Økonomi opdager, at kørselsregnskabet for en firmabil eller en medarbejders egen bil ikke passer med de data, flådesystemet viser. Måske er der flere kilometer i regnskabet end i GPS’en, eller bilen er kørt i weekender, hvor den ikke burde. Før nogen drager konklusioner, skal I gøre to ting: sikre data hos flådeleverandøren, før de slettes, og afklare, om I må bruge dem til formålet. Det sidste er ofte det sværeste.
Første spørgsmål: hvad er GPS’en sat op til?
GPS i firmabiler er typisk installeret af et bestemt formål: flådestyring, ruteplanlægning, tyverisikring eller elektronisk kørebog. Det formål, der er oplyst til medarbejderne, afgør i høj grad, hvad dataene må bruges til. Har I oplyst, at systemet bruges til ruteplanlægning, er det ikke givet, at I må bruge det til at kontrollere kørselsregnskabet.
Find derfor frem til:
- ☐ Hvad står der i personalepolitikken eller bilpolitikken om GPS?
- ☐ Hvordan og hvornår er medarbejderne orienteret?
- ☐ Er der en kontrolaftale eller en overenskomst, der regulerer det?
- ☐ Kan medarbejderen slå privatkørsel til, så positioner skjules?
- ☐ Hvor længe gemmer flådeleverandøren data?
Svarene afgør, hvad I kan gøre. Tag dem med til HR og evt. advokat, før I går videre.
→ Hvad må arbejdsgiveren kontrollere?
Hvad gør I nu, i rækkefølge
- Beskriv uoverensstemmelsen. Hvilken bil, hvilke perioder, og hvad viser henholdsvis regnskabet og systemet? Skriv det sagligt.
- Kontakt flådeleverandøren skriftligt. Bed om, at data for den relevante bil og periode bevares, og spørg, hvordan de kan udleveres. Mange systemer sletter detaljerede positioner efter en fast periode.
- Eksportér det, I selv kan. Brug systemets egen eksportfunktion, og gem filen uændret. Notér, hvem der eksporterede, hvornår og med hvilke valg.
- Sikr kørselsregnskabet. Gem de indsendte regnskaber og eventuelle rettelser, og notér, hvornår de blev indsendt.
- Lad én person sammenholde data. Det bør ikke være den nærmeste leder, hvis vedkommende er part i en konflikt med medarbejderen.
- Hold samtalen. Fremlæg det, I har set, og hør forklaringen, før I beslutter noget.
Hvilke data kan flådesystemet levere?
- Ture med start, slut og kilometer · Hvornår og hvor langt bilen er kørt
- Positioner over tid · Ruten, hvis den er logget
- Tænding og motortimer · Hvornår bilen har været i brug
- Markering af privat og erhverv · Hvad føreren selv har registreret
- Førerid eller nøglebrik · Hvem der har kørt, hvis det bruges
Pas på med at forveksle bil og fører. Mange systemer ved kun, at bilen er kørt, ikke hvem der kørte den. Låner en ægtefælle bilen, eller deler flere kolleger den, kan data ikke uden videre knyttes til én person. Er der en førerid, skal I også tjekke, om den reelt bruges.
GPS-data kan også være upræcise. Signal kan forsvinde i tunneler og parkeringshuse, og kilometertal fra GPS og fra bilens kilometertæller er ikke altid ens. Det er ikke et tegn på snyd i sig selv.
→ Data fra biler og flådestyring som bevis
Andre kilder end GPS’en
Flådesystemet er ikke den eneste kilde. Ofte findes der andre data, som kan bekræfte eller svække billedet, og som I allerede har af andre grunde:
- Brændstof- og ladekort: Hvor og hvornår der er tanket eller ladet, og hvor meget.
- Bilens egen app: Nyere biler og elbiler sender data til producentens app, hvor kilometertal og ture kan ses. Hvem der har adgang til appen, skal I vide.
