Bruger jeres virksomhed Google Workspace, ligger de fleste digitale spor i Gmail, Drev, Chat og administrationskonsollens logs. Om de stadig findes, når en sag opstår, afhænger af et lille antal indstillinger og vaner. Denne tjekliste er skrevet til den, der administrerer Google Workspace i en mindre virksomhed, uanset om det er en intern medarbejder eller en ekstern leverandør. Gå den igennem nu, og gentag den en gang om året.
Den handler om, hvad I skal tjekke, og hvorfor det betyder noget. Den tekniske vejledning til de enkelte funktioner findes hos Google og på de tekniske sider.
→ Hvor længe gemmes data i Microsoft 365, Google og på telefoner?
Hvorfor beredskab og ikke reaktion
Når en sag opstår, er det første spørgsmål altid: Hvad har vi? Svaret afhænger af beslutninger, der blev truffet længe før. Hvis revisionsloggene kun gemmes i en begrænset periode, kan ældre handlinger ikke ses. Hvis fratrådte brugere slettes rutinemæssigt, er deres data væk. Hvis ingen ved, hvordan Vault bruges, går der dyrebar tid.
Beredskab betyder ikke, at I skal overvåge medarbejderne mere. Det betyder, at det, der allerede findes, ikke forsvinder ved et uheld.
Tjeklisten
1. Licens og Vault
- ☐ Hvilken licens har I, og er Vault inkluderet?
- ☐ Hvis ja: Er der nogen, der ved, hvordan man opretter en sag og et hold?
- ☐ Hvis nej: Er det et bevidst valg, og er det skrevet ned?
2. Opbevaringsregler
- ☐ Er der opbevaringsregler i Vault for mail, Drev og Chat?
- ☐ Sletter nogen af dem data automatisk efter kort tid?
- ☐ Er reglerne afstemt med jeres slettepolitik for persondata?
En regel, der sletter Chat efter få dage, kan være god for persondata, men dårlig for en sag om chikane eller en aftale indgået i en chat. Gør det til en bevidst afvejning.
3. Revisionslogs
- ☐ Ved I, hvor længe loggene i administrationskonsollen gemmes?
- ☐ Er der logs, som I eksporterer eller gemmer et andet sted for at bevare dem længere?
- ☐ Hvem har adgang til at se loggene?
Loggene viser logins, Drev-aktivitet, delinger, ændringer i Gmail-indstillinger og administratorhandlinger. De har en begrænset gemmetid, som kan variere mellem logtyperne.
4. Fratrådte brugere
- ☐ Er det fast praksis at suspendere i stedet for at slette, når der kan være en tvist?
- ☐ Spørger IT lederen eller HR, før en konto slettes?
- ☐ Overføres filer i Mit drev på en måde, der er dokumenteret?
→ Google Workspace: medarbejderen er stoppet
5. Deling
- ☐ Kan medarbejderne dele filer med alle, der har linket?
- ☐ Kan de dele med eksterne adresser uden begrænsning?
- ☐ Bruger I delte drev til fælles arbejde, så filerne ikke ligger i den enkeltes Mit drev?
Delte drev ejes af virksomheden, ikke af den enkelte medarbejder. Det gør det lettere at bevare filerne, når en medarbejder stopper. → Bevissikring af Google Drive og delte dokumenter
6. Videresendelse og tredjepartsapps
- ☐ Er automatisk videresendelse til eksterne adresser begrænset?
- ☐ Har I overblik over, hvilke tredjepartsapps medarbejderne har givet adgang til deres konto?
Videresendelsesregler og apps med adgang er typiske veje, data forlader virksomheden ad. De er også typiske spor i sager om overtagne konti.
7. Administratorer
- ☐ Hvem er superadministratorer, og er der mindst to?
- ☐ Har administratorerne totrinsbekræftelse?
- ☐ Bruger administratorerne separate konti til administration?
Hvis én person har alle rettigheder, og sagen handler om netop den person, står I svagt.
8. Telefoner og enheder
- ☐ Administrerer I firmatelefoner via Google?
