Om I kan eksportere private kanaler og direkte beskeder fra Slack, afhænger af jeres abonnement. På de billigere abonnementer kan I typisk kun eksportere offentlige kanaler. På de dyrere kan ejeren af arbejdsområdet få mere, ofte efter en særlig ansøgning. Og på gratisplanen kan ældre beskeder være skjult eller slettet. Hvis Slack er et sted, hvor jeres medarbejdere aftaler ting, skal I kende jeres muligheder, før en sag opstår.
Artiklen er til IT og ejere i virksomheder, der bruger Slack. Den forklarer, hvad abonnementet betyder i praksis, og hvad I gør, hvis en sag opstår.
Hvorfor det er vigtigt
Mange virksomheder bruger Slack som det primære sted for intern kommunikation. Aftaler med kolleger, beslutninger i projekter og ofte også kontakt med kunder og freelancere i delte kanaler. Når der opstår en tvist, er beskederne ofte de bedste beviser for, hvad der blev sagt og besluttet.
Men de vigtigste samtaler foregår sjældent i offentlige kanaler. De foregår i private kanaler og i direkte beskeder. Det er netop dem, der er sværest at få ud. Og det er typisk der, en medarbejder skriver til en kollega om at tage kunder med, eller der en leder skriver noget uheldigt om en medarbejder. Begge dele kan blive centrale i en sag.
Hvad abonnementerne typisk giver
Abonnementernes navne og indhold ændrer sig over tid, så tjek det for jeres konkrete aftale. Som udgangspunkt gælder:
- Gratis · Begrænset historik, offentlige kanaler
- Betalt basis · Offentlige kanaler
- Højere niveauer · Mulighed for at eksportere private kanaler og direkte beskeder, ofte efter godkendelse
- Største niveauer · Udvidede værktøjer til eksport, opbevaring og hold
Det er ejeren af arbejdsområdet, der kan eksportere. Administratorer kan ikke nødvendigvis. Find ud af, hvem der er ejer hos jer. Er det en medarbejder, der er stoppet, har I et problem, som skal løses nu. Det samme gælder, hvis ejeren er en ekstern konsulent eller den person, der i sin tid oprettede arbejdsområdet på et privat kreditkort. Kontakt Slacks support, hvis I ikke kan finde ud af det selv.
Opbevaring i Slack
Slack har indstillinger for, hvor længe beskeder og filer gemmes. Nogle virksomheder har sat beskeder til at blive slettet efter en periode af hensyn til persondata. Det er forståeligt, men det betyder, at beskeder fra en konflikt for et år siden kan være væk. Tjek indstillingen, og tag stilling til den bevidst.
Brugere kan også redigere og slette deres egne beskeder, afhængigt af indstillingerne. Om de oprindelige versioner kan findes, afhænger af abonnement og opsætning.
Hvad I gør nu, hvis en sag opstår
- Find ud af, hvem der er ejer af arbejdsområdet, og hvilket abonnement I har.
- Stop automatisk sletning. Tjek opbevaringsindstillingerne, og sæt dem på pause, hvis det er muligt. Notér, hvad I ændrede, og hvornår.
- Lad den relevante medarbejders konto være. Deaktivér den, hvis medarbejderen er stoppet, men slet den ikke.
- Eksportér det, I kan. Selv en eksport af offentlige kanaler kan være nyttig. Notér, hvordan eksporten blev lavet.
- Overvej en midlertidig opgradering, hvis private kanaler og direkte beskeder er centrale. Spørg først, om en opgradering giver adgang til historik, eller kun til nye data.
- Tal med advokaten om, hvad der skal bruges, og i hvilket format.
Når en medarbejder stopper
Fratrædelser er det tidspunkt, hvor Slack-beskeder oftest bliver vigtige. En medarbejder, der går til en konkurrent, kan have aftalt ting med kolleger eller kunder i direkte beskeder. En medarbejder, der fratræder i konflikt, kan have skrevet ting, som senere bliver en del af sagen.
