En medarbejder kommer til HR og siger: “En kollega har lagt en video af mig på TikTok.” Det kan være en optagelse fra julefrokosten, et billede fra omklædningsrummet eller en video fra et møde, hvor medarbejderen bliver gjort til grin. Det er krænkende, og det spreder sig hurtigt. HR’s opgave er at gøre tre ting i den rigtige rækkefølge: dokumentere indholdet, få det fjernet og håndtere personalesagen. Rækkefølgen betyder noget, for når indholdet er væk, er det svært at bevise, at det var der.
Først: dokumentér, før det forsvinder
Opslag på sociale medier kan slettes på sekunder, af afsenderen selv eller af platformen. Historier forsvinder automatisk efter et døgn. Derfor skal dokumentationen ske først, også selvom den ramte helst vil have det væk med det samme.
Dokumentér:
- ☐ Selve opslaget, med billedet eller videoen.
- ☐ Adressen (URL) på opslaget og på profilen.
- ☐ Profilens navn, brugernavn og billede.
- ☐ Dato og klokkeslæt for opslaget og for jeres dokumentation.
- ☐ Antal visninger, likes og delinger, hvis det kan ses.
- ☐ Kommentarer, især hvis kolleger eller kunder har kommenteret.
- ☐ Hvis videoen er delt videre, så også de steder.
Et skærmbillede er bedre end ingenting, men det viser sjældent alt. Optag også skærmen, mens I åbner opslaget og scroller gennem det, og gem videoen. Notér, hvem der har lavet dokumentationen, og på hvilken enhed.
→ Sådan dokumenterer du et opslag på sociale medier
Vær opmærksom på, at det ikke er en god idé at sende billeder eller video af en krænkelse rundt i virksomhedens mail. Gem dokumentationen ét sted med begrænset adgang. Indeholder materialet nøgenhed eller seksuelt indhold, så tal med jeres advokat, før det kopieres. Deling af den slags materiale er alvorligt, også når det sker med gode hensigter.
Derefter: få det fjernet
Når indholdet er dokumenteret, skal det væk så hurtigt som muligt. Der er flere veje:
- Bed den, der har lagt det op, om at fjerne det. Det er ofte den hurtigste vej, hvis afsenderen er kendt og en kollega. Men gør det først, når dokumentationen er på plads, og efter aftale med HR.
- Anmeld til platformen. Alle store platforme har en funktion til at anmelde krænkende indhold og indhold, der er delt uden samtykke. Den ramte kan selv anmelde, og det virker ofte bedst, når det kommer fra den, der er på billedet.
- Få hjælp til fjernelse. Er indholdet spredt, eller reagerer platformen ikke, kan en advokat hjælpe med en formel anmodning.
Notér hver anmodning: hvornår, hvem, hvad svaret var. Det kan blive vigtigt, hvis indholdet dukker op igen.
Personalesagen
Når en medarbejder har delt optagelser af en kollega, er det også en personalesag. Den skal håndteres som enhver anden, med en fair proces:
- Hør den ramte. Hvad er optaget, hvornår, og vidste den ramte, at der blev optaget?
- Bevar data i jeres egne systemer. Er optagelsen lavet med en firmatelefon eller delt i en intern chat, så bed IT bevare de relevante data.
- Hør den, der har delt. Fortæl, hvad sagen går ud på, og giv mulighed for at svare. Tilbyd bisidder.
- Vurder konsekvenser. Det afhænger af indholdet, sammenhængen og jeres personalepolitik. Tal med advokat, før I beslutter noget alvorligt.
→ Medarbejderen har optaget møder i hemmelighed
Optagelser fra arbejdspladsen kan også rejse spørgsmål om persondata. Billeder og video af genkendelige personer er personoplysninger, og deling uden samtykke kan være i strid med reglerne. Det er primært et forhold mellem den, der har delt, og den, der er på billedet, men virksomheden kan også have et ansvar, hvis optagelsen er lavet i arbejdstiden eller med virksomhedens udstyr.
Når optagelsen viser mere end kollegaen
Nogle optagelser viser ikke kun en kollega. De viser også kunder, patienter, skærme med fortrolige oplysninger eller lokaler, som ikke må vises offentligt. Så har virksomheden et selvstændigt problem, uanset hvordan personalesagen ender.
Gennemgå dokumentationen for den slags detaljer, og notér dem. Kan der ses persondata om kunder eller andre, skal I vurdere, om der er tale om et brud på persondatasikkerheden, som har egne frister. Kan der ses forretningshemmeligheder, skal advokaten med i vurderingen af, hvad der skal ske.
Når den, der har delt, er stoppet
Er afsenderen en tidligere medarbejder, er der ingen personalesag at føre. Men dokumentation og fjernelse er de samme. Den ramte kan stadig anmelde til platformen, og virksomheden kan via advokat bede den tidligere medarbejder om at fjerne indholdet. Notér også, om optagelsen er lavet, mens vedkommende var ansat, og om det skete med virksomhedens udstyr. Det kan have betydning for, hvem der kan stille krav.
Hvem gør hvad
- HR · Ejer sagen, dokumenterer og fører samtaler
- Den ramte medarbejder · Anmelder til platformen og gemmer egne beskeder
- Leder · Beslutter konsekvenser og sikrer arbejdsmiljøet
- IT · Bevarer interne data, hvis optagelsen er delt internt
- Advokat · Rådgiver om fjernelse, persondata og ansættelsesret
Det skal I lade være med
- Slette først og dokumentere bagefter. Så er beviset væk.
- Dele videoen i ledergruppen for at “se, hvor slemt det er”. Hver deling er en ny krænkelse af den ramte.
- Gennemgå den andens private telefon. I kan ikke kræve at se en medarbejders private enhed.
- Kommentere opslaget fra virksomhedens profil. Det giver opslaget mere opmærksomhed.
- Lade den ramte stå alene med anmeldelsen. Tilbyd hjælp og tid til det.
Når det sker igen
Bliver det ved, eller dukker indholdet op på nye profiler, kan der være tale om vedvarende krænkelser eller forfølgelse. Så skal sagen tages op på et andet niveau, og den ramte kan have brug for hjælp til at sikre spor og lukke adgange. Hjælp ved digital stalking
Forebyg
Skriv i personalepolitikken, at det ikke er tilladt at optage eller dele billeder og video af kolleger uden deres samtykke. Nævn det særligt før sociale arrangementer. En klar regel gør det lettere at håndtere sagen, hvis den opstår. Fortæl også medarbejderne, hvad de skal gøre, hvis de selv bliver ramt: gem det, gå til HR, og lad være med at svare offentligt. Jo hurtigere HR hører om det, jo større er chancen for at dokumentere indholdet, før det forsvinder eller spreder sig.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Få hjælp, hvis indholdet er spredt bredt, hvis det er intimt, hvis afsenderen er ukendt, eller hvis sagen kan ende i en tvist. En IT-sagkyndig kan dokumentere opslag og profiler, så dokumentationen kan efterprøves, og hjælpe med at finde ud af, hvor indholdet er delt. En advokat kan sørge for formelle anmodninger om fjernelse.
→ Bevissikring af hjemmesider og sociale medier
Læs også: Leder anklaget for krænkelser: dokumentation til begge sider · Medarbejderen har optaget møder i hemmelighed
→ IT-sagkyndig i en afskedigelsessag · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