- Leasingselskabet: Kan have kilometeraflæsninger fra service og eftersyn.
- Bropenge og parkering: Abonnementer og apps registrerer passager og parkeringer.
- Kalender og kundebesøg: Viser, hvor medarbejderen skulle være.
Samme forbehold gælder her: Data er indsamlet til et bestemt formål, og I skal vurdere, om de må bruges til at kontrollere kørselsregnskabet. Sikr dem dog alligevel, hvis de er ved at blive slettet. Det er lettere at lade være med at bruge noget, der er sikret, end at finde det igen, når det er væk. Notér for hver kilde, hvem der har adgang, og hvem der har eksporteret dataene.
Hvem gør hvad
- Økonomi: opdager uoverensstemmelsen, samler regnskaber og bilag og beskriver tallene.
- HR: vurderer den ansættelsesretlige side og holder samtalen.
- Flådeansvarlig eller IT: kontakter leverandøren, eksporterer data og dokumenterer, hvordan det er gjort.
- Advokat: vurderer, om data må bruges, og hvad konsekvensen kan være.
- IT-sagkyndig: kan sikre og forklare data, hvis medarbejderen bestrider dem, eller sagen ender i en tvist.
Det skal I lade være med
- Slå privatkørselsfunktionen fra i hemmelighed. Det er en ændring af kontrollen, som medarbejderne skal orienteres om på forhånd.
- Følge bilen live for at “tage” medarbejderen. Det er en anden og mere indgribende form for kontrol.
- Installere en ekstra tracker. Heller ikke på en bil, virksomheden ejer, uden at det er afklaret med rådgiver.
- Bruge data fra en privat bil. Har medarbejderen sin egen bil med kørselsgodtgørelse, har I typisk ingen GPS-data, og I må ikke skaffe dem.
- Konfrontere, før data er sikret. Medarbejderen kan rette registreringer eller slette en kørebogsapp.
→ AirTags og GPS-trackere: dokumentér fundet, før du fjerner dem
Samtalen
Spørg åbent, før I viser data. Hvordan har medarbejderen ført regnskabet? Har andre kørt i bilen? Er der ture, der er glemt eller sat under forkert formål? Forklaringen kan være en sjusket kørebog snarere end bevidst snyd. Det er en anden sag med andre konsekvenser.
Skriv referat samme dag, og lad medarbejderen få det. Viser forklaringen, at regnskabet er forkert, men ikke bevidst, kan en korrektion og en tydeligere instruks være nok. Viser den noget alvorligere, skal advokaten med i den videre beslutning.
Husk også, at kørselsgodtgørelse og beskatning af fri bil har skattemæssige sider. Hvis regnskaberne har været forkerte i længere tid, kan det have betydning for virksomhedens egne indberetninger.
Forebyg næste gang
Skriv en klar bilpolitik, der siger, hvad GPS bruges til, hvor længe data gemmes, og hvordan privatkørsel registreres. Orientér medarbejderne, og få det kvitteret. Brug en elektronisk kørebog, hvis I vil kunne afstemme regnskabet, og sig det tydeligt. Så er der ingen tvivl om formålet, hvis en uoverensstemmelse opstår igen. Aftal også med flådeleverandøren, hvor længe data gemmes, og hvordan de udleveres, så I ikke skal forhandle om det midt i en sag.
→ Minimumslogning for mindre virksomheder
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Få hjælp, hvis beløbet er stort, hvis perioden er lang, eller hvis medarbejderen bestrider data. Det gælder også, hvis I er i tvivl om, hvorvidt dataene er ændret, eller hvis de skal bruges i en tvist. En IT-sagkyndig kan sikre data fra flådesystemet, forklare deres usikkerheder og lave en tidslinje, som advokaten kan bruge.
Læs også: Medarbejderen arbejder fra udlandet uden aftale · Mistanke fra en kollega, en kunde eller en anonym afsender: sådan tager I imod den
→ Undersøgelse af en medarbejders computer · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
