En optagelse af et Teams-møde ligger ikke “i Teams”. Den ligger typisk i OneDrive hos den, der startede optagelsen, eller i SharePoint, hvis mødet blev holdt i en kanal. Og den har ofte en udløbsdato, så den slettes automatisk efter en periode. Transskriptioner og AI-genererede referater kan ligge andre steder igen. Hvis en optagelse kan blive vigtig i en sag, skal I finde den og bevare den, før den udløber, eller før den, der ejer den, stopper.
Artiklen er til IT og HR. Den handler om de praktiske spørgsmål, når et møde er optaget, og optagelsen pludselig betyder noget.
Hvornår en optagelse bliver vigtig
- Et personalemøde, hvor der blev sagt noget, som en medarbejder senere klager over.
- Et møde med en kunde, hvor der blev aftalt en pris eller en leverance, som nu er omstridt.
- En afskedigelsessamtale eller en tjenstlig samtale, der blev holdt på Teams.
- Et projektmøde, hvor en leverandør lovede noget, som ikke blev holdt.
I alle tilfælde er optagelsen et direkte bevis for, hvad der blev sagt. Men kun hvis den stadig findes, og kun hvis I kan vise, at den ikke er ændret.
→ Bevissikring af Teams- og Zoom-møder
Hvor ligger den?
- Almindeligt møde eller opkald · I OneDrive hos den, der startede optagelsen
- Kanalmøde · I SharePoint, i kanalens mappe
- Webinar eller stort møde · Afhænger af opsætningen
Transskriptionen ligger typisk sammen med optagelsen eller knyttet til mødet. Referater og opsummeringer fra Copilot eller andre AI-værktøjer kan ligge et helt tredje sted.
Bruger I en ekstern AI-notetager, der deltager i møderne, ligger optagelsen ofte hos den tjeneste og ikke i jeres Microsoft 365. → AI-notetagere i møder: hvem har optagelsen?
Hvornår udløber den?
Microsoft har indført en automatisk udløbsdato på mange Teams-optagelser. Når datoen nås, flyttes optagelsen til papirkurven og slettes derefter. Hvor lang perioden er, afhænger af jeres indstillinger og licens, og den kan ændres af administratoren eller af ejeren af den enkelte optagelse.
Udløbsdatoen er en almindelig oprydning. Men i en sag kan den betyde, at et vigtigt bevis forsvinder, uden at nogen har besluttet det.
Hvad I gør nu, i rækkefølge
- Find optagelsen. Spørg, hvem der startede den. Er det et kanalmøde, så kig i kanalens filer. Notér mødets tidspunkt, deltagere og titel.
- Tjek udløbsdatoen. Fjern den eller forlæng den, og notér, hvem der gjorde det, og hvornår.
- Bevar også transskription og chat. Mødechatten og eventuelle filer, der blev delt i mødet, hører med til sammenhængen.
- Sikr optagelsen, hvis den er central. En kopi skal tages, så det kan vises, at den er identisk med originalen. Bed IT om at sætte et hold på det relevante OneDrive eller site, hvis jeres licens giver mulighed for det.
- Pas på ved fratrædelse. Ligger optagelsen i OneDrive hos en medarbejder, der er stoppet eller stopper, skal den sikres, før OneDrive slettes. → OneDrive hos en fratrådt medarbejder
- Begræns, hvem der ser den. Optagelser fra personalesager indeholder ofte personlige oplysninger. Del dem kun med dem, der har brug for dem.
Transskriptioner og referater er ikke det samme som optagelsen
Mange møder bliver ikke optaget med lyd og billede, men kun transskriberet. Eller der laves et automatisk referat. Det er praktisk, men i en sag er der forskel på, hvad de kan bevise.
En optagelse viser, hvad der blev sagt, med tonefald og sammenhæng. En transskription er en maskinel gengivelse af lyden. Den kan indeholde fejl, især ved navne, fagudtryk, dialekt og når flere taler samtidig. Et AI-referat er en opsummering. Det udvælger og omformulerer, og det kan tillægge nogen udsagn, de ikke har sagt.
Bevar derfor altid så tæt på originalen som muligt. Har I både optagelse og transskription, så bevar begge. Har I kun et referat, så bevar det, men vær opmærksom på, at modparten kan bestride det. Vil I bruge et referat som dokumentation for en aftale, er det en god idé at sende det til deltagerne kort efter mødet, så de kan gøre indsigelse. → AI-mødereferater og transskriptioner som bevis
Gør det til en fast praksis
Det er lettere at bevare de rigtige optagelser, hvis I har besluttet på forhånd, hvilke møder der optages, og hvad der sker med optagelsen bagefter. Et par enkle regler kan være nok:
- Personalesager og tjenstlige samtaler optages kun efter aftale med HR.
- Optagelser fra personalesager flyttes til et fælles, adgangsbegrænset område, så de ikke ligger i en enkelt leders OneDrive.
- Udløb fjernes på optagelser, der skal bruges, og der aftales en slettedato i stedet.
Hvis optagelsen allerede er slettet
Slettede filer ligger i papirkurven i en periode, først hos brugeren og derefter hos administratoren. Har I et hold eller en opbevaringspolitik, kan den være bevaret, selv om den er slettet fra visningen. Spørg IT med det samme, og stop yderligere oprydning. Notér, hvornår I opdagede det, og hvad der er gjort.
Er optagelsen væk, kan mødechatten, kalenderinvitationen, deltagerlisten og eventuelle noter stadig vise, at mødet fandt sted, og hvem der deltog. Det er svagere, men ikke værdiløst.
Optagelse og samtykke
At optage et møde kræver, at deltagerne ved det. Teams viser typisk en besked, når optagelsen starter. Men i personalesager og tjenstlige samtaler bør I sige det tydeligt og have en saglig grund. Tjek jeres regler, og om der er særlige krav i overenskomst eller personalepolitik.
Hemmelige optagelser er et andet emne og har sine egne problemer. → Hemmelig optagelse af et møde
Hvem gør hvad
- HR · Ved, hvilke møder der er optaget i personalesager, og beder om bevarelse
- IT · Finder optagelsen, fjerner udløb og sætter hold
- Mødeleder · Fortæller, hvem der startede optagelsen, og hvor den er gemt
- Advokat · Vurderer, om optagelsen skal bruges, og hvordan
Det skal I lade være med
- At downloade optagelsen og sende den rundt på mail. Så findes der mange kopier, og ingen ved, hvilken der er originalen.
- At klippe i optagelsen for kun at gemme det relevante. Gem den hele, og lav udklip separat, hvis advokaten ønsker det.
- At lade udløbsdatoen stå på optagelser fra personalesager eller tvister.
- At slette medarbejderens konto, før optagelser i vedkommendes OneDrive er sikret.
Hvornår skal I have hjælp udefra
Få en IT-sagkyndig ind, hvis optagelsen er et centralt bevis, hvis ægtheden kan blive bestridt, eller hvis den er slettet, og I skal finde ud af, om den kan genskabes. En sagkyndig kan sikre optagelse, transskription og metadata, så det kan efterprøves.
Læs også: Copilot i Microsoft 365: hvad kan den finde, og hvad gemmes? · Google Workspace: medarbejderen er stoppet, slet ikke kontoen endnu
→ Gennemgang af en medarbejders mailkonto · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
