Søgeord er det værktøj, der gør en gennemgang af mails og filer mulig uden at læse alt. Gode søgeord kommer fra dem, der kender sagen og forretningen: ledelsen og HR. De ved, hvad kunderne hedder, hvad projekterne kaldes internt, og hvilke kælenavne der bruges om konkurrenter og kolleger. IT og den IT-sagkyndige sørger for, at søgningen bliver udført korrekt og dokumenteret.
Artiklen er til den leder eller HR-medarbejder, der bliver bedt om at levere søgeord til en intern undersøgelse. Den forklarer, hvorfor jeres bidrag er afgørende, hvordan en god liste ser ud, og hvilke fejl der gør søgningen enten for bred eller for snæver.
Hvorfor søgeord er ledelsens opgave
En IT-sagkyndig kan søge teknisk korrekt i millioner af dokumenter. Men den sagkyndige ved ikke, at jeres største kunde internt kaldes “Nord”, at et bestemt projekt har et kodenavn, eller at medarbejderen plejer at skrive “den gamle” om sin tidligere chef. Den viden har kun I.
Uden jeres bidrag bliver søgningen generisk: ord som “kunde”, “pris” og “fortroligt”. De giver enten tusindvis af irrelevante træf eller misser det vigtige, fordi folk sjældent skriver formelt, når de gør noget, de ikke burde.
Sådan bygger I listen
Tag udgangspunkt i de spørgsmål, undersøgelsen skal besvare. For hvert spørgsmål skriver I de ord, navne og udtryk, der sandsynligvis vil optræde i relevante mails eller filer.
→ Afgrænsning: personer, data og perioder
Brug kategorierne her som tjekliste:
- ☐ Kundenavne: både officielle navne, forkortelser og interne kælenavne.
- ☐ Projektnavne og kodenavne: også gamle navne, hvis projekter har skiftet navn.
- ☐ Konkurrenter: firmanavne, forkortelser og navne på personer hos konkurrenten.
- ☐ Personer: navne, initialer og kaldenavne på dem, der kan være involveret.
- ☐ Private adresser og konti: private mailadresser, telefonnumre og brugernavne, I kender.
- ☐ Produkter og dokumenter: produktnavne, varenumre, filnavne på prislister eller tegninger.
- ☐ Faglige udtryk: ord, der kun bruges i jeres branche eller virksomhed.
- ☐ Hverdagsudtryk: fx “privat”, “slet”, “ikke sige noget”, “sender lige”, “min egen”.
Skriv stavevarianter med. Folk skriver hurtigt i chat og mail: med og uden mellemrum, med fejl, på engelsk og dansk. Er et navn ofte stavet forkert, så tag fejlstavningen med.
Kombinationer og afgrænsning
Et enkelt ord som et kundenavn giver ofte for mange træf, fordi kunden nævnes i det daglige arbejde. Kombinationer hjælper:
- Kundenavn + privat mailadresse · Mails om kunden sendt til en privat adresse
- Prisliste + konkurrentens navn · Dokumenter, hvor begge nævnes
- Projektnavn i perioden efter opsigelsen · Aktivitet på projektet efter beslutningen om at stoppe
Den IT-sagkyndige kan oversætte jeres liste til tekniske søgninger med kombinationer, perioder og filtre på afsender og modtager. Jeres opgave er at levere indholdet, ikke syntaksen.
Søgeord virker ikke alle steder
Søgeord fungerer godt i mails og dokumenter med tekst. De fungerer dårligere eller slet ikke i andre typer data:
- Billeder og scannede dokumenter: En fotograferet prisliste indeholder ikke søgbar tekst, medmindre den først er gjort søgbar med tekstgenkendelse.
- Komprimerede og krypterede filer: En zip-fil med adgangskode kan ikke søges i. Selve tilstedeværelsen kan dog være et relevant spor.
- Logs: Revisionslogs og loginlogs indeholder handlinger, ikke indhold. Her søger man på brugernavne, IP-adresser, filnavne og tidspunkter.
- Chat: Korte beskeder, forkortelser og emojis gør søgning sværere. Her er tidsperiode og samtalepartner ofte bedre filtre.
