Medarbejderen har optaget møder i hemmelighed

I får at vide, at en medarbejder har optaget en samtale med sin leder, et personalemøde eller en tjenstlig samtale uden at sige det. Måske dukker optagelsen op i en klage, i et brev fra en fagforening eller i en henvendelse fra en advokat. Den første reaktion er ofte vrede. Men det rigtige svar er roligt: find ud af, hvad der er optaget, sikr jeres egen dokumentation af de samme møder, og tal med en rådgiver, før I reagerer over for medarbejderen.

Det er ikke givet, at en hemmelig optagelse er ulovlig eller ikke kan bruges. Det afhænger blandt andet af, om den, der optager, selv deltog i samtalen. Hvordan optagelser vurderes som bevis, er beskrevet fra lønmodtagerens side på advokatsitet. Her handler det om, hvad virksomheden gør.

→ Må man optage sin chef? Optagelser i ansættelsessager

Hvad gør I nu, i rækkefølge

1. Skriv ned, hvordan I fik det at vide. Hvem fortalte det, hvornår, og hvad ved I om optagelsen? Har I selv hørt den, eller kender I den kun fra en beskrivelse?
2. Find ud af, hvilke møder det drejer sig om. Datoer, deltagere, emner. Er det en enkelt samtale eller flere over tid?
3. Sikr jeres egen dokumentation af de samme møder. Mødeindkaldelser, referater, noter, mails før og efter, Teams-chats og evt. jeres egne optagelser. Bed IT bevare de relevante postkasser og kalendere.
4. Hør dem, der deltog. Hvad husker de? Skriv det ned nu, mens hukommelsen er frisk, og skriv det sagligt.
5. Tal med jeres advokat. Før I siger noget til medarbejderen. Rådgiveren kan vurdere, om optagelsen har betydning for en igangværende sag, og hvad I kan og ikke kan gøre.
6. Beslut, hvordan I reagerer. Både over for medarbejderen og i forhold til fremtidige møder.

Hvorfor jeres egen dokumentation betyder mest

En optagelse kan virke stærk, fordi den gengiver præcist, hvad der blev sagt. Men den viser kun det, der er optaget. Den kan være klippet, starte midt i en samtale eller mangle det, der skete før og efter. Det er jeres egne referater, mails og kalendere, der kan sætte den i sammenhæng.

Typisk er det relevant at sikre:

• Mødeindkaldelse og kalender · Hvornår mødet var, og hvem der var inviteret
• Referat eller noter · Hvad I selv har noteret om indholdet
• Mails før og efter · Hvad mødet handlede om, og hvad der blev aftalt
• Teams-optagelse eller transskription · En fuld version, hvis mødet var online og optaget

Er mødet holdt på Teams eller Zoom, kan der findes en optagelse eller en automatisk transskription. Den skal bevares, før den slettes efter den faste periode.

→ Bevissikring af Teams- og Zoom-møder

Når I får en kopi af optagelsen

Fremlægges optagelsen i en sag, får I typisk en kopi. Behandl den som et stykke bevismateriale:

• ☐ Gem den uændret, med oplysninger om hvem der har givet jer den, og hvornår.
• ☐ Lav ikke selv klip eller udskrifter i originalfilen. Arbejd på en kopi.
• ☐ Notér filens navn, størrelse og dato.
• ☐ Hør optagelsen igennem med en, der deltog i mødet, og notér, hvad der mangler eller ser anderledes ud.
• ☐ Bed om den fulde optagelse, hvis I kun har fået et uddrag.

Er I i tvivl om, hvorvidt optagelsen er redigeret, kan en IT-sagkyndig undersøge filen. Det kræver ofte originalfilen fra den enhed, den er optaget på, ikke en kopi, der er sendt rundt.

→ Lydoptagelser som bevis

Når optagelsen omfatter kunder eller kolleger

Nogle optagelser er ikke kun af samtaler med en leder. De kan omfatte kundemøder, telefonsamtaler med samarbejdspartnere eller møder, hvor kolleger deltog. Så rækker sagen ud over forholdet mellem medarbejderen og virksomheden. Kunder og kolleger har ikke givet lov til at blive optaget, og optagelsen kan indeholde fortrolige oplysninger.

Notér, hvilke andre personer der kan være på optagelsen, og hvilke oplysninger der kan være nævnt. Tal med advokaten om, hvorvidt nogen skal orienteres, og om der er tale om persondata, der kræver særlig håndtering.

Når optagelsen viser noget, I ikke er stolte af

Det sker, at en optagelse afslører, at en leder har sagt noget, der ikke burde være sagt. Så er det fristende at angribe optagelsen i stedet for indholdet. Men tager I optagelsen alvorligt som en oplysning om jeres egen praksis, står I stærkere. Notér det, tal med lederen, og overvej, om der er behov for at rette op over for medarbejderen. Det er også jeres egen håndtering, der bliver vurderet, hvis sagen ender i en tvist.

Hvem gør hvad

• HR: ejer sagen, samler dokumentation og holder kontakt med advokat.
• Lederen, der deltog: skriver sin egen erindring ned. Taler ikke med medarbejderen om optagelsen på egen hånd.
• IT: bevarer postkasser, kalendere og evt. Teams-optagelser.
• Advokat: vurderer optagelsens betydning og jeres muligheder.
• IT-sagkyndig: inddrages, hvis optagelsens ægthed eller fuldstændighed er i tvivl.

Det skal I lade være med

• Reagere i affekt. En hurtig advarsel eller opsigelse som reaktion på en optagelse kan blive en ny sag. Afklar med advokaten først.
• Kræve at se medarbejderens telefon. Det har I normalt ikke ret til.
• Rette i referater bagefter. Har I et referat, så lad det stå. Skriv eventuelle tilføjelser som et nyt, dateret notat.
• Indføre optagelsesforbud i hast. Det kan være fornuftigt, men tænk over, hvordan det formuleres, og orientér ordentligt.
• Tale om optagelsen i fællesmøder. Det skaber utryghed og kan opfattes som et forsøg på at presse medarbejderen.

Fremadrettet: skab tillid i møderne

Hemmelige optagelser opstår ofte, fordi en medarbejder ikke stoler på, at det, der bliver sagt, bliver husket korrekt. Det kan I gøre noget ved:

• Skriv referat af alle personalesamtaler, og send det til medarbejderen samme dag.
• Tilbyd altid bisidder ved tjenstlige samtaler.
• Overvej at tilbyde, at samtalen optages åbent, med begges viden, og at begge får en kopi.
• Skriv i personalepolitikken, hvad der gælder for optagelse af møder.

En åben optagelse, som begge kender til, er langt mindre konfliktfyldt end en hemmelig. Og et referat, der er sendt til medarbejderen uden indsigelser, er et stærkt stykke dokumentation for jer.

→ Skabelon: referat af samtale

Hvornår skal I have hjælp udefra?

Få hjælp, når optagelsen indgår i en tvist, når der er tvivl om, hvorvidt den er redigeret, eller når den rummer oplysninger om andre end parterne. En advokat kan vurdere, hvad optagelsen betyder juridisk. En IT-sagkyndig kan undersøge filen og hjælpe med at sikre jeres egen dokumentation af de samme møder, så I står med et helt billede og ikke kun den andens version.

Læs også: Optagelser og billeder af kolleger delt på nettet · Medarbejder eller tidligere medarbejder skriver negativt om virksomheden

→ IT-sagkyndig i en afskedigelsessag · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT