Når en medarbejder stopper, er det fristende at slette Google Workspace-kontoen og spare licensen. Men sletning fjerner typisk medarbejderens Gmail, filer i Mit drev, kalender og chats, og data, der var bevaret i Google Vault, kan forsvinde med kontoen. Hvis der er den mindste tvivl om, hvorvidt der kan opstå en sag, skal I suspendere kontoen i stedet, bevare data og først slette, når I har besluttet det.
Artiklen er til IT og HR i virksomheder, der bruger Google Workspace. Den handler om rækkefølgen ved fratrædelse, så I ikke mister beviser ved en rutinehandling.
→ Bevissikring af Gmail og Google Workspace
Hvorfor sletning er farligt
En konto i Google Workspace er nøglen til alt, hvad medarbejderen har arbejdet med. Når kontoen slettes:
- forsvinder mails i Gmail,
- forsvinder filer i medarbejderens Mit drev, medmindre ejerskabet overføres,
- forsvinder kalender, kontakter og chatbeskeder,
- kan data, der var omfattet af et hold eller en opbevaringsregel i Vault, også forsvinde.
Det sidste overrasker mange. Vault bevarer data for aktive og suspenderede brugere. Men slettes brugeren, kan Vault-dataene gå med.
Der er typisk en kort periode, hvor en slettet bruger kan gendannes af administratoren. Den er ikke lang nok til at være en plan.
Rækkefølgen ved fratrædelse
1. Spørg, før I gør noget
HR eller lederen skal svare på ét spørgsmål: Er der uenighed, mistanke eller en mulig tvist? Det gælder for eksempel, hvis medarbejderen går til en konkurrent, er afskediget i konflikt eller har haft adgang til kunder og priser. Er svaret ja eller måske, så følg punkterne nedenfor. Er svaret nej, kan I stadig med fordel følge dem. Det koster lidt at vente med at slette, og mange sager opstår først uger eller måneder efter fratrædelsen, når kunder begynder at skifte, eller når en tidligere kollega fortæller noget, ingen vidste. Gør det til en fast frist, for eksempel at ingen konto slettes før en aftalt periode efter fratrædelsen.
2. Suspendér kontoen
Suspendering spærrer adgangen, men bevarer data. Notér tidspunktet. Bed samtidig IT:
- ☐ nulstille adgangskoden,
- ☐ logge medarbejderen ud af alle enheder og sessioner,
- ☐ fjerne tredjepartsapps med adgang til kontoen, efter at de er noteret,
- ☐ tjekke og notere videresendelsesregler, før de fjernes.
En suspenderet konto kan stadig koste en licens, afhængigt af jeres aftale. Det er en lille udgift i forhold til at miste data.
3. Sæt et hold i Vault
Har I Google Vault, så opret en sag og sæt et hold på medarbejderens mail, Drev og chat. Holdet bevarer data, også hvis noget slettes. Har I ikke Vault, er det ekstra vigtigt, at kontoen ikke slettes. → Har I Google Vault?
4. Sikr revisionsloggene
Administrationskonsollen har logs over logins, Drev-aktivitet, delinger og ændringer. De gemmes kun i en begrænset periode. Bed IT eksportere de relevante logs for medarbejderen for de sidste måneder, før de udløber, og gemme eksporten med dato.
5. Overfør filer til en kollega
Kollegerne har brug for at arbejde videre. Overfør ejerskabet af filerne i Mit drev til lederen eller en kollega. Notér, hvad der er overført, og hvornår. Overførsel kan ændre oplysninger om ejerskab, så hvis Drev-data er centrale for en sag, bør de sikres, før de overføres. → Mit drev eller delte drev: hvem ejer filerne?
6. Beslut, hvornår kontoen må slettes
Skriv en dato i jeres sagsmappe. Kontoen slettes først, når I har besluttet, at der ikke er en sag, eller når data er sikret uden for kontoen. Hvis I bruger et licensniveau med mulighed for at arkivere fratrådte brugere, kan det være en billigere løsning end at holde kontoen aktiv.
Hvis der er en sag
Er der en konkret mistanke, for eksempel om at medarbejderen har delt kundelister med sig selv eller downloadet store mængder fra Drev, så stop ved trin 3. Lad være med at overføre eller gennemgå selv. Bed en IT-sagkyndig om at sikre kontoen, Vault-data og logs, så det kan efterprøves. Læs ikke medarbejderens mails uden et klart formål, og uden at have tjekket jeres IT-politik og eventuel kontrolaftale.
Når medarbejderen beder om at få sine private ting
Mange medarbejdere har private filer, billeder eller mails liggende på arbejdskontoen. Det er almindeligt, at de beder om at få dem udleveret ved fratrædelsen. Det er et rimeligt ønske, men det skal håndteres, så det ikke ødelægger beviser.
Giv ikke medarbejderen adgang til kontoen igen for at hente tingene selv. Aftal i stedet, hvad medarbejderen mener er privat, og lad IT udlevere det, efter at kontoen er bevaret. Notér, hvad der er udleveret, og hvornår. Er der en konflikt, så tal med jeres advokat, før noget udleveres. Hvis medarbejderen siger, at der ligger private ting, kan det også være et argument for at være ekstra forsigtig med, hvem der gennemgår kontoen. → Når I støder på private data
Når medarbejderen var administrator
Var den fratrådte medarbejder administrator i Google Workspace, er der ekstra punkter. Tjek, om der er oprettet andre administratorkonti, ændret indstillinger for logning eller opbevaring, eller tilføjet videresendelsesregler eller apps. Fjern administratorrettighederne først, og notér tidspunktet. Ændringer, som en administrator har lavet i sine sidste dage, kan være vigtige spor, og de skal sikres, før loggen udløber. → Den gamle IT-mand er stoppet og har alle adgangskoderne
Telefoner og andre enheder
Har medarbejderen brugt sin Google-konto på en firmatelefon eller en privat telefon, kan der være synkroniserede data der. Hvis I administrerer enheder via Google, så vær forsigtig med at fjernslette. En fjernsletning af en firmatelefon kan fjerne spor, I får brug for. Fjern kontoen fra enheden, men slet ikke hele enheden, før det er besluttet.
Hvem gør hvad
- HR · Spørger lederen om mulig tvist og starter forløbet
- Leder · Svarer ærligt og beslutter, om data skal bevares
- IT · Suspenderer, sætter hold, eksporterer logs og overfører
- Økonomi · Accepterer licensudgiften i bevaringsperioden
Det skal I lade være med
- At slette kontoen samme dag som fratrædelsen, fordi det er proceduren.
- At logge ind som medarbejderen for at se, hvad der ligger. Det efterlader spor og blander jeres handlinger ind i medarbejderens.
- At gendanne adgangen til medarbejderen for at “aflevere filer”, uden at det er aftalt og overvåget.
- At omdøbe kontoen og give den til den nye medarbejder. Så blandes to personers data, og beviserne bliver svære at bruge.
Hvornår skal I have hjælp udefra
Få en IT-sagkyndig ind, når der er konkret mistanke om, at data er taget med, når medarbejderen var administrator, eller når kontoen allerede er slettet, og I skal finde ud af, hvad der stadig kan reddes. Haster det, fordi en frist er ved at udløbe, så sig det. Hastesager koster ekstra. → Pris og tilbud
Læs også: Teams-optagelser og transskriptioner: hvor ligger de, og hvornår udløber de? · Har I Google Vault? Hvad det betyder at have det, og at mangle det
→ Gennemgang af en medarbejders mailkonto · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
