Når en journalist ringer om en intern sag, skal I sige så lidt som muligt, men sige det roligt og sandt. Bekræft højst, at virksomheden er bekendt med en sag, og at den bliver håndteret. Nævn aldrig navne, detaljer om beviser eller jeres vurderinger. Lad én person svare, og lad advokaten se svaret, før det sendes. Det beskytter både sagen, medarbejderens persondata og virksomheden.
En pressehenvendelse kommer sjældent på et godt tidspunkt. Den kan komme, fordi en tidligere medarbejder har fortalt sin side, fordi en kunde har klaget offentligt, eller fordi en sag allerede er nået til retten. Den kan også komme fra en lokal avis, en fagblad eller en journalist, der skriver om en branche. Fælles for dem er, at der er pres for at svare hurtigt.
Det vigtigste først
- Svar ikke med det samme. Tag imod henvendelsen, notér journalistens navn, medie, spørgsmål og deadline, og sig, at I vender tilbage.
- Giv det til én person. Typisk direktøren eller den, der har ansvaret for kommunikation.
- Ring til advokaten. Advokaten skal vide, at pressen er inde over, og bør se svaret.
- Find ud af, hvad journalisten ved. Spørgsmålene fortæller ofte, hvor oplysningerne kommer fra.
- Skriv et kort svar. Hold det sagligt og uden detaljer.
Det kan I typisk sige
- at virksomheden er bekendt med sagen,
- at den bliver håndteret efter jeres sædvanlige procedurer,
- at I ikke kan kommentere på enkeltpersoner eller personalesager,
- at I tager sagen alvorligt.
Et eksempel: “Vi er bekendt med sagen og håndterer den. Af hensyn til de involverede kommenterer vi ikke enkeltpersoner eller personalesager.”
Det skal I ikke sige
- navne eller beskrivelser, der gør det muligt at genkende en medarbejder,
- hvad I har fundet, eller hvad I tror, der er sket,
- hvilke beviser I har, eller hvordan de er skaffet,
- hvilke skridt I overvejer, for eksempel afskedigelse eller retssag,
- noget “off the record”.
Oplysninger om en medarbejders personalesag er persondata. At dele dem med pressen kan være i strid med databeskyttelsesreglerne og kan give medarbejderen et krav mod jer. Det kan også gøre det sværere at føre sagen, hvis modparten kan pege på, at virksomheden har udtalt sig offentligt om skyld.
Hvorfor en pressehenvendelse kan skade beviserne
En presseomtale kan advare den, sagen handler om, eller andre, der kan være involveret. Har I endnu ikke sikret data, er det nu, det skal ske. Bed IT om at bevare alt, der kan være relevant, med det samme, også hvis I havde planlagt at vente.
Pressen kan også få kolleger til at tale om sagen i chats og mails. Mind ledere om at holde sig fra at skrive om sagen i almindelige kanaler.
→ Alt, I skriver om sagen, kan blive bevis
Hvis journalisten har dokumenter
Nogle gange har journalisten fået interne mails, referater eller skærmbilleder. Bed om at se dem, eller i det mindste om at få at vide, hvad de indeholder. Bekræft eller afvis ikke ægtheden på stedet. Fortæl advokaten om det med det samme.
At interne dokumenter er nået ud, er i sig selv en hændelse, der skal håndteres. Det kan være et brud på fortroligheden, og det kan være et brud på persondatasikkerheden. Bed IT om at bevare logs over, hvem der har haft adgang til de dokumenter, det drejer sig om, og lad en IT-sagkyndig vurdere, om det kan klarlægges, hvordan de er kommet ud. Gå ikke selv på jagt efter kilden blandt medarbejderne. Det kan skade både sagen og arbejdsmiljøet, og der kan være regler, der beskytter den, der har givet oplysningerne videre.
Hvis medarbejderen selv går til pressen
Det sker, at den, sagen handler om, fortæller sin version offentligt. Det kan være fristende at svare igen med jeres version. Lad være. Svar det samme som ellers, og lad sagen blive afgjort, hvor den hører hjemme. En offentlig diskussion gør det sværere at nå en løsning, og den kan skabe nye krav mod jer.
Kollegerne
Medarbejderne hører ofte om en presseomtale, før ledelsen når at sige noget. Giv dem en kort besked, der svarer til det, I har sagt til pressen, og bed dem om at henvise henvendelser til den person, der svarer for virksomheden. Sig ikke mere til medarbejderne end til pressen.
→ Hvad siger I til kollegerne, når en medarbejder er fritstillet?
Kunderne
Store kunder kan have brug for en direkte orientering, især hvis sagen berører deres data. Aftal med advokaten, hvad der må siges. Det skal være sandt, kort og uden navne.
→ Hvad må I sige til kunderne, når medarbejderen er stoppet?
Hvis sagen handler om et databrud
Er den interne sag også et brud på persondatasikkerheden, kan der være pligt til at anmelde bruddet til Datatilsynet og i nogle tilfælde underrette de berørte. Det gælder uanset pressen. Pressens interesse kan dog gøre det endnu vigtigere, at jeres egen dokumentation er i orden.
→ Persondatabrud: dokumentationen inden for 72 timer
→ Kommunikation efter et cyberangreb, der ikke ødelægger beviserne
Sociale medier
En sag kan også blive diskuteret på sociale medier. Svar ikke i kommentarer. Tag skærmbilleder af det, der skrives, med dato og adresse, eller bed en IT-sagkyndig om at sikre det, hvis det kan få betydning for sagen. Det kan blive slettet, før I får brug for det.
Hvem gør hvad?
- Direktør eller kommunikationsansvarlig · Svarer pressen
- Advokat · Godkender svaret, vurderer risiko
- HR · Orienterer medarbejdere, beskytter personalesagen
- IT · Bevarer data straks, hvis det ikke er sket
Typiske fejl
- At svare i telefonen med det samme, fordi journalisten presser på.
- At lade flere ledere udtale sig hver for sig.
- At forsvare virksomheden ved at fortælle detaljer om medarbejderen.
- At sige “ingen kommentarer” på en måde, der lyder som en indrømmelse.
- At glemme at bevare data, når presseomtalen har gjort sagen synlig.
Forbered jer, før det sker
Det er lettere at håndtere en henvendelse, når I har aftalt på forhånd, hvem der svarer pressen, og hvilken standardformulering der bruges om personalesager. Skriv det ind i jeres beredskabsplan. Det tager kort tid, og det forhindrer, at en tilfældig leder svarer i telefonen.
Efter presseomtalen
Gem en kopi af artiklen eller indslaget og jeres eget svar. Notér, hvem der har talt med pressen, og hvad der blev sagt. Følg også med i, om omtalen fører til nye henvendelser fra kunder, samarbejdspartnere eller andre medier, og giv dem samme korte svar. Det er en del af sagens dokumentation og kan blive vigtigt, hvis medarbejderen eller modparten senere peger på omtalen.
Læs også: Undgå at advare den, sagen handler om · Kunden ringer med en mistanke: IT-leverandørens første time og grænser
→ IT-sagkyndig for virksomheder · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
