Her er en færdig AI-politik på én side, som I kan kopiere, tilpasse og udlevere til medarbejderne. Den siger, hvilke AI-værktøjer der må bruges, med hvilke konti og til hvilke data, og hvad medarbejderen skal gøre, hvis noget går galt. Teksten er skrevet, så den kan læses på fem minutter og samtidig kan bruges, hvis der en dag opstår en sag.
Baggrunden for de enkelte punkter, og hvorfor de betyder noget i en sag, står i en særskilt artikel. Her får I selve teksten. → AI-politik: skriv den, så den kan bruges i en sag
Kontrol med medarbejdere og behandling af persondata er reguleret, og der kan være krav i en overenskomst eller en kontrolaftale. Få teksten gennemgået, før I tager den i brug.
Teksten
AI-politik hos [virksomhed]
Version [nr.], gælder fra [dato]. Ansvarlig: [navn, rolle]. Spørgsmål til [navn eller mail].
1. Formål
Vi vil gerne bruge AI-værktøjer, hvor de gør arbejdet bedre. Politikken skal sikre, at det sker uden at bringe kunders, kollegers eller virksomhedens oplysninger i fare.
2. Godkendte værktøjer
Du må bruge disse AI-værktøjer i arbejdet: [fx Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Team, oversættelsesværktøj X]. Andre AI-værktøjer, også gratis udgaver, apps og browserudvidelser, må kun bruges, når [IT eller navn] har godkendt dem. Listen opdateres på [intranet eller sted].
3. Kun virksomhedens konti
Arbejde med AI foregår på de konti, virksomheden har oprettet til dig. Du må ikke bruge en privat AI-konto til arbejdsopgaver, og du må ikke lægge virksomhedens oplysninger ind i en privat konto.
4. Oplysninger, der aldrig må deles
Disse oplysninger må aldrig indsættes i et AI-værktøj, der ikke står på listen i punkt 2:
- persondata om kunder, kolleger, ansøgere og samarbejdspartnere,
- personalesager og helbredsoplysninger,
- kontrakter, tilbud og priser, der ikke er offentlige,
- kildekode, adgangskoder og tekniske nøgler,
- oplysninger, vi har fået under en fortrolighedsaftale.
[Tilføj evt.: Følsomme oplysninger må heller ikke indsættes i de godkendte værktøjer uden aftale med din leder.]
5. Notetagere og optagelse af møder
Du må kun bruge AI-notetagere og transskription, som står på listen i punkt 2. Alle deltagere skal vide, at mødet optages eller transskriberes, før det starter. Møder med eksterne må kun optages efter aftale med dem.
6. Du har ansvaret for resultatet
Kontrollér altid det, et AI-værktøj har lavet, før du bruger det over for kunder, kolleger eller myndigheder. Tekster, tal og kildehenvisninger kan være forkerte.
7. Logning og kontrol
Brugen af AI-værktøjer på virksomhedens konti og udstyr logges i [system]. Logs gemmes i [periode]. Ved en konkret og saglig grund, fx mistanke om, at fortrolige oplysninger er delt, kan [rolle] beslutte, at logs og indhold på virksomhedens konti bevares og gennemgås. Det sker efter de gældende regler, og du bliver orienteret, så snart det kan ske uden at skade undersøgelsen.
8. Hvis du har delt noget ved en fejl
Kontakt [navn og telefon] med det samme, samme dag. Slet ikke samtalen eller kontoen selv. Vi har brug for at kunne se, hvad der er sket, og der kan være frister, vi skal overholde. Du får ikke problemer af at sige det med det samme.
9. Når du stopper
Din adgang til AI-værktøjerne lukkes, når du fratræder. Samtaler og filer på virksomhedens konti tilhører virksomheden og må ikke slettes, før du stopper.
10. Brud på politikken
Brud på politikken kan få ansættelsesretlige konsekvenser.
Jeg har modtaget og læst AI-politikken.
Navn, dato, underskrift:
Sådan tilpasser I teksten
- Punkt 2: Skriv de værktøjer, I faktisk har betalt for og slået til. En liste med værktøjer, I ikke bruger, svækker politikken.
- Punkt 4: Tilføj det, der er særligt for jer, fx patientoplysninger, tegninger eller tilbudsmateriale.
- Punkt 5: Bruger I slet ikke notetagere, så skriv, at de ikke må bruges. → AI-notetagere i møder
- Punkt 7: Skriv kun den logning, som IT kan bekræfte er slået til, og den periode, logs faktisk gemmes.
- Punkt 8: Løftet om, at medarbejderen ikke får problemer af at sige det, skal I mene. Det er det, der får fejl frem i tide. Tal med advokaten om formuleringen.
Én side, men ikke alene
Politikken står ikke alene. Har I allerede IT-regler, skal de to tekster sige det samme om konti, private tjenester og logning. Hvis de modsiger hinanden, er det den uklare formulering, der bliver diskuteret i en sag. → Skabelon: IT-regler på én side
Bliver logningen i punkt 7 brugt til at kontrollere den enkelte medarbejder, kan den være en kontrolforanstaltning, der skal varsles. → Kontrolaftalen og varsling
Sådan indfører I politikken
Send ikke bare teksten ud med en bøn om underskrift. Gennemgå den kort på et personalemøde eller et teammøde, og vis, hvor listen over godkendte værktøjer ligger. Forklar især punkt 4 og 8, for det er dem, der betyder mest i hverdagen. Notér, hvem der var til stede, og send derefter politikken til kvittering.
Nye medarbejdere får den sammen med kontrakten og IT-reglerne. Sæt en fast dato i kalenderen, fx en gang om året, hvor IT og HR tjekker listen og logningen og udsender en ny version, hvis noget er ændret.
Hvem gør hvad?
- Ledelse · Godkender listen over værktøjer og politikken
- IT · Slår konti og logning til, så teksten passer
- HR · Udleverer, indhenter kvittering, gemmer versioner
- Ansvarlig for persondata · Vurderer værktøjerne og aftalerne med leverandørerne
Det skal I lade være med
- Udlever ikke politikken uden at have tjekket punkt 7. Står der, at brugen logges, og det ikke er rigtigt, kan I ikke bruge loggen, når I har brug for den.
- Skriv ikke “al brug overvåges”. Skriv, hvad der logges, og hvornår det kan gennemgås.
- Indfør den ikke midt i en sag og forvent, at den virker bagud. Den gælder fra den dato, der står på den.
- Gem ikke kun den nyeste version. I en sag er det versionen på tidspunktet, der tæller.
Når der allerede er sket noget
Har en medarbejder allerede lagt fortrolige oplysninger i en AI-tjeneste, så start med at bevare, før I gør andet: konto, samtaler og logs. Slet ikke samtalen, og luk ikke kontoen, før det er afklaret, hvad der skal sikres. → Fortrolige data i en AI-tjeneste: de første skridt
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Få en advokat til at gennemgå teksten, hvis I har overenskomst eller vil kunne bruge politikken i en ansættelsesretlig sag. Er I i tvivl om, hvad jeres værktøjer faktisk logger, og hvor længe, kan en uvildig IT-sagkyndig gennemgå opsætningen, før politikken sendes ud. Nielco IT sælger ingen AI-værktøjer eller licenser og har derfor ingen interesse i, hvilke værktøjer I vælger.
Læs også: Lommekort til lederhåndbogen: hvis vi får mistanke · Skabelon: orientering af medarbejderne om logning og kontrol · Alle tjeklister og værktøjer
→ Beskriv jeres sag · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
