En eller flere medarbejdere modtager anonyme beskeder, der er krænkende, truende eller ondskabsfulde. De kommer måske fra en ukendt mailadresse, en falsk profil på sociale medier eller et skjult nummer. Det skaber utryghed, og mistanken falder hurtigt på en kollega. Arbejdspladsens opgave er at støtte de ramte, sikre sporene og stoppe beskederne, hvis det kan lade sig gøre. Men det er ikke jeres opgave at finde frem til afsenderen for enhver pris. Den grænse er vigtig at kende.
Første skridt: tag det alvorligt og skab ro
Den, der modtager anonyme krænkelser, kan opleve dem som mere truende end beskeder fra en kendt afsender. Uvisheden er en del af ubehaget. Start derfor med den ramte:
- Lyt og notér. Hvornår startede det? Hvilke kanaler? Hvor mange beskeder? Hvad står der, og er der noget, der tyder på, at afsenderen kender arbejdspladsen?
- Vurder trusler. Indeholder beskederne trusler mod liv, helbred eller sikkerhed, er det ikke længere en sag, arbejdspladsen skal håndtere alene. Den ramte skal støttes i at få hjælp, og virksomheden bør straks tale med sin advokat om de videre skridt.
- Tilbyd praktisk støtte. Kan medarbejderen få et andet nummer, en anden mailadresse eller hjælp til at stramme indstillingerne på sociale medier?
- Hold kredsen lille. Rygter om, hvem der kan stå bag, skader alle.
Hvad gør I nu, i rækkefølge
- Sikr beskederne, som de er. Bed de ramte om ikke at slette eller svare. Kom beskederne til en arbejdsmail, så skal de blive liggende, og IT kan bevare dem. Kom de til en privat telefon eller konto, skal den ramte selv gemme dem med afsender, dato og tid.
- Gem de tekniske oplysninger. En mail har headere, der kan vise, hvilken server den kom fra. De forsvinder, hvis mailen bare videresendes eller printes. Bed IT eksportere mailen i sit oprindelige format.
- Sikr profiler og opslag. Kommer beskederne fra en profil på sociale medier, så dokumentér profilen med adresse, navn, billede og tidspunkt, før den forsvinder. → Sådan dokumenterer du et opslag på sociale medier
- Bevar jeres egne logs. Er der grund til at tro, at beskederne er sendt fra jeres netværk eller udstyr, så bed IT bevare de relevante logs, før de overskrives. Gennemgå dem ikke endnu.
- Skriv en tidslinje. Saml alle kendte beskeder på én liste: dato, kanal, modtager. Mønstre i tidspunkter kan senere vise sig vigtige.
- Blokér og anmeld til platformen. Når beskederne er sikret, kan de ramte blokere afsenderen og anmelde profilen til platformen.
Hvad kan I selv finde ud af?
Ikke så meget, som man skulle tro. Mailheadere kan vise en IP-adresse, men ofte kun adressen på en mailtjeneste, ikke på afsenderen. Sociale medier og teleselskaber udleverer ikke oplysninger om, hvem der står bag en profil eller et nummer, til en virksomhed, der spørger. Det kræver typisk en retlig afgørelse.
→ Anonym modpart: hvem står bag profilen eller mailen?
Det, I kan, er at se på jeres egne systemer, hvis der er en konkret grund til det. Er en anonym mail sendt fra jeres netværk på et bestemt tidspunkt, kan firewall- eller proxylog måske vise, hvilken computer der var aktiv. Men det er en gennemgang af logs om medarbejdere, og den kræver et sagligt formål, orientering og ofte rådgivning.
Hvornår stopper I med at undersøge selv?
Det er her, mange arbejdspladser går for langt. Stop, og få hjælp, når:
- I er ved at gætte på en bestemt kollega uden andet end en fornemmelse,
- I overvejer at gennemgå flere medarbejderes mail eller telefoner,
- I vil oprette en falsk profil for at lokke afsenderen frem,
- beskederne indeholder trusler eller seksuelt indhold med billeder,
- de ramte ønsker at gå videre med sagen uden for arbejdspladsen.
En forkert mistanke mod en kollega kan skabe en ny sag, der er værre end den første. Og en undersøgelse, der går for langt ind i medarbejderes private data, kan gøre det umuligt at bruge resultatet.
Når flere medarbejdere er ramt
Rammer beskederne flere medarbejdere, eller begynder kolleger at tale om dem, kan det være nødvendigt at sige noget til hele arbejdspladsen. Gør det kort og sagligt: at ledelsen kender til beskederne, tager dem alvorligt, og at alle, der modtager noget lignende, skal gemme det og gå til HR. Nævn ikke mistanker eller navne.
Bed samtidig medarbejderne om ikke at videresende beskederne til hinanden eller dele dem i fælles chats. Hver kopi gør det sværere at holde styr på materialet, og nogle beskeder kan være krænkende for andre end modtageren.
Overvej også sikkerheden. Har afsenderen kendskab til interne forhold, mailadresser eller vagtplaner, kan der være en lækage, som skal lukkes uanset hvem der står bag. Det kan være så enkelt som at fjerne en offentlig medarbejderliste fra hjemmesiden eller begrænse, hvem der kan se kalendere.
Hvem gør hvad
- HR · Støtter de ramte, fører log og ejer sagen
- Leder · Træffer beslutninger om sikkerhed og arbejdsmiljø
- IT · Bevarer mails og logs, undersøger ikke på egen hånd
- Advokat · Rådgiver om grænser og videre skridt
- IT-sagkyndig · Sikrer og analyserer spor, når det er besluttet
Det skal I lade være med
- Pege på en kollega uden grundlag. Heller ikke i en lukket kreds.
- Svare afsenderen. Det kan give afsenderen det, der søges, og ødelægge spor.
- Lade de ramte stå alene. Selv når I ikke kan finde afsenderen, kan I stramme sikkerheden og vise, at sagen tages alvorligt.
- Sende beskederne rundt. Krænkende indhold skal ligge ét sted med begrænset adgang.
- Love, at I finder afsenderen. Det kan I sjældent. Lov i stedet det, I kan holde: at sagen bliver taget alvorligt, at sporene bliver gemt, og at de ramte får besked, når der sker noget nyt.
Når det glider over i forfølgelse
Er de anonyme beskeder vedvarende, rettet mod én person og følger med uden for arbejdet, kan der være tale om digital stalking. Så handler det ikke kun om arbejdsmiljø. Den ramte medarbejder kan få hjælp til at sikre sporene og lukke adgange: Hjælp ved digital stalking
→ Medarbejder udsat for digital stalking
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Få hjælp, når beskederne fortsætter, når der er grund til at tro, at de kommer indefra, eller når den ramte vil gå videre. En IT-sagkyndig kan sikre mails, profiler og logs, så det senere kan forklares, hvad der blev sikret og hvordan. En advokat kan vurdere, om der er grundlag for at få afsenderen identificeret ad retlig vej. Det er langt bedre end at gætte.
Læs også: Chikane mellem kolleger på Teams, Slack og sms: sådan sikrer HR beskederne · Leder anklaget for krænkelser: dokumentation til begge sider
→ IT-sagkyndig i en afskedigelsessag · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
