Mails, chats, sms’er og notater, som I skriver om en sag, kan senere blive en del af den. Modparten kan bede om at få dem udleveret, retten kan pålægge jer at fremlægge dem, og medarbejderen kan have ret til at se oplysninger om sig selv. Skriv derfor kort, sagligt og kun til dem, der skal vide det. Skriv fakta og beslutninger, ikke vurderinger, mistanker og gætterier.
Mange ledere tænker på beviserne i sagen, altså det, medarbejderen eller modparten har gjort. Færre tænker på, at virksomhedens egne beskeder om sagen også er dokumenter. En hurtig Teams-besked med en skarp formulering kan blive læst højt i en retssal mange måneder senere. Den kan svække jeres troværdighed og give modparten en anden historie at fortælle.
Hvordan jeres egne beskeder kan ende i sagen
Der er flere veje:
- Edition. Modparten kan bede retten om at pålægge jer at fremlægge bestemte dokumenter, også interne mails. Advokatsitet beskriver, hvordan det foregår.
- Indsigt. Medarbejderen kan efter databeskyttelsesreglerne have ret til at få indsigt i oplysninger om sig selv, også i interne mails.
- Jeres egen fremlæggelse. Når I vil bruge bestemte mails som bevis, kan modparten spørge efter sammenhængen og de omkringliggende mails.
- Lækage. Beskeder, der sendes bredt, kan nå ud til personer, der fortæller videre.
→ Når modparten begærer edition mod din klient
Fem regler for at skrive om sagen
- Skriv kun til dem, der skal vide det. Ingen bred cc, ingen gruppetråde med hele ledelsen.
- Skriv fakta, ikke vurderinger. “Filerne blev kopieret den 3. marts” i stedet for “Det er tydeligt, at vedkommende har stjålet fra os”.
- Skriv beslutninger, ikke diskussioner. Hav diskussionen i et møde eller i telefonen, og skriv bagefter, hvad der blev besluttet.
- Skriv, som om den, sagen handler om, læser med. Det kan ske.
- Skriv ikke om juridiske vurderinger uden advokaten. Lad advokaten være med, når I drøfter jeres juridiske stilling på skrift.
Formuleringer, der skader
- “Vi skal have fyret vedkommende” · “Vi drøfter næste skridt med advokaten”
- “Det er helt sikkert vedkommende” · “Der er spor, som vi har bedt om at få undersøgt”
- “Slet lige den tråd” · Ingenting. Slet intet
- “Vi har kigget i telefonen” uden mere · “Vi har lagt telefonen til side den 4. marts kl. 9”
Den sidste række er vigtig. Hvis noget er sket, som ikke burde være sket, skal det skrives ned ærligt og præcist. Det er værre at skjule det end at have gjort det.
Slet ikke for at rydde op
Når ledelsen opdager, at der er skrevet uheldige beskeder, kan der være en fristelse til at slette dem. Gør det ikke. Sletning midt i en sag kan opfattes som et forsøg på at skjule noget, og det kan få alvorlige følger for jeres sag. Hvis der er en pligt til at bevare data, gælder den også jeres egne beskeder.
Fortæl i stedet advokaten om beskederne, så advokaten kan vurdere dem.
Én kanal og én log
Saml kommunikationen om sagen ét sted:
- en sikker sagsmappe, kun for dem, der arbejder på sagen,
- én beslutningslog med dato, beslutning og hvem der besluttede,
- en aftale om, hvilken kanal der bruges til hvad, for eksempel telefon til drøftelser, mail til beslutninger og sikker fildeling til materiale.
→ Skabelon: ledelsens beslutningslog
Notater og referater
Notater og referater er nyttige, og de skal skrives. Men de skal skrives, så de kan tåle at blive læst af andre. Et godt notat har dato, tidspunkt og navn på den, der har skrevet det. Det beskriver, hvad der er set eller sagt, så ordret som muligt, og holder vurderinger adskilt. Skriv “medarbejderen sagde, at filerne var til eget brug” og ikke “medarbejderen løj om filerne”.
Ret ikke i et notat bagefter uden at markere det. Skal noget tilføjes, så skriv en tilføjelse med ny dato. Så kan det ses, hvad der blev skrevet hvornår.
Private telefoner og private mails
Ledere skriver ofte om sager fra deres private telefon, især uden for arbejdstid. Det gør det sværere at holde styr på, hvad der er skrevet, og det kan betyde, at private enheder bliver en del af sagen. Brug virksomhedens systemer til sagen, og bed andre om det samme. Er der allerede skrevet fra private enheder, så fortæl advokaten det.
Når I skriver til eksterne
Skriv ikke til kunder, leverandører eller medarbejderens nye arbejdsgiver om sagen, før I har talt med advokaten. En mail til en kunde om, at en tidligere medarbejder “har taget data med”, kan skade jer, hvis det ikke kan dokumenteres. Det kan også advare den, sagen handler om.
Teams, Slack og sms
Chatbeskeder skrives hurtigt og uformelt. Det er netop derfor, de er farlige i en sag. Brug ikke fælles kanaler til at drøfte sagen. Opret heller ikke en ny gruppe med et navn, der afslører sagen. Brug ikke forsvindende beskeder eller apps med automatisk sletning til sagen. Det kan se ud som om, I vil undgå dokumentation, og det kan betyde, at I selv mangler et overblik bagefter.
Hvem i virksomheden gør hvad?
- Sagsejeren fører beslutningsloggen og beslutter, hvem der skal vide hvad.
- HR skriver referater af samtaler sagligt og tager dem med i personalesagen.
- IT skriver kun tekniske fakta om, hvad der er gjort, og hvornår.
- Advokaten er med, når der skrives om den juridiske vurdering.
→ Intern undersøgelse: hvem skal vide hvad, og hvornår?
Hvis medarbejderen beder om indsigt
Beder medarbejderen om indsigt i sine oplysninger midt i konflikten, kan jeres interne beskeder om sagen være omfattet. Det er en god grund til at skrive sagligt fra starten. Tal med advokaten om, hvordan anmodningen skal håndteres.
→ Medarbejderen sender en indsigtsanmodning midt i konflikten
Hvis I skal udlevere materiale
Bliver virksomheden bedt om at fremlægge dokumenter i en sag, skal IT kunne finde dem frem. Det er lettere, når materialet er samlet ét sted, og når I ved, hvem der har skrevet om sagen.
→ Editionsbegæring mod virksomheden: hvad skal IT finde frem?
Hvis der allerede er skrevet uheldigt
Det er sjældent, at en sag har kørt et stykke tid, uden at nogen har skrevet noget, de fortryder. Det er menneskeligt. Det vigtige er at stoppe nu og ikke gøre det værre ved at slette, rette eller forklare i nye beskeder. Saml en oversigt over, hvor der er skrevet om sagen, og giv den til advokaten. Så kan advokaten forberede sig på, at beskederne kan komme frem.
Huskeregel
Skriv om sagen, som om det blev læst op i retten. Det betyder ikke, at I ikke må skrive. Det betyder, at det, I skriver, skal kunne tåle at blive læst af andre end jer selv.
Læs også: Beslutningstræ: skal vi sikre data nu, eller kan det vente? · Undgå at advare den, sagen handler om
→ IT-sagkyndig for virksomheder · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
