Når I får mistanke om illoyal adfærd hos en medarbejder, der stadig er ansat, er fristelsen at handle med det samme: kalde til et møde, spørge direkte eller sende vedkommende hjem. I de fleste sager er det bedste første skridt i stedet at sikre data, mens medarbejderen endnu ikke ved noget, og først derefter beslutte, hvad der skal ske med ansættelsen. Beslutningstræet nedenfor hjælper jer med at tage valgene i den rigtige rækkefølge.
Situationen er en anden end, når medarbejderen allerede er stoppet. Så er det for sent at undgå at advare, og fokus er på at redde det, der er tilbage.
→ Medarbejderen er stoppet: de første 48 timer
Spørgsmål 1: Hvad bygger mistanken på?
Skriv det ned, før I gør noget andet. Hvad har I set, hørt eller fået at vide? Hvornår? Af hvem?
- Konkrete iagttagelser (en kunde fortæller om et tilbud, en log viser en stor download, en kollega har set noget): gå videre til spørgsmål 2.
- Rygter eller en mavefornemmelse: saml ikke mere ind på egen hånd. Notér det, hold øje med konkrete tegn, og tal eventuelt med en advokat om, hvad I lovligt kan gøre.
Det skriftlige notat er vigtigt. Det viser senere, hvad I vidste hvornår, og hvorfor I handlede, som I gjorde.
Spørgsmål 2: Kan data forsvinde, hvis medarbejderen opdager det?
Næsten altid ja. Mails kan slettes, filer kan flyttes, chats kan ryddes, og en computer kan nulstilles. Men det er værd at overveje, hvor stor risikoen er:
- Høj risiko (medarbejderen har administratorrettigheder, arbejder meget på egen enhed eller har allerede sagt op): sikr først, og hold kredsen meget lille. Gå til spørgsmål 3.
- Lav risiko (data ligger i systemer, medarbejderen ikke kan ændre, og loggen gemmes længe): I har lidt mere tid, men brug den til at planlægge, ikke til at vente.
Uanset hvad: bed IT om at slå bevarelse til på medarbejderens postkasse og OneDrive, så intet kan slettes endeligt. Det kan gøres uden, at medarbejderen ser det.
→ Undgå at advare den, sagen handler om
Spørgsmål 3: Hvem skal vide det?
Hold kredsen lille. Typisk én leder, der ejer sagen, en fra HR, en advokat og den person i IT, der skal udføre bevarelsen. Er IT tæt på medarbejderen, eller er medarbejderen selv i IT, skal sikringen ske udefra.
→ Intern undersøgelse: hvem skal vide hvad, og hvornår?
Spørgsmål 4: Skal der sikres nu?
- Data kan forsvinde, og mistanken er konkret · Sikr nu, før nogen siger noget
- Data er bevaret i systemerne, og mistanken er konkret · Planlæg sikringen og samtalen sammen
- Mistanken er løs · Notér og hold øje, sikr ikke bredt
Sikring betyder at tage en kopi, ikke at undersøge. En forensisk kopi af en computer eller en eksport af en postkasse kan laves, uden at nogen læser indholdet. Gennemgangen kan vente, til I har besluttet, at den er nødvendig og lovlig.
→ Beslutningstræ: skal vi sikre data nu, eller kan det vente?
Spørgsmål 5: Hvad sker der med ansættelsen?
Først nu tager I stilling til medarbejderen. Typiske muligheder:
- Fortsat ansættelse, mens der undersøges. Medarbejderen ved intet, og I undersøger videre. Det kræver, at I kan holde sagen fortrolig, og at I har styr på adgangene.
- Samtale. Medarbejderen får mulighed for at forklare sig. Det sker først, når det vigtigste er sikret.
- Fritstilling. Medarbejderen sendes hjem. Adgange, udstyr og sikring skal ske i den rigtige rækkefølge, samme dag.
- Afskedigelse eller bortvisning. Det er en juridisk beslutning, som kræver dokumentation. Den skal ligge klar, før beslutningen tages.
→ Fritstilling: den rigtige rækkefølge
Det samlede træ i kort form
- Skriv mistanken ned.
- Er den konkret? Hvis nej: notér og hold øje. Hvis ja: fortsæt.
- Slå bevarelse til i systemerne.
- Hold kredsen lille.
- Kan data forsvinde? Hvis ja: sikr nu. Hvis nej: planlæg sikringen.
- Tal med advokaten om ansættelsen.
- Samtale, fritstilling eller afsked, i den rækkefølge advokaten anbefaler.
- Gennemgang af de sikrede data, afgrænset og dokumenteret.
Imens: hverdagen skal fortsætte
Mens I sikrer og planlægger, skal medarbejderen som regel fortsætte sit arbejde som normalt. Det er svært for den leder, der kender til mistanken. Hold tonen og opgaverne, som de plejer, og undgå pludselige ændringer i adgange eller ansvar, som kan vække opmærksomhed. Ændringer, der er nødvendige for at beskytte data, skal planlægges, så de falder naturligt eller sker samtidig med samtalen.
Er der risiko for, at skaden vokser, mens I venter, for eksempel fordi kunder bliver kontaktet, så skal det med i vurderingen. Så kan det være rigtigt at handle hurtigere, også selvom ikke alt er sikret.
Det må I ikke gøre
- Konfrontere først. Det er den mest almindelige fejl. En samtale, før data er sikret, er en advarsel.
- Undersøge på egen hånd. Lederen, der kigger i medarbejderens mail en sen aften, kan ødelægge både beviserne og sagen. Kontrol af medarbejdere skal ske efter reglerne, jeres IT-politik og eventuel kontrolaftale.
- Lade IT lede efter noget. IT skal bevare, ikke undersøge.
- Fortælle det til flere end nødvendigt. Rygter spreder sig, og de kan også skade en medarbejder, der viser sig at være uskyldig.
- Skrive vurderinger i mails. Skriv fakta, ikke konklusioner. Alt, I skriver, kan blive læst af medarbejderen eller en dommer senere.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Tidligt. En advokat skal ind, før der tages beslutninger om ansættelsen. En uvildig IT-sagkyndig skal ind, når der skal sikres, især hvis medarbejderen har tætte bånd til IT eller selv har administratorrettigheder. En sikring, der er lavet af en uvildig part, er sværere at anfægte senere.
Hvis det haster, fordi I tror, at medarbejderen er ved at slette eller tage data med, så sig det tydeligt, når I ringer. Hastesager koster ekstra. → Pris og tilbud
Når mistanken viser sig at være forkert
Det sker, og det skal I være forberedt på. Har I sikret i stilhed, holdt kredsen lille og skrevet fakta i stedet for konklusioner, kan sagen lukkes uden at have skadet medarbejderen. Det er en god grund mere til at gå forsigtigt frem. En forhastet konfrontation kan skade tilliden varigt, også når mistanken viser sig at være grundløs, og den kan i sig selv blive begyndelsen på en ny tvist. Notér, at sagen er lukket, hvorfor, og hvad der skal ske med de sikrede data. De skal ikke ligge længere end nødvendigt.
Behandl også de kolleger, der har bragt mistanken frem, ordentligt. De har handlet i god tro, og de skal kunne gøre det igen næste gang.
Læs også: Fortrolighedsaftaler og NDA-brud · Kan vi se, om en medarbejder har kopieret filer?
→ Undersøgelse af en medarbejders computer · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
