Google Vault er det værktøj i Google Workspace, der kan bevare, søge i og eksportere mails, filer og chats, også når brugerne har slettet dem. Om I har Vault, afhænger af jeres licens. De billigste Workspace-licenser har det typisk ikke. Hvis I ikke har Vault, er det ikke en katastrofe, men det betyder, at I skal være mere forsigtige ved fratrædelser og hurtigere, når en sag opstår.
Artiklen er til ledere, IT og økonomi i virksomheder, der bruger Google Workspace. Den forklarer forskellen i praksis og hjælper jer med at beslutte, om I har brug for Vault.
Hvad Vault gør
Vault har tre hovedfunktioner, der betyder noget i en sag:
- Hold · Bevarer en brugers data, selv om brugeren sletter dem
- Opbevaringsregler · Bevarer eller sletter data efter faste regler for hele virksomheden
- Søgning og eksport · Finder relevante data og eksporterer dem i et format, der kan bruges i en sag
Vault giver også mulighed for at se, hvem der har søgt og eksporteret, så I kan dokumentere, hvad I har gjort.
→ Google Vault og revisionslogs i Google Workspace
Har I det?
Spørg jeres IT eller jeres Google-forhandler, hvilken licens I har, og om Vault er inkluderet. Som udgangspunkt er Vault med i de mellemste og højeste licensniveauer, men ikke i de billigste. Licensernes navne og indhold ændrer sig, så tjek det for jeres konkrete aftale.
Kan I logge ind på vault.google.com med en administratorkonto, har I det. Men det betyder ikke nødvendigvis, at der er sat regler eller hold op.
Når I har Vault
At have Vault er ikke det samme som at bruge det. Tjek:
- ☐ Er der opbevaringsregler, og hvad gør de? Sletter de noget automatisk?
- ☐ Ved IT, hvordan man opretter en sag og sætter et hold?
- ☐ Hvem har adgang til Vault, og er adgangen begrænset?
- ☐ Bliver Vault brugt ved fratrædelser, hvor der kan være uenighed?
Vault beskytter ikke mod alt. Hvis en bruger slettes, kan Vault-data forsvinde med kontoen. Derfor skal fratrådte brugere suspenderes eller arkiveres, ikke slettes, så længe der kan være en sag. → Google Workspace: medarbejderen er stoppet
Når I ikke har Vault
Uden Vault er der ingen central måde at bevare data på, hvis brugeren sletter dem. Det betyder:
- Slettede mails og filer kan kun gendannes i en kort periode, og kun hvis I handler hurtigt.
- Bevarelse kræver, at kontoen holdes i live. Suspendér fratrådte medarbejdere i stedet for at slette dem.
- Eksport er mere besværlig. I skal typisk bruge brugerens egen eksport eller administratorens eksportværktøjer, som ikke er lavet til sager.
- Revisionslogs i administrationskonsollen findes stadig, men med begrænset gemmetid.
Det er ikke umuligt at sikre beviser uden Vault. En IT-sagkyndig kan sikre en konto på andre måder. Men det kræver, at kontoen og dens data stadig findes. Det kræver også, at nogen opdager behovet i tide. Uden Vault er der ingen sikkerhedsnet, hvis en medarbejder sletter mails dagen før en sag bliver kendt. Derfor er det vigtigt, at ledere og HR ved, at de skal sige til tidligt, også ved en vag mistanke.
Typiske situationer, hvor forskellen mærkes
Det er lettest at forstå forskellen gennem nogle typiske situationer.
En sælger siger op og går til en konkurrent. Med Vault kan IT sætte et hold på sælgerens konto samme dag, og selv hvis sælgeren sletter mails i opsigelsesperioden, er de bevaret. Uden Vault er I afhængige af, at sælgeren ikke sletter, eller at I opdager det, mens slettede mails stadig kan gendannes.
En kunde påstår, at I har lovet en bestemt leveringstid. Med Vault kan I søge på tværs af alle relevante medarbejderes mails efter kundens navn i en bestemt periode og eksportere resultatet. Uden Vault skal hver enkelt medarbejder lede i sin egen postkasse, og det er svært at dokumentere, at søgningen var fuldstændig.
En medarbejder klager over chikane i Google Chat. Med Vault og en opbevaringsregel for Chat kan beskederne være bevaret, selv om afsenderen har slettet dem. Uden Vault kan de være væk, hvis de er slettet, eller hvis historik var slået fra. → Chikane mellem kolleger på Teams, Slack og sms
I alle tre tilfælde handler det ikke om at læse mere. Det handler om at kunne bevare og finde det relevante, når det er nødvendigt, og at kunne vise, hvordan man gjorde.
Sådan beslutter I
Overvej Vault, hvis I:
- har medarbejdere, der arbejder med kunder, priser eller forretningshemmeligheder,
- oplever, at medarbejdere går til konkurrenter,
- har haft tvister med kunder eller leverandører, hvor mails var centrale,
- har krav om opbevaring af bestemte dokumenter.
I nogle tilfælde kan det give mening kun at opgradere de brugere, hvor risikoen er størst. Spørg jeres forhandler, om licenser kan blandes, og hvad det betyder for Vault.
Uanset hvad I vælger, så skriv beslutningen ned. Det er bedre at have fravalgt Vault bevidst end at opdage manglen midt i en sag. → Licensniveau og beviser
Hvis en sag opstår, og I ikke har Vault
- Slet intet. Stop alle rutiner, der sletter konti eller data.
- Suspendér den relevante konto, hvis det er en fratrådt medarbejder.
- Eksportér revisionslogs fra administrationskonsollen, før de udløber.
- Ring til en IT-sagkyndig, der kan sikre kontoen.
- Overvej at opgradere licensen midlertidigt. Det kan give adgang til Vault fremadrettet, men det redder ikke data, der allerede er slettet.
Hvem gør hvad
- Leder: Beslutter, om virksomheden skal have Vault, og for hvem.
- IT: Opsætter regler, opretter sager og hold, og dokumenterer.
- Økonomi: Vurderer prisen og tager bevissiden med i licensbeslutningen.
- HR: Sørger for, at fratrædelser går gennem IT, før kontoen ændres.
Det skal I lade være med
- At sætte en opbevaringsregel, der sletter alt efter kort tid, uden at tænke over sager. Opbevaring skal afvejes mod reglerne om persondata.
- At give mange adgang til Vault. Vault kan søge i alles mails. Adgangen skal være begrænset og logget.
- At bruge Vault til at læse medarbejderes mails uden et sagligt formål og uden at have tjekket IT-politik og eventuel kontrolaftale.
- At tro, at Vault bevarer data for slettede brugere.
Hvornår skal I have hjælp udefra
Få en IT-sagkyndig ind, når Vault-data skal bruges i en tvist, når der er tvivl om, hvad Vault har bevaret, eller når I ikke har Vault og skal sikre en konto hurtigt. En korrekt eksport med dokumentation gør det lettere for advokaten at bruge materialet.
Læs også: Google Workspace: medarbejderen er stoppet, slet ikke kontoen endnu · Bevisberedskab i Google Workspace
→ Gennemgang af en medarbejders mailkonto · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
