I Google Workspace ejes en fil i Mit drev af den medarbejder, der oprettede den, selv om den er delt med hele afdelingen. Når medarbejderen stopper, og kontoen slettes, forsvinder filen, medmindre ejerskabet er overført. Filer i delte drev ejes derimod af virksomheden og bliver liggende. Den forskel har stor betydning for, hvad I har tilbage, når en medarbejder går, og for hvad I kan bevise, hvis der opstår en sag.
Artiklen er til IT og ledere. Den forklarer forskellen i praksis, hvad I gør ved en fratrædelse, og hvordan I indretter jer, så filerne bliver i virksomheden.
→ Bevissikring af Google Drive og delte dokumenter
Forskellen kort
- Ejer · Mit drev: Den enkelte medarbejder · Delte drev: Virksomheden
- Når medarbejderen stopper · Mit drev: Filerne følger kontoen · Delte drev: Filerne bliver liggende
- Hvem kan slette · Mit drev: Ejeren, også delte filer · Delte drev: Medlemmer med de rette rettigheder
Mange medarbejdere opdager aldrig forskellen. De opretter et dokument, deler det med kolleger, og alle arbejder i det i årevis. Men filen ligger stadig i én persons Mit drev.
Hvorfor det betyder noget i en sag
Typiske situationer:
- En projektleder stopper. Alle projektdokumenter lå i vedkommendes Mit drev. Kontoen slettes efter en måned, og dokumenterne forsvinder for kollegerne.
- En sælger går til en konkurrent. Kundelisten var et regneark i sælgerens Mit drev, delt med salgsafdelingen. Sælgeren sletter den før fratrædelsen. Kollegerne mister adgangen.
- En medarbejder i konflikt fjerner kollegers adgang til filer, som vedkommende ejer, kort før fratrædelsen.
I alle tilfælde er ejerskabet afgørende. Den, der ejer en fil, kan slette den eller fjerne andres adgang. Det er ikke nødvendigvis illoyalt, men det skaber problemer, hvis det sker i en konfliktsituation. Mange medarbejdere rydder op i deres Mit drev, før de stopper, i den tro at det er det rigtige at gøre. De ved ikke, at de dermed sletter filer, som kollegerne arbejder i.
Hvad I gør ved en fratrædelse
- Spørg, om der kan være en tvist. Er svaret ja eller måske, så bevar kontoen, før I overfører. → Google Workspace: medarbejderen er stoppet
- Lav en oversigt over medarbejderens filer i Mit drev, med navn, delinger og seneste ændring. Gem oversigten med dato.
- Sikr, hvis der er mistanke. Hvis filerne kan blive bevis, skal de sikres, før ejerskabet overføres. En overførsel ændrer ejeroplysningerne, og det kan gøre det sværere at vise, hvad der lå hvor.
- Overfør ejerskabet til lederen eller en kollega. Notér, hvad der er overført, til hvem og hvornår.
- Flyt fælles filer til et delt drev, så de ikke igen ender hos en enkelt person.
- Tjek eksterne delinger. Filer, medarbejderen har delt med private adresser eller eksterne, skal noteres, før de lukkes. → Eksterne delinger
Hvad der kan ses bagefter
Revisionsloggen for Drev viser typisk, hvem der oprettede, åbnede, ændrede, delte, downloadede og slettede filer, og hvornår. Den gemmes kun i en begrænset periode. Hver fil har også en versionshistorik, som viser ændringer over tid.
Det betyder, at hvis en medarbejder slettede en kundeliste før fratrædelsen, kan loggen ofte vise det, så længe den ikke er udløbet. Slettede filer ligger også i papirkurven i en periode, og administratoren kan i nogle tilfælde gendanne dem. Handl hurtigt.
Indret jer, så problemet ikke opstår
Den bedste løsning er at lade fælles arbejde ligge i delte drev fra starten:
- ☐ Opret delte drev for afdelinger, projekter og kunder.
- ☐ Bed medarbejderne om at lægge fælles filer der, ikke i Mit drev.
- ☐ Begræns, hvem der kan slette i de delte drev.
- ☐ Gennemgå jævnligt, om vigtige filer ligger i enkeltpersoners Mit drev.
- ☐ Beskriv i jeres IT-politik, at filer oprettet i arbejdet tilhører virksomheden, uanset hvor de ligger.
Det sidste punkt er vigtigt. Teknisk ejerskab i Google er ikke det samme som juridisk ejerskab. Filer, der er lavet som en del af arbejdet, tilhører som udgangspunkt virksomheden, men det er en fordel, hvis det står klart i politikker og kontrakter.
Tegn på, at ejerskabet allerede er et problem
Mange virksomheder opdager først problemet, når en medarbejder er stoppet. Men der er tegn, I kan kigge efter nu:
- Vigtige regneark og skabeloner, som hele afdelingen bruger, er oprettet af én person.
- Kolleger får beskeden “Du skal anmode om adgang”, når en bestemt medarbejder er på ferie.
- Mapper med kunde- eller projektnavne ligger i en leders Mit drev og er delt med mange.
- Der er filer, som er ejet af medarbejdere, der allerede er stoppet, men hvis konti stadig findes.
Bed IT om en rapport over de filer, der er delt mest internt, og hvem der ejer dem. Det giver et hurtigt overblik over, hvor afhængige I er af enkeltpersoner. Start med de mest kritiske filer, og flyt dem til delte drev i ro og mag, mens alle stadig er ansat og samarbejder.
Samme problem i Microsoft 365
Bruger I Microsoft 365, er situationen næsten den samme. Filer i OneDrive er knyttet til medarbejderen, mens filer i SharePoint og Teams er knyttet til virksomheden. Når en bruger slettes, starter en frist, før OneDrive slettes. → OneDrive hos en fratrådt medarbejder
Når en medarbejder har ejet filer, der er slettet
Hvis I opdager, at vigtige filer er væk efter en fratrædelse, så:
- stop yderligere sletning, og lad være med at slette kontoen, hvis den stadig findes,
- bed IT tjekke papirkurven og mulighederne for gendannelse,
- bed IT sikre Drev-loggen for den relevante periode,
- notér, hvornår I opdagede det, og hvad I har gjort.
Har I Google Vault, kan filerne være bevaret, selv om de er slettet. Spørg IT med det samme.
Hvem gør hvad
- Leder · Ved, hvilke filer der er vigtige, og beslutter overførsel
- IT · Laver oversigt, sikrer, overfører og flytter til delte drev
- HR · Tager filoverførsel med i fratrædelsesforløbet
- Medarbejderne · Lægger fælles filer i delte drev
Det skal I lade være med
- At overføre ejerskab, før I har tænkt over, om der kan være en sag.
- At bede den fratrådte medarbejder om selv at flytte filerne i de sidste dage, hvis der er konflikt. Det giver mulighed for at slette.
- At slette kontoen, fordi “alle filer er delt med os”. Delt er ikke det samme som ejet.
- At flytte store mængder filer rundt uden notat. Det kan gøre tidslinjen uklar.
Hvornår skal I have hjælp udefra
Få en IT-sagkyndig ind, hvis filer er slettet i forbindelse med en fratrædelse i konflikt, hvis Drev-loggen skal bruges som bevis, eller hvis der er mistanke om, at filer er kopieret til private konti. Sikringen skal ske, før loggen udløber, og før ejerskabet ændres.
Læs også: Bevisberedskab i Google Workspace · Slack-abonnementet afgør, hvad I kan eksportere
→ Gennemgang af en medarbejders mailkonto · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
