En medarbejder skriver på Facebook, at ledelsen er inkompetent. En tidligere ansat lægger en anmeldelse på Trustpilot eller en arbejdsgiverside, der beskriver virksomheden som et dårligt sted at arbejde. Eller et opslag på LinkedIn antyder, at I snyder kunderne. Det rammer, og fristelsen er at svare igen eller få det slettet hurtigst muligt. Gør først to ting: dokumentér opslaget, som det står nu, og vurder roligt, hvor alvorligt det er. Reaktionen skal stå i forhold til indholdet.
Mange negative opslag er ytringer, som en medarbejder eller tidligere medarbejder har ret til. Andre kan gå over grænsen, for eksempel hvis de afslører fortrolige oplysninger, indeholder usande påstande om navngivne personer eller er en del af en større konflikt. Den vurdering kan I først lave, når I har opslaget dokumenteret.
Dokumentér, før nogen reagerer
Opslag forsvinder. Afsenderen kan slette eller redigere dem, især når de bemærker, at virksomheden har set dem. Og kommentarer under opslaget kan ændre sig fra time til time. Dokumentér derfor med det samme:
- ☐ Opslaget i sin helhed, med tekst, billeder og eventuelle links.
- ☐ Adressen (URL) på opslaget og på afsenderens profil.
- ☐ Dato og tid for opslaget, og for hvornår I dokumenterede det.
- ☐ Hvem der kan se det: offentligt, venner, en lukket gruppe?
- ☐ Kommentarer, delinger og reaktioner, særligt fra kunder, kolleger og samarbejdspartnere.
- ☐ Om opslaget er redigeret, og om der er en redigeringshistorik.
Optag gerne skærmen, mens I scroller gennem opslaget og kommentarerne. Et enkelt skærmbillede mister ofte sammenhængen. Notér, hvem der har lavet dokumentationen, og fra hvilken konto.
→ Redigerede og slettede opslag på sociale medier
Har I kun set opslaget, fordi en kollega har vist det fra sin private profil, så tænk over, hvordan I dokumenterer det. Bed ikke kolleger om at gå ind i lukkede grupper for jer.
Vurder alvoren
Når opslaget er dokumenteret, så tag en rolig vurdering sammen med HR og evt. kommunikation. Spørg:
- Hvad står der faktisk? Er det en mening, en oplevelse, eller en konkret påstand om fakta?
- Er noget fortroligt? Kundeoplysninger, priser, interne dokumenter eller personoplysninger om kolleger?
- Er nogen navngivet? Påstande om bestemte personer er mere alvorlige end kritik af “ledelsen”.
- Hvem kan se det? Et opslag i en lukket vennegruppe er noget andet end en offentlig anmeldelse.
- Er det en del af en større konflikt? En verserende afskedigelse, en klage eller en tvist om løn?
- Er det ansat eller tidligere ansat? Det har betydning for, hvilke muligheder I har.
For mange opslag vil svaret være, at det er ubehageligt, men ikke noget, I skal gøre mere ved end at notere det.
→ Negativ omtale og falske opslag online
Reaktionen skal stå i forhold
- Kritik og utilfredshed · Notér det. Svar evt. sagligt og kort, eller lad være
- Usande påstande om fakta · Sagligt svar eller henvendelse til afsenderen
- Fortrolige oplysninger · Bed om fjernelse, og tal med advokat
- Krænkelser af navngivne kolleger · Personalesag og evt. anmodning om fjernelse
En overreaktion kan gøre et lille opslag stort. En offentlig strid med en medarbejder på sociale medier er sjældent til virksomhedens fordel, og et krav om sletning kan blive delt videre som bevis på, at kritikken ramte. Omvendt skal I ikke lade fortrolige oplysninger eller krænkelser af kolleger stå uden reaktion.
Hvis I vil have opslaget fjernet
- Sørg for, at dokumentationen er på plads.
