En medarbejder klager over en leder: krænkende beskeder, nedladende tone på møder, uønskede tilnærmelser eller pres, der ikke hører hjemme på en arbejdsplads. Sagen er svær, fordi lederen har magt, adgange og ofte et netværk i organisationen. Det rigtige svar er en fair proces, hvor data sikres hos begge parter, før nogen bliver hørt, og hvor sagen styres af nogen, der ikke står under den anklagede leder.
Undersøgelsen skal kunne holde, uanset hvad den viser. Viser den, at klagen var berettiget, skal resultatet kunne bruges. Viser den det modsatte, skal lederen kunne fortsætte uden at være dømt på forhånd.
Hvem ejer sagen?
Den normale vej går ofte gennem lederen selv eller lederens chef. Det duer ikke her. Sagen skal ejes af en, der står uden for den anklagedes linje:
- Er den anklagede en mellemleder: direktøren eller HR-chefen.
- Er den anklagede direktøren: bestyrelsesformanden.
- Er den anklagede en ejer: de øvrige ejere eller bestyrelsen, ofte med advokat fra start.
Skriv ned, hvem der ejer sagen, og hvem der i øvrigt kender til den. Den anklagede skal ikke have adgang til sagens materiale, og vedkommendes assistent eller nærmeste medarbejdere skal ikke bruges som mellemled.
Hvad gør I nu, i rækkefølge
- Tag imod klagen og skriv et notat. Hvad er der sket, hvornår, hvor, og hvem kan have set det? Brug klagerens egne ord.
- Kortlæg lederens adgange. Ledere har ofte administratorrettigheder, adgang til HR-systemer, andres postkasser eller sagens kanaler. Find ud af, hvad lederen kan se og ændre, før I gør noget andet.
- Bevar data i jeres systemer. Sæt et hold på både klagerens og lederens postkasser, Teams-chats og filer. Gør det for begge, så ingen kan sige, at kun den ene sides materiale blev sikret.
- Brug en IT-person, der ikke refererer til lederen. Er IT underlagt den anklagede, eller har lederen selv administratoradgang, så lad en ekstern stå for bevaringen.
- Bed klageren gemme sit materiale. Private beskeder, noter og evt. lydoptagelser bliver hos klageren. Bed om kopier af det, klageren selv vil fremlægge.
- Vurder beskyttelse. Skal klager og leder adskilles, mens sagen kører? Det er en ledelsesbeslutning, der skal dokumenteres.
→ Inhabil undersøger: når IT eller HR er for tæt på
Hvilke data kan være relevante?
- Mails og chats mellem parterne · Tonen og indholdet i kommunikationen
- Kalender og mødeindkaldelser · Hvem var til stede hvornår
- Teams-optagelser og referater · Hvad der blev sagt på møder, hvis det er optaget
- Adgangskort · Hvem var på kontoret på bestemte tidspunkter
- HR-systemets log · Om lederen har slået op i klagerens personalesag
Den sidste er vigtig og bliver ofte glemt. Har lederen adgang til HR-systemet, kan det være relevant at se, om lederen har kigget i klagerens oplysninger efter klagen. Det kræver, at systemets log er bevaret.
→ Logdata fra fagsystemer i ansættelsessager
Data hos begge sider
En fair proces kræver, at begge parters materiale bliver sikret med samme omhu. Det betyder:
- Hele samtaletråde bevares, ikke kun de beskeder, klageren peger på.
- Lederen får mulighed for at fremlægge sit eget materiale, for eksempel tidligere beskeder, der viser en anden sammenhæng.
- Kolleger, der kan have set noget, noteres som mulige vidner, men høres efter en plan.
- Den, der gennemgår materialet, er den samme for begge parter og står uden for sagen.
Det er også en beskyttelse af virksomheden. En undersøgelse, der kun har sikret den ene sides data, er let at angribe, uanset hvad den konkluderer.
→ Krænkelser på arbejdspladsen: beskeder som bevis
Når klagen kommer anonymt eller via en kollega
Nogle klager over ledere kommer ikke direkte fra den, der er ramt. De kommer via en tillidsrepræsentant, en kollega eller gennem en whistleblowerordning. Det ændrer ikke på behovet for at bevare data, men det ændrer på, hvordan I kan spørge ind. Hører klagen under en whistleblowerordning, skal den behandles efter ordningens regler, også om fortrolighed.
Er klageren ukendt for jer, kan det være fristende at vente, til nogen står frem. Men data kan forsvinde i mellemtiden. Bevar derfor det, der kan bevares, i jeres egne systemer, og notér, at det er sket. Gennemgangen kan vente, til der er et grundlag for den.
Vær også opmærksom på, at flere klager over samme leder kan dukke op, når den første er kendt. Notér hver henvendelse for sig, med dato og indhold, så det senere kan ses, hvad der kom hvornår, og fra hvem.
Samtalerne
Klageren høres først, grundigt. Derefter lederen, efter at data er bevaret. Lederen skal have at vide, hvad klagen går ud på, og have mulighed for at svare. Tilbyd begge parter en bisidder. Skriv referat af alle samtaler, og lad parterne se deres egne referater.
Lederen skal ikke have adgang til klagerens materiale under samtalen, men skal have en reel mulighed for at forholde sig til det, der lægges vægt på.
Hvem gør hvad
- Sagsejer (direktør, HR-chef eller bestyrelsesformand): træffer beslutninger og holder kredsen lille.
- HR: fører samtaler og log. Står HR under den anklagede, overtager en ekstern.
- IT eller ekstern IT-sagkyndig: bevarer data hos begge parter og dokumenterer det.
- Advokat: rådgiver om proces og ansættelsesret og kan føre undersøgelsen, hvis den skal være uafhængig.
- Bestyrelse: orienteres, når sagen angår direktion eller ejere.
Det skal I lade være med
- Lade lederen vide det først. Selv med de bedste hensigter kan lederen nå at slette, rette eller tale med vidner.
- Bruge lederens egne folk. Assistent, IT-ansvarlig eller nærmeste medarbejdere er for tæt på.
- Kun sikre den ene sides data. Det svækker undersøgelsen, uanset udfaldet.
- Fjerne lederens adgange uden plan. Det kan være nødvendigt, men det signalerer en konklusion. Overvej det med rådgiver.
- Konkludere, før begge er hørt. Heller ikke i interne mails.
Efter undersøgelsen
Uanset udfaldet skal sagen afsluttes ordentligt. Begge parter skal have besked om resultatet, i det omfang de har krav på det. Materialet gemmes i en sikker sagsmappe, og bevaringen i systemerne ophæves først, når I er sikre på, at sagen ikke ender i en tvist. Sørg også for, at klageren ikke bliver mødt med negative følger af at have klaget.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
I sager mod ledere er det ofte en god idé at få hjælp udefra fra start. Det gælder især, når lederen har vide IT-adgange, når sagen angår direktion eller ejere, eller når der er risiko for en tvist. En ekstern advokat kan føre undersøgelsen. En IT-sagkyndig, der ikke kender parterne, kan bevare og sikre data hos begge, så det senere kan dokumenteres, at det skete ens og uden at nogen blev favoriseret.
Læs også: Anonyme krænkende beskeder til medarbejdere · Optagelser og billeder af kolleger delt på nettet
→ IT-sagkyndig i en afskedigelsessag · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
