siger det vigtigste på et minut: hold kredsen lille, stop alt, der kan slette, skriv ned, og ring til de rigtige. Det er ikke en vejledning. Det er en huskeseddel til den leder, der står med en mistanke, og som ikke har tid til at læse.
Nedenfor er selve teksten til kortet, efterfulgt af en forklaring på, hvorfor hvert punkt står der, og hvordan I gør kortet til jeres eget. Den længere udgave med tidsrum findes som tjekliste. → Tjekliste: den første time ved mistanke
Kortet
HVIS VI FÅR MISTANKE
Gør nu
- Fortæl det kun til: [sagsejer] og [stedfortræder].
- Ring til IT: [navn, telefon]. Sig: “Stop al sletning for [bruger]. Rør ikke data.”
- Skriv ned: hvad du har set, hvornår, og hvem der ved det.
- Ring til advokat: [navn, telefon].
- Ring til IT-sagkyndig: [navn, telefon].
Lad være med
- at kigge i medarbejderens mail, filer eller telefon,
- at tænde, slukke eller give udstyr videre,
- at slette eller spærre kontoen uden at aftale det,
- at konfrontere medarbejderen,
- at skrive om sagen i mails, chats eller kalendere.
Hvis det angår en leder eller ejer
Ring til: [bestyrelsesformand eller anden ejer, telefon].
Hvis det haster
Haster det, fordi data kan forsvinde i dag, så sig det, når du ringer. Hastesager koster ekstra hos de fleste rådgivere.
Hvis en medarbejder bliver chikaneret eller stalket digitalt
Sikr sporene, før adgange lukkes. Ring til: [kontakt].
Version [dato]. Ansvarlig for kortet: [navn].
Hvorfor netop disse punkter?
Kun to personer
Den hyppigste fejl er, at for mange får besked. Det skyldes sjældent dårlig vilje. Det skyldes, at man vil spørge om råd. Kortet giver lederen to navne, som man må tale med. Alle andre venter.
IT med én præcis sætning
“Stop al sletning. Rør ikke data.” Det er en instruks, som de fleste IT-medarbejdere og leverandører kan handle på med det samme, og som ikke kræver, at man forklarer sagen. Det er bevidst, at IT ikke bliver bedt om at finde noget.
Skriv ned
Et notat fra dagen selv er mere værd end en forklaring en måned senere. Skriv kun det, du har set, og hvornår. Skriv også, hvem der fortalte dig det, og om nogen allerede har kigget i noget. Det er en oplysning, som advokaten og den IT-sagkyndige skal bruge, og som er svær at huske præcist bagefter.
Advokat og IT-sagkyndig
De to ringes op samme dag. Advokaten vurderer, hvad virksomheden må, og hvad der kan komme på tale juridisk. Den IT-sagkyndige vurderer, hvad der skal sikres, og hvor hurtigt.
Lad være med
Hvert punkt under “Lad være med” er en fejl, der ofte ødelægger beviser eller skaber nye problemer. At kigge i en medarbejders mail kan være i strid med reglerne og efterlader spor i loggen. At tænde en computer ændrer tidsstempler. At konfrontere medarbejderen kan føre til, at data forsvinder samme aften. → Fejl, ledelsen begår i de første timer
Leder eller ejer
Når mistanken angår en person højt i organisationen, kan den normale vej ikke bruges. Kortet skal give et navn uden for den involveredes rækkevidde. Det er typisk bestyrelsesformanden eller en anden ejer. Skriv et privat telefonnummer, hvis det er aftalt, så lederen ikke skal gå gennem et sekretariat eller en fælles kalender, som den involverede selv kan se. Er der ingen bestyrelse, så skriv navnet på virksomhedens advokat.
Digital stalking
Bliver en medarbejder chikaneret eller stalket digitalt, gælder en anden rækkefølge: sporene skal sikres, før adgange lukkes, men den ramte skal også hurtigt i sikkerhed. → En medarbejder bliver stalket digitalt
Sådan gør I kortet til jeres eget
- ☐ Udfyld navne og telefonnumre. Brug direkte numre, ikke hovednumre.
- ☐ Skriv en stedfortræder for hver rolle.
- ☐ Aftal med IT eller IT-leverandøren, at sætningen i punkt 2 bliver forstået og fulgt.
- ☐ Aftal med advokat og IT-sagkyndig, at de kan kontaktes, og hvad hastebistand koster. → Pris og tilbud hos Nielco IT
- ☐ Skriv dato og ansvarlig nederst.
- ☐ Print kortet, og læg det i lederhåndbogen og hos hver leder.
Hold kortet på én side. Når der kommer flere punkter på, bliver det ikke læst. Brug stor skrift, korte linjer og ingen forklaringer på selve kortet. Forklaringerne hører hjemme i lederhåndbogen ved siden af. Har I brug for mere, så henvis til den længere tjekliste.
Øv kortet én gang
Et kort, som ingen har prøvet at bruge, bliver ofte ikke brugt, når det gælder. Lav en kort øvelse en gang om året. Giv en leder et opdigtet scenarie, fx: “En kollega fortæller, at en medarbejder har sendt prislister til en privat mailadresse.” Bed lederen gå frem efter kortet og ringe til IT med sætningen fra punkt 2, men sig til IT, at det er en øvelse. Spørg bagefter: Var numrene rigtige? Forstod IT instruksen? Var der noget, lederen var i tvivl om?
Øvelsen tager en halv time. Den viser hurtigt, om der er huller i kortet, og den gør lederne trygge ved at bruge det. Ret kortet bagefter, og skriv en ny dato på det.
Hvem skal have kortet?
- Alle ledere med personaleansvar · Det er dem, der hører om mistanken først
- HR · Ofte den første, lederen går til
- Direktion og bestyrelsesformand · Hvis mistanken går højt op
- IT-ansvarlig · For at kende instruksen i punkt 2
Kortet skal ikke deles med alle medarbejdere. Det er et ledelsesredskab. Medarbejdere, der har en bekymring, skal have en anden vej, fx jeres whistleblowerordning eller en fast kontaktperson i HR.
Hold kortet opdateret
Et lommekort med et forkert telefonnummer er værre end intet kort, fordi lederen tror, at det virker. Gennemgå kortet mindst én gang om året, og hver gang en af personerne på kortet skifter job. Sæt det ind i jeres årshjul, så det ikke bliver glemt.
Brug også kortet ved introduktion af nye ledere. Fem minutter, hvor HR går kortet igennem med en ny leder, er nok til, at lederen ved, at det findes, og hvorfor de enkelte punkter står der.
Hvad kortet ikke kan
Kortet erstatter ikke en beredskabsplan, og det giver ikke svar på, hvad virksomheden må juridisk. Det sørger kun for, at de første minutter ikke går galt. Resten af det første døgn skal planlægges med advokat og IT-sagkyndig. → De første 24 timer
Kort sagt
Én side, fem handlinger, fem forbud og de rigtige telefonnumre. Udfyld kortet, aftal instruksen med IT, og læg det, hvor lederne kan finde det. Opdatér det hvert år.
Læs også: Tjekliste: IT-leverandørens første time i en bevissag · Skabelon: AI-politik på én side · Alle tjeklister og værktøjer
→ Beskriv jeres sag · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
