Når retten pålægger virksomheden at fremlægge dokumenter eller data, er det typisk IT, der skal finde dem. Opgaven er at finde præcis det, der er omfattet, eksportere det uden at ændre det, og dokumentere, hvordan det er gjort. Udleveringen sker gennem jeres advokat, ikke direkte fra IT til modparten. Og før noget som helst: sørg for, at intet af det relevante bliver slettet.
Den juridiske side, herunder hvordan advokaten håndterer en editionsbegæring mod sin klient, er beskrevet på advokatsitet. Her handler det om IT’s arbejde. → Når modparten begærer edition mod din klient
Hvad betyder edition for IT?
Edition betyder, at en part skal fremlægge bestemte dokumenter eller data, som er relevante for sagen. Det kan fx være mails mellem bestemte personer i en periode, kontrakter og bilag, logs fra et system, eller data fra CRM og regnskab. Begæringen og rettens afgørelse beskriver, hvad der er omfattet. Det er jeres advokat, der fortolker afgrænsningen. IT’s opgave er at finde det og eksportere det korrekt.
IT’s arbejdsgang
1. Få afgrænsningen skriftligt
Bed advokaten om en skriftlig beskrivelse af, hvad der skal findes:
- hvilke personer eller postkasser,
- hvilke systemer,
- hvilken periode,
- hvilke søgeord eller emner,
- hvilke filtyper eller dokumenttyper.
Er noget uklart, så spørg, før I går i gang. Det er dyrt og tidskrævende at gøre det om.
2. Bevar først
Sørg for, at materialet ikke kan forsvinde, mens I arbejder. Sæt hold på de relevante postkasser og drev, og stop automatisk sletning. → Litigation hold i Microsoft 365
3. Find kilderne
Lav en liste over, hvor materialet kan ligge: postkasser, delte postkasser, OneDrive, SharePoint, Teams, fællesdrev, lokale computere, telefoner, CRM, ERP og backup. Tænk også på tidligere ansatte og arkiverede data. Notér, hvilke kilder I har tjekket, og hvilke der ikke findes længere.
4. Søg kontrolleret
Brug systemernes egne søgeværktøjer, fx eDiscovery i Microsoft 365 eller Vault i Google Workspace, frem for at søge manuelt i en postkasse. Notér præcis, hvilke søgeord, datoer og kilder der er brugt, og hvor mange resultater søgningen gav. Gem søgningerne, så de kan gentages. Valget af søgeord er en vigtig del af afgrænsningen. → Søgeord i en intern undersøgelse
5. Eksportér uden at ændre
Eksportér i et format, der bevarer metadata, fx som originale mails med vedhæftede filer og ikke som udskrifter eller PDF’er, medmindre advokaten beder om det. Lav en oversigt over det eksporterede med antal filer og gerne kontrolværdier. Åbn ikke filerne og gem dem igen, da det kan ændre metadata.
6. Overlad gennemgangen til advokaten
Det eksporterede skal gennemgås, før noget udleveres. Advokaten vurderer, hvad der er omfattet, hvad der er fortroligt, og hvad der skal overstreges. IT leverer materialet og dokumentationen.
Dokumentationen
Lav en kort rapport over arbejdet:
- Afgrænsningen, som den blev modtaget.
- Hvilke kilder der er undersøgt, og hvilke der ikke findes.
- Hvilke søgninger der er lavet, med søgeord, datoer og antal resultater.
- Hvordan der er eksporteret, og i hvilket format.
- Hvem der har udført arbejdet, og hvornår.
- Eventuelle problemer, fx slettede data eller systemer, der ikke kan søges i.
Rapporten gør det muligt at forklare, hvad I har gjort, hvis modparten mener, at noget mangler.
Chat, telefoner og fagsystemer
Mails er ofte lette at søge i. Det er sværere med chats i Teams eller Slack, beskeder på firmatelefoner og data i fagsystemer. Teams-chats kan typisk findes med de samme eDiscovery-værktøjer som mails, men det afhænger af licens og opsætning. Beskeder på telefoner kræver, at telefonen sikres, og det bør ske med en metode, der kan dokumenteres. Fagsystemer som CRM og ERP har sjældent en eksportfunktion, der er lavet til sager. Tal med systemejeren eller leverandøren om, hvordan data og ændringslogs kan trækkes ud, og notér metoden. Er der tvivl om, hvordan en kilde skal håndteres, så spørg advokaten, før I går i gang, i stedet for at springe den over.
Hvem gør hvad?
- Advokat · Fortolker afgrænsningen, gennemgår og udleverer
- IT · Bevarer, søger, eksporterer og dokumenterer
- Ledelse · Godkender ressourcer og eventuel ekstern hjælp
- Systemejere · Hjælper med data fra fagsystemer
- IT-sagkyndig · Bistår ved store eller komplekse udtræk
Det må I ikke gøre
- Slette eller rydde op, før eller under udtrækket. Det kan få alvorlige følger for sagen.
- Søge manuelt og udvælge selv. Det kan ikke dokumenteres, og det kan se ud, som om noget er udeladt.
- Udlevere direkte til modparten. Alt går gennem advokaten.
- Sende materialet som udskrifter eller skærmbilleder, når der skal leveres data med metadata.
- Lade en medarbejder, der er part i sagen, stå for udtrækket.
Persondata og tredjemands oplysninger
Et udtræk af mails og filer rummer næsten altid oplysninger om personer, der ikke har med sagen at gøre: kolleger, kunder og leverandører. Det er advokatens opgave at vurdere, hvad der skal overstreges eller udelades. IT kan hjælpe ved at markere, hvor sådanne oplysninger findes. → Kollegers og kunders data i medarbejderens mailboks
Når data ligger hos en leverandør
Ligger systemet hos en ekstern IT-leverandør eller i en cloudtjeneste, kan det være leverandøren, der skal lave udtrækket. Bed om det skriftligt, med samme afgrænsning, og bed om dokumentation for, hvordan det er gjort. Tjek jeres aftale for, hvad leverandøren skal hjælpe med, og hvad det koster. Gem anmodningen og svaret.
Når noget ikke kan findes
Det sker, at data er slettet efter jeres normale rutiner, at et system er udskiftet, eller at en tidligere medarbejders postkasse ikke findes længere. Skriv det ned: hvad der mangler, hvornår og hvorfor det forsvandt, og hvilke andre kilder der er tjekket. Fortæl det til advokaten. En dokumenteret forklaring er langt bedre end et hul, der først opdages af modparten. Tjek også backup og arkiver, før I konkluderer, at noget er væk.
Tidsforbruget
Et udtræk tager ofte længere tid end forventet. Søgninger skal køres, eksporter kan tage timer, og der skal laves dokumentation. Giv advokaten et realistisk bud på tidsforbruget tidligt, så fristen kan overholdes eller drøftes. Store udtræk fra mange postkasser kan kræve, at advokaten aftaler en afgrænsning med modparten.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Få hjælp, hvis udtrækket er stort, omfatter mange systemer eller backup, hvis der er tvivl om, om data er slettet, eller hvis modparten kan forventes at stille spørgsmål til, hvordan udtrækket er lavet. En uvildig IT-sagkyndig kan lave udtrækket og dokumentationen, så det kan efterprøves. Den generelle beskrivelse af editionsbegæringer set fra IT-siden findes på advokatsitet. → Editionsbegæring set fra IT-siden
Denne artikel handler om civile sager.
Læs også: Fogeden står i døren: bevissikring hos virksomheden · I bliver bedt om data i en sag, I ikke er part i
→ IT-sagkyndig for virksomheder · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