- Henvend jer sagligt til afsenderen. Skriftligt, kort og uden trusler. Forklar, hvad I mener er problemet, og hvad I beder om.
- Anmeld til platformen, hvis indholdet bryder deres regler. For anmeldelser gælder ofte særlige regler for, hvornår de kan fjernes.
- Brug advokat, hvis det er alvorligt. En formel henvendelse fra en advokat har en anden vægt, men den eskalerer også konflikten.
Notér alle henvendelser og svar.
Personalesagen
Er afsenderen ansat, kan opslaget give anledning til en personalesag. Behandl den som enhver anden: hør medarbejderen, vurder sammenhængen, og tal med rådgiver, før I beslutter konsekvenser. Brug ikke opslaget som anledning til at gennemgå medarbejderens øvrige aktivitet på sociale medier. Det er ikke proportionalt og kan blive en sag i sig selv.
→ Ansættelsesret og digitale beviser
Anmeldelser på arbejdsgiversider og anmeldelsesportaler
En særlig type negativ omtale er anmeldelser, hvor tidligere eller nuværende medarbejdere bedømmer virksomheden som arbejdsplads, eller hvor de skriver en kundeanmeldelse uden at være kunde. De er ofte anonyme, og I kan sjældent vide med sikkerhed, hvem der har skrevet dem.
Lad være med at gætte på en bestemt medarbejder ud fra skrivestil eller tidspunkt. Dokumentér anmeldelsen som ethvert andet opslag, og vurder den på indholdet. Indeholder den usande påstande, fortrolige oplysninger, eller er den skrevet af en, der aldrig har været kunde, kan I bede portalen se på den efter deres egne regler. Et kort, sagligt svar fra virksomheden kan ofte gøre mere for læserne end en fjernelse.
→ Falske anmeldelser af virksomheden
Når andre opdager opslaget
Bliver opslaget delt bredt, kan kunder, samarbejdspartnere eller journalister begynde at spørge. Aftal på forhånd, hvem der svarer, og hvad der siges. Hold svaret kort og sagligt, og undlad at kommentere personalesager offentligt. Det beskytter både medarbejderen og jer.
→ Pressen spørger til en intern sag
Hvem gør hvad
- HR: ejer sagen, dokumenterer og fører evt. samtale.
- Kommunikation eller ledelse: beslutter, om og hvordan der svares offentligt.
- Leder: reagerer ikke på egen hånd, heller ikke fra sin private profil.
- Advokat: rådgiver ved fortrolige oplysninger, usande påstande og krav om fjernelse.
- IT-sagkyndig: inddrages, hvis opslag skal dokumenteres, så dokumentationen kan efterprøves, eller hvis afsenderen er anonym.
Det skal I lade være med
- Svare i affekt. Heller ikke i en kommentar fra en leders private profil.
- Slette kommentarer på jeres egen side uden at gemme dem. Dokumentér først.
- Bede kolleger om at skrive positive kommentarer. Det opdages ofte og gør det værre.
- Overvåge medarbejderens profil fremover. En enkelt sag giver ikke ret til løbende kontrol.
- Konfrontere en medarbejder foran andre. En samtale om et opslag hører hjemme i et lukket rum, med HR til stede og et referat bagefter. En offentlig irettesættelse kan blive den næste historie.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Få hjælp, hvis opslaget indeholder fortrolige oplysninger, alvorlige påstande om navngivne personer, eller hvis det er en del af en større tvist. Det gælder også, hvis afsenderen er anonym, eller hvis opslagene fortsætter fra nye profiler. En IT-sagkyndig kan dokumentere opslag og profiler, så dokumentationen kan forklares og efterprøves. En advokat kan vurdere, om der er grundlag for krav.
Læs også: Medarbejderen har optaget møder i hemmelighed · Kunder eller borgere chikanerer en medarbejder online
→ IT-sagkyndig i en afskedigelsessag · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
