En kollega banker på døren og fortæller, at en anden medarbejder kopierer kundelister. En kunde ringer og undrer sig over et tilbud fra en ny virksomhed. Eller der lander en anonym mail i direktørens indbakke. Den, der modtager oplysningen, skal gøre tre ting: lytte og notere præcist, sikre det materiale, der allerede er kommet ind, og give sagen videre til den rette person. Modtageren skal ikke selv begynde at undersøge.
Det lyder enkelt. Men de første timer efter en henvendelse er dem, hvor de fleste fejl sker: Oplysninger bliver husket forkert, beskeder bliver slettet, og mistanken bliver delt med for mange.
Hvorfor modtagelsen betyder så meget
En mistanke er ikke et bevis. Den kan være rigtig, forkert eller et forsøg på at skade en kollega. Netop derfor er det vigtigt, at den bliver taget imod på en ordentlig måde. Bliver sagen senere til en tvist, kan modparten spørge: Hvad blev der faktisk sagt? Hvem vidste hvad? Blev den anklagede medarbejder behandlet fair? Et godt notat fra første henvendelse kan besvare de spørgsmål.
En dårlig modtagelse kan også skade den, der henvender sig. Kollegaen, der fortæller noget, skal kunne regne med, at oplysningen bliver behandlet fortroligt, og at vedkommende ikke bliver udstillet.
Hvis I har en whistleblowerordning
Er I forpligtet til at have en whistleblowerordning, eller har I valgt at have en, skal henvendelser, der falder ind under den, behandles efter ordningens regler. Det gælder om tavshedspligt, frister og beskyttelse af den, der indberetter. Fortæl kollegaen om ordningen, hvis henvendelsen hører hjemme der, og følg ordningens procedure.
→ Whistleblowerordning og digitale beviser
Resten af artiklen handler om de henvendelser, der kommer uden for en ordning: til nærmeste leder, til HR eller til direktøren.
Når nogen fortæller det mundtligt
- Lyt uden at afbryde. Lad personen fortælle i sin egen rækkefølge. Stil først spørgsmål bagefter.
- Spørg til det konkrete. Hvad har du selv set eller hørt? Hvornår? Hvor? Har du noget skriftligt? Ved andre noget?
- Skelne mellem iagttagelse og gæt. “Jeg så vedkommende sætte en USB-nøgle i” er en iagttagelse. “Jeg tror, vedkommende stjæler kunder” er en vurdering. Begge noteres, men hver for sig.
- Lov ikke for meget. Sig, at I tager oplysningen alvorligt, og at den bliver behandlet fortroligt, men lov ikke, at der sker noget bestemt.
- Skriv et notat samme dag. Med dato, tid, hvem der fortalte, og hvad der blev sagt. Brug personens egne ord, hvor det er vigtigt.
- Bed personen om ikke at tale med andre. Både for at beskytte sagen og den, der er nævnt.
Når det kommer skriftligt
En mail, en sms, en besked på Teams eller et brev er allerede et stykke materiale, der kan få betydning. Behandl det sådan:
- ☐ Lad være med at slette, videresende til mange eller svare med det samme.
- ☐ Gem den oprindelige besked i jeres system. For en mail betyder det, at den bliver liggende i postkassen.
- ☐ Hvis I skal sende den videre til HR eller ledelsen, så gør det som vedhæftet fil eller ved at give adgang, ikke ved at kopiere teksten ind i en ny mail.
- ☐ Notér, hvornår beskeden kom, og hvem der har set den.
- ☐ Tag ikke kun et skærmbillede. Det mister de oplysninger, der kan vise, hvor beskeden kom fra.
→ Hvorfor skærmbilleder sjældent er nok
Er beskeden kommet til en privat telefon, for eksempel en sms til lederens eget nummer, så bed om, at den ikke slettes. Overvej sammen med jeres rådgiver, hvordan den bedst sikres.
Når afsenderen er anonym
Anonyme henvendelser er sværere. I kan ikke spørge ind, og I ved ikke, om afsenderen har en interesse i sagen. Alligevel kan oplysningerne være rigtige. Gør derfor følgende:
- Sikr henvendelsen uændret, også mailens tekniske oplysninger (headere), hvis den kom som mail.
- Lad være med at forsøge at finde ud af, hvem afsenderen er. Det er sjældent nødvendigt for at vurdere oplysningerne, og det kan være i strid med reglerne om beskyttelse af indberettere.
- Vurder oplysningerne på deres indhold: Er de konkrete? Kan de efterprøves i jeres egne systemer uden at krænke nogen?
- Svar ikke, medmindre I har aftalt det med jeres rådgiver.
→ Anonym indberetning: hvad kan I gøre?
Videre til den rette
Modtageren af en henvendelse er sjældent den rette til at undersøge den. Giv sagen videre til den, der efter jeres procedure ejer den, typisk HR eller direktøren. Er den, der er nævnt i henvendelsen, en leder over jer, så gå uden om vedkommende, til en anden i ledelsen eller til bestyrelsen.
Sammen beslutter I, om der skal ske noget, og hvad. Det første spørgsmål er ofte, om der er data, der kan forsvinde. Har medarbejderen sagt op, er der en fratrædelse på vej, eller kan der være automatisk sletning? Så skal der bevares data, før nogen taler med den, mistanken angår.
→ Mistanke mod en ansat: beslutningstræ
Hvem gør hvad
- Modtager · Lytter, noterer, sikrer det modtagne og giver videre
- HR eller direktør · Ejer sagen og beslutter næste skridt
- IT · Bevarer data på anmodning, men undersøger ikke på egen hånd
- Advokat · Rådgiver om persondata, ansættelsesret og whistleblowerregler
Det skal modtageren lade være med
- Selv kigge efter. Det er fristende at åbne medarbejderens mappe eller mail for at se, om det passer. Det kan krænke medarbejderen og ødelægge spor.
- Fortælle det videre til kolleger. Rygter kan skade en medarbejder, der viser sig at være uskyldig, og advare en, der ikke er. Det gælder også ægtefæller, venner i andre afdelinger og de kolleger, I normalt deler alt med.
- Konfrontere den nævnte. Først skal det vurderes, om der er data, der skal sikres.
- Love kildebeskyttelse, I ikke kan holde. Ender sagen i en tvist, kan det blive nødvendigt at oplyse, hvem der har sagt hvad.
- Afvise henvendelsen som sladder. Notér den, også selvom I ikke tror på den. Et notat om, at I har vurderet og lagt den til side, er bedre end ingenting.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Få hjælp, når mistanken er alvorlig, når den angår en leder eller en person med vide IT-adgange, eller når der er data, der hurtigt kan forsvinde. En advokat kan hjælpe med den juridiske ramme. En IT-sagkyndig kan bevare og sikre data, så det sker uden at advare nogen, og så sikringen senere kan efterprøves.
Uanset om sagen går videre eller ej, så gem notatet og det modtagne materiale et sted med begrænset adgang. Skriv også ned, hvad I besluttede, og hvorfor. Dukker en lignende henvendelse op senere, kan det være vigtigt at kunne se, hvordan den første blev håndteret.
Læs også: Kørselsregnskab og GPS-data, der ikke stemmer · Mistanken opstår fredag eftermiddag: hvad kan vente til mandag?
→ Undersøgelse af en medarbejders computer · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
