Når en AI-notetager har deltaget i et møde, ligger optagelsen, udskriften og referatet hos den, der har inviteret notetageren, og hos den tjeneste, notetageren kommer fra. Det er sjældent hos jer. Har en medarbejder, en kunde eller en samarbejdspartner koblet en tjeneste på med en privat konto, har virksomheden ingen automatisk adgang til det, der blev optaget.
Det er et problem i to retninger. Fortrolige oplysninger kan ligge hos en tredjepart, I ikke har en aftale med. Og hvis mødet senere bliver vigtigt i en tvist, er det ikke jer, der har dokumentationen.
Sådan ser det typisk ud
En notetager dukker op i deltagerlisten med et navn som “Notes”, “Assistant” eller en persons navn efterfulgt af et produktnavn. Den er inviteret, fordi en deltager har koblet sin kalender til tjenesten. Notetageren går så automatisk med til alle møder i kalenderen, også dem, deltageren selv ikke deltager i.
Bagefter sender tjenesten ofte et referat til alle deltagere eller til den, der ejer kontoen. Optagelse og udskrift ligger på tjenestens servere, styret af den konto, der inviterede.
Hvad gør I, når en ukendt notetager har været med?
- Notér mødet. Dato, tidspunkt, mødets emne, deltagerne og navnet på notetageren. Tag et skærmbillede af deltagerlisten, hvis mødet stadig er i gang eller kan ses i mødehistorikken.
- Find ud af, hvem der inviterede. Spørg deltagerne. Tjek mødeinvitationen og evt. referatmailen, som ofte viser kontoen bag. Er det en medarbejder, kan IT måske se det i jeres egen mødehistorik eller i loggen. → Bevissikring af Teams- og Zoom-møder
- Gem referatmailen. Har nogen modtaget et referat, så gem mailen som fil med header, ikke kun som tekst.
- Vurdér indholdet. Blev der talt om persondata, forretningshemmeligheder, personalesager eller forhandlinger? Så kan det være et persondatabrud eller et brud på fortrolighed, som skal vurderes.
- Bed om udlevering og evt. sletning. Er det en medarbejder, så bed vedkommende eksportere optagelse, udskrift og referat og aflevere dem til virksomheden. Bed om sletning hos tjenesten bagefter, når I har det, I skal bruge. Skriv det hele ned.
- Bloker fremover. Bed IT tjekke, om tredjepartsapps og eksterne bots kan blokeres eller kræve godkendelse i jeres mødeplatform.
Er notetageren kommet med fra en ekstern part, fx en kunde, kan I ikke kræve noget af tjenesten. I kan skrive til kunden, notere svaret og tage stilling til, om aftalen med kunden skal have en klausul om optagelser fremover.
Jeres egne optagelser er en anden sag
Bruger I selv den indbyggede optagelse og transskription i Teams eller en anden platform på virksomhedskonti, ligger data i jeres eget miljø. Det er langt lettere at bevare og finde. Men også her udløber optagelserne ofte efter en periode, hvis ingen gør noget. → Teams-optagelser og transskriptioner
En simpel regel løser meget: brug kun de AI-funktioner, der ligger i jeres egen platform, på virksomhedskonti. Tredjepartsnotetagere kræver godkendelse.
Når kunden eller modparten har notetageren med
Det er blevet almindeligt, at eksterne parter møder op med deres egen notetager. I de fleste møder er det uproblematisk. Men i et møde om en reklamation, en forhandling eller en uenighed betyder det, at den anden part har en optagelse og et referat, og at I ikke har.
Det kan I gøre noget ved:
- Spørg i starten af mødet, om der optages, og notér svaret.
- Bed om at få en kopi af optagelsen eller referatet tilsendt.
- Optag selv med jeres egen platform, hvis I gør det åbent og har et grundlag for det.
- Skriv jeres eget korte referat samme dag, og send det til de andre deltagere.
Det sidste punkt er det vigtigste. Et referat, der er sendt samme dag, og som ingen har gjort indsigelse imod, er ofte mere værd end en optagelse, ingen kan finde.
Hvor længe ligger optagelsen hos tjenesten?
Det ved I typisk ikke. Mange tjenester gemmer data, til brugeren sletter dem, eller til abonnementet ophører. Nogle bruger dem også til at forbedre deres produkt, afhængigt af indstillinger og abonnement. Derfor er det sikreste at få en kopi ud hurtigt, hvis mødet kan få betydning, og ikke regne med, at den findes om et halvt år.
Hvem gør hvad
- Mødeleder · Spørger, hvem notetageren tilhører, og kan afvise den
- IT · Finder kontoen bag og strammer indstillingerne
- Leder · Vurderer indhold og konsekvens
- DPO eller ansvarlig for persondata · Vurderer evt. persondatabrud
Mødelederen har en vigtig rolle. Det er helt i orden at sige: “Jeg kan se, der er en notetager med. Hvem tilhører den?” Og at fjerne den fra mødet, hvis ingen svarer.
Det skal I lade være med
- Lad være med at ignorere det. En notetager, der var med i ét møde, er ofte med i mange.
- Lad være med at bede medarbejderen slette alt med det samme. Først skal I vide, hvad der er optaget, og have en kopi af det, der kan få betydning.
- Lad være med at logge ind på medarbejderens private konto hos notetagertjenesten for at se, hvad der ligger der.
- Lad være med at gøre det til en personalesag i første omgang. De fleste har koblet tjenesten på for at spare tid. Start med at forstå omfanget.
Hvis optagelsen bliver vigtig i en tvist
Det sker, at et møde senere bliver centralt: en mundtlig aftale med en kunde, en samtale i en personalesag eller et møde, hvor en beslutning blev truffet. Så er spørgsmålet, om udskriften eller referatet er rigtigt, og om det er komplet.
AI-referater er sammenfatninger. De kan udelade forbehold, tillægge den forkerte person en udtalelse eller gøre et “måske” til et “ja”. Optagelsen selv er bedre dokumentation end referatet. → AI-mødereferater og transskriptioner som bevis
Hvis det er en medarbejder, der har optaget uden at fortælle det, er det en anden og mere følsom sag. → Medarbejderen har optaget møder i hemmelighed
Sæt det ind i politikken
Gør det klart for alle medarbejdere:
- ☐ Hvilke notetagere og transskriptionsfunktioner må bruges?
- ☐ Skal deltagerne have besked, før et møde optages?
- ☐ Hvem ejer optagelsen, og hvor skal den ligge?
- ☐ Hvor længe gemmes optagelser og referater?
- ☐ Hvem må dele et referat uden for virksomheden?
Skriv punkterne ind i jeres AI-politik, og husk at orientere om den. → AI-politik, der kan bruges i en sag
Hvornår skal I have hjælp?
Få hjælp udefra, hvis mødet handlede om noget, der kan ende i en tvist, hvis notetageren har været med i mange møder over lang tid, eller hvis en medarbejder ikke vil udlevere det, der er optaget. En uvildig IT-sagkyndig kan sikre det, der ligger i jeres egne systemer, og dokumentere, hvad der kan ses om tredjepartstjenesten. Spørgsmål om udlevering fra en privat konto er en sag for jeres advokat.
Læs også: Virksomhedskonto eller privat konto: hvad kan I se i AI-tjenesterne? · Browserudvidelser og AI-plugins, der læser med
→ IT-sagkyndig for virksomheder · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