- ☐ Er det klart, hvem der må fjernslette en enhed, og hvornår?
En fjernsletning er en god sikkerhedsforanstaltning ved tyveri. Men ved en fratrædelse i konflikt kan den fjerne spor. Beslut på forhånd, hvem der træffer den beslutning.
9. Chat, Meet og andre Google-tjenester
- ☐ Er historik i Google Chat slået til, så beskederne gemmes?
- ☐ Optages møder i Meet, og hvor havner optagelserne?
- ☐ Bruger medarbejderne andre Google-tjenester med virksomhedskontoen, for eksempel Kalender, Formularer eller Sites, som kan indeholde relevante oplysninger?
Chat-historik kan slås fra af brugerne i nogle opsætninger. Så forsvinder beskederne efter kort tid, og hverken Vault eller loggen kan hente dem tilbage. Beslut centralt, om historik skal være slået til, og om brugerne må ændre det. Det er en vigtig indstilling, hvis Chat bruges til aftaler med kolleger eller kunder.
Meet-optagelser gemmes typisk i Drev hos den, der startede optagelsen. Det betyder, at de følger reglerne for den persons Mit drev, også når personen stopper.
10. En plan for den første time
- ☐ Ved IT, hvem de skal ringe til, hvis ledelsen beder om at bevare data i en sag?
- ☐ Er der en kort beskrivelse af, hvordan et hold sættes, og hvordan logs eksporteres?
- ☐ Ved ledelsen, at IT ikke skal begynde at undersøge selv, men kun bevare?
En plan på en halv side er nok. Den sparer tid, når det haster, og den forhindrer, at nogen i god tro begynder at kigge i en medarbejders konto. → Minimumslogning: hvad bør være slået til?
Skriv det ned
Lav et kort notat med dato, der beskriver jeres opsætning: licens, Vault, opbevaringsregler, loggenes gemmetid og fratrædelsesprocedure. Notatet er nyttigt, hvis I senere skal forklare, hvorfor noget findes eller mangler. Det er også nyttigt for den næste, der overtager administrationen.
Bruger I både Google Workspace og Microsoft 365, for eksempel efter et opkøb, så tjek begge. → Bevisberedskab i Microsoft 365
Når tjeklisten er gået igennem
Tjeklisten afslører typisk et par ting, der skal rettes. Prioritér dem efter, hvor meget de koster at rette, og hvor meget de betyder. At stoppe rutinemæssig sletning af fratrådte brugere koster næsten intet. At skifte licens for at få Vault koster mere og kræver en beslutning i ledelsen. Tag de billige rettelser med det samme, og tag de dyre op som en samlet beslutning.
Hvem gør hvad
- IT eller leverandør · Går tjeklisten igennem og skriver notatet
- Leder eller ejer · Beslutter licens og gemmetider
- HR · Sikrer, at fratrædelser går gennem IT
- Økonomi · Tager bevissiden med i licensbeslutningen
Det skal I lade være med
- At øge logning og opbevaring uden at orientere medarbejderne. Logning skal have et sagligt formål og stå i IT-politikken. Tjek reglerne og eventuel kontrolaftale eller overenskomst.
- At ændre indstillinger midt i en verserende sag uden at notere det.
- At gå ud fra, at Google har en kopi. Det, der er slettet og udløbet, er som regel væk.
- At lade tjeklisten blive en engangsøvelse. Indstillinger ændrer sig, og nye medarbejdere kommer til.
Hvornår skal I have hjælp udefra
Tjeklisten kan klares internt. Få en IT-sagkyndig ind, hvis I allerede står med en sag, hvis I er i tvivl om, hvad der stadig kan sikres, eller hvis I vil have en uvildig vurdering af opsætningen, før I skal bruge den.
Læs også: Har I Google Vault? Hvad det betyder at have det, og at mangle det · Mit drev eller delte drev: hvem ejer filerne, når medarbejderen går?
→ Gennemgang af en medarbejders mailkonto · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