Når kontoen deaktiveres, bliver beskederne typisk liggende i arbejdsområdet. Men de kan stadig forsvinde, hvis opbevaringsindstillingerne sletter dem efter en periode, eller hvis kontoen og dens data slettes på anden vis. Tag derfor Slack med i jeres fratrædelsestjekliste:
- ☐ Deaktivér kontoen, men slet den ikke.
- ☐ Notér, hvilke kanaler medarbejderen var med i, og hvilke delte kanaler med eksterne der findes.
- ☐ Tjek, om medarbejderen var ejer eller administrator, og overfør rollen.
- ☐ Tjek, om der er apps eller integrationer, som medarbejderen har installeret, og som sender data ud.
→ Offboarding uden at miste beviser
Når I skifter fra Slack
Skifter I fra Slack til Teams eller et andet værktøj, så husk, at historikken ikke nødvendigvis flytter med. Eksportér det, I kan, før abonnementet nedgraderes eller opsiges, og gem eksporten med en beskrivelse af, hvordan den blev lavet. → Licensen er opsagt: data, der forsvinder i stilhed
Det, I ikke kan selv
Slack Connect-kanaler, hvor I deler kanal med en anden virksomhed, er særlige. Beskeder i en kanal, som den anden virksomhed ejer, ligger hos dem. I kan typisk se det, jeres medarbejdere har adgang til, men en fuld eksport kræver den anden parts medvirken.
Det samme gælder, hvis en medarbejder har skrevet med kolleger via et privat arbejdsområde eller en anden chattjeneste. Det ligger uden for jeres kontrol. → Skygge-IT: når data ligger i tjenester, IT ikke kender
Før sagen opstår
- ☐ Kend jeres abonnement og jeres eksportmuligheder.
- ☐ Sørg for, at ejeren af arbejdsområdet er en person, der bliver i virksomheden, og at der er en reserve.
- ☐ Tag stilling til opbevaring og sletning.
- ☐ Beslut, om brugere må slette og redigere beskeder.
- ☐ Skriv i jeres IT-politik, at Slack er virksomhedens system, og at beskeder kan blive gennemgået i en konkret sag.
- ☐ Gør det klart, at aftaler med kunder skal bekræftes på mail, ikke kun i Slack.
Medarbejdernes rettigheder
At kunne eksportere direkte beskeder betyder ikke, at I frit må læse dem. Direkte beskeder ligner private samtaler, og mange medarbejdere opfatter dem sådan. En gennemgang kræver et sagligt formål, en afgrænsning og at medarbejderne er orienteret. Tjek jeres IT-politik og eventuel kontrolaftale eller overenskomst. → Må vi læse Teams- og Slack-chats?
Hvem gør hvad
- Ejer af virksomheden · Beslutter abonnement og opbevaring
- Ejer af arbejdsområdet · Laver eksporter og ændrer indstillinger
- IT · Dokumenterer indstillinger og eksporter
- HR · Orienterer medarbejderne i IT-politikken
Det skal I lade være med
- At tage skærmbilleder af beskeder som eneste bevis. De mangler metadata og sammenhæng.
- At slette en fratrådt medarbejders konto. Deaktivér i stedet.
- At lade en medarbejder, der er part i sagen, lave eksporten.
- At ændre opbevaringsindstillinger uden at notere det.
Hvornår skal I have hjælp udefra
Få en IT-sagkyndig ind, hvis Slack-beskeder er centrale i en tvist, hvis I skal eksportere private kanaler eller direkte beskeder, eller hvis beskeder er slettet, og I skal finde ud af, hvad der kan genskabes. En sagkyndig kan lave en eksport, der kan efterprøves, og trække de relevante tråde ud i en form, advokaten kan bruge.
Læs også: Mit drev eller delte drev: hvem ejer filerne, når medarbejderen går? · Kundekontakt på WhatsApp og sms: virksomhedens data på private telefoner
→ Gennemgang af en medarbejders mailkonto · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