Fortæl derfor den IT-sagkyndige, hvilke typer materiale I forventer. Så kan søgningen suppleres med andre metoder, for eksempel gennemgang af alle filer sendt til en bestemt adresse i en bestemt periode, uanset indhold.
Test listen, før den bruges
En god søgeordsliste bliver testet. Den IT-sagkyndige kører søgningerne og fortæller, hvor mange træf hvert ord giver. Giver et ord meget mange træf, er det sandsynligvis for bredt og skal kombineres med andet. Giver et vigtigt ord ingen træf, er det måske stavet anderledes i praksis.
Testen er også en chance for at fjerne ord, der rammer private forhold. Giver et ord mange træf i mails om helbred eller familie, skal det overvejes, om det er nødvendigt.
Justér listen, og skriv ændringerne ned. Det er helt normalt, at listen tilpasses et par gange.
Vær også opmærksom på, at de første relevante træf ofte giver nye søgeord. En mail kan afsløre et nyt kælenavn, en ukendt privat adresse eller en kontaktperson hos konkurrenten. Den slags fund tilføjes listen efter samme fremgangsmåde: Skriv ordet ned, begrund det, og få det godkendt af sagsejeren, før det bruges. Så kan I altid forklare, hvordan listen voksede, og hvorfor.
Dokumentér søgeordene
Søgeordene er en del af undersøgelsens dokumentation. Gem:
- den første liste med dato,
- hver ændring med begrundelse,
- antal træf pr. søgeord, hvis det er oplyst,
- hvem der har godkendt den endelige liste.
Hvis sagen senere bliver en tvist, kan modparten spørge, hvordan I fandt det, I fremlægger. Så skal I kunne svare. Det gælder også det modsatte spørgsmål: hvorfor fandt I ikke noget om et bestemt emne?
Gem dokumentationen i sagsmappen, ikke i en mail eller på et skrivebord.
Hvem gør hvad
- Ledelse · Kunder, konkurrenter, projekter, forretningsudtryk
- HR · Personer, kaldenavne, relationer og perioder
- IT · Hvilke systemer kan søges i, og hvordan
- IT-sagkyndig · Udfører og dokumenterer søgningerne
- Advokat · Vurderer, om listen er saglig og proportional
Det skal I lade være med
- Søge selv i postkassen. Søgninger fra jeres egen konto efterlader spor og er ikke dokumenteret. Lad den IT-sagkyndige søge i en sikret kopi.
- Bruge meget brede ord alene. “Fortroligt” eller “kunde” giver tusindvis af træf.
- Glemme hverdagssproget. Folk skriver ikke “jeg stjæler nu kundelisten”. De skriver “sender lige noget til mig selv”.
- Sende søgeordslisten rundt på mail. Listen afslører, hvad I mistænker, og hvem der er involveret. Den hører hjemme i sagsmappen.
- Lade søgeordene leve uden for afgrænsningen. En søgning efter en kollegas navn er ikke et argument for at gennemgå kollegaens postkasse.
Andres data i træffene
Selv gode søgeord rammer mails med kolleger, kunder og private forhold. Planlæg, hvem der læser træffene, og hvordan irrelevante og private mails sorteres fra uden at blive læst grundigt.
→ Kollegers og kunders data i medarbejderens mailboks
Når søgeordene skal aftales med en modpart
I en retssag eller voldgift kan søgeord blive noget, parterne forhandler om. Det er en anden situation end den interne undersøgelse og håndteres af advokaterne.
→ Søgeord og afgrænsning: aftaler med modparten
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Søgning i store mængder data kræver værktøjer og metode, så resultatet kan dokumenteres og gentages. Er materialet sikret forensisk, foregår søgningen i kopien. Nielco IT hjælper virksomheder med at omsætte ledelsens viden til søgninger, udføre dem og dokumentere resultatet. Haster gennemgangen, koster hastesager ekstra. → Pris og tilbud
→ Intern undersøgelse trin for trin
Læs også: Afgrænsning: hvilke personer, data og perioder skal med? · Tjenstlig samtale og interview: hvornår viser I de digitale beviser?
→ Intern IT-undersøgelse · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
