En fortrolighedsaftale (NDA) er kun så stærk som jeres mulighed for at vise et brud. Når I har mistanke om, at en samarbejdspartner, en tidligere medarbejder eller en potentiel køber har brugt eller delt fortrolige oplysninger, skal I kunne vise tre ting: hvad der var fortroligt, at modparten fik det, og at det er brugt eller delt i strid med aftalen.
Hvad gør I nu?
- Stop op, før I kontakter modparten. En hurtig mail med en anklage kan få modparten til at rydde op.
- Find aftalen frem og læs, hvad den faktisk dækker, hvor længe den gælder, og hvem der er part i den.
- Lav en liste over de oplysninger, der blev delt, og hvornår.
- Sikr jeres egne spor: mails, delingslinks, logs og datarum. Logs forsvinder først.
- Dokumentér det, I kan se offentligt hos modparten, med dato og tidspunkt.
- Inddrag advokaten, før I svarer, skriver eller truer med noget.
Rækkefølgen er vigtig. Det, I selv har i jeres systemer, kan I sikre i ro og mag, så længe I ikke har sat noget i gang, der får modparten til at ændre adfærd.
De tre ting, I skal kunne vise
- Hvad var fortroligt? · Aftalen, og dokumentation for hvilke oplysninger der var omfattet
- At modparten fik det · Mails, delte mapper, datarum, mødereferater
- At det er brugt eller delt · Spor hos tredjemand, markedsføring, produkter, beskeder
Den juridiske vurdering af, om der er tale om et brud, er advokatens.
Hvad var fortroligt?
- Den underskrevne aftale og eventuelle bilag
- Oversigt over de dokumenter og oplysninger, der blev delt
- Mærkning af dokumenter som fortrolige
- Versioner af dokumenterne, så det kan vises, hvordan de så ud → Word og Excel som bevis
At modparten fik det
Her ligger sporene typisk i jeres egne systemer:
- Mails med vedhæftede filer, gemt som originaler → Gem en mail som bevis
- Delte mapper og links i OneDrive, SharePoint, Google Drive eller Dropbox, med logs over adgang og download → Bevissikring af Dropbox og cloudlagre
- Virtuelle datarum ved virksomhedshandler, som ofte logger, hvem der har set og downloadet hvad
- Mødeindkaldelser og præsentationer fra møder, hvor oplysningerne blev vist
Logs har ofte begrænset opbevaringstid. Sikr dem hurtigt. → Revisionslog i Microsoft 365
At det er brugt eller delt
Det er ofte det sværeste at vise, fordi sporene ligger hos modparten:
- Markedsføring, hjemmesider eller produkter, der ligner jeres oplysninger påfaldende → Gem en webside som dokumentation
- Kunder eller partnere, der fortæller, hvad de har fået at vide
- Opslag på sociale medier → Dokumentér opslag på sociale medier
Data hos modparten kan kræve juridiske skridt, for eksempel editionsbegæring eller fogedretlig bevissikring. → Fogedretlig bevissikring
Spor i delte dokumenter
Dokumenter kan i sig selv give spor, når de dukker op andre steder: metadata, skjulte kommentarer, interne filnavne eller formuleringer, der går igen. Nogle virksomheder bruger vandmærker eller unikke versioner til forskellige modtagere for at kunne spore lækager.
Tidslinjen
En tidslinje binder beviserne sammen: hvornår blev oplysningerne delt, hvornår begyndte modparten at bruge dem? → Tidsstempler og tidszoner
Hvem gør hvad?
- Ledelsen beslutter, om sagen skal forfølges, og holder kredsen af indviede lille.
- Den, der havde kontakten til modparten, typisk en projektleder eller en fra ledelsen, beskriver forløbet og peger på relevante møder og mails.
- IT eksporterer logs fra delte mapper og datarum og sætter hold på relevante postkasser, uden at åbne og sortere i indholdet.
- Advokaten vurderer aftalen og de juridiske muligheder.
- En IT-sagkyndig sikrer og analyserer, når sagen kan ende i retten eller i voldgift.
Hvad I ikke skal gøre
- Lad være med at “teste” modparten med falske oplysninger eller lokkemails uden at have talt med advokaten.
- Log ikke ind på modpartens systemer, heller ikke med en adgang, I tilfældigvis stadig har. Det kan skabe en helt ny sag mod jer selv.
- Slet ikke delingslinks eller adgange, før logs over brugen er eksporteret. Når et link slettes, kan sporene forsvinde med det.
- Ret ikke i de delte dokumenter. Den version, der blev delt, skal kunne fremlægges uændret.
Når modparten er en tidligere medarbejder
Har en medarbejder skrevet under på en fortrolighedsaftale og er stoppet, ligger mange af sporene i jeres egne systemer: mails sendt til private adresser, filer kopieret til USB-nøgler eller cloudlagre og download fra delte mapper i dagene før fratrædelsen. Sikr computer og konti, før de nulstilles. → Medarbejderen er stoppet: 48 timer
Her gælder reglerne om kontrol med medarbejdere og persondata, også efter fratrædelsen. Tjek dem, og en eventuel kontrolaftale eller overenskomst, med jeres advokat, før indholdet gennemgås. → Forretningshemmeligheder
Tjekliste
- ☐ Aftalen og bilag er fundet frem
- ☐ Delte dokumenter er gemt i de versioner, der blev delt
- ☐ Mails og logs over deling er sikret
- ☐ Logs fra datarum eller delte mapper er eksporteret
- ☐ Spor af brug hos modparten er dokumenteret
- ☐ Advokat er inddraget
Forebyg næste gang
Det er lettere at vise et brud, når delingen er tilrettelagt fra start:
- Del fortrolige dokumenter via et datarum eller en delt mappe med log, ikke som vedhæftede filer.
- Giv adgang til navngivne personer, ikke til et åbent link.
- Mærk dokumenterne som fortrolige, og hold en liste over, hvad der er delt med hvem.
- Sæt en udløbsdato på adgangen, og eksportér loggen, før adgangen lukkes.
- Gem den underskrevne aftale et sted, hvor den kan findes om fem år.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Kan sagen ende i retten eller ved voldgift, eller handler det om oplysninger af stor værdi, bør sikringen ske ved en IT-sagkyndig. Det gælder især, når der skal sikres computere og telefoner, når logs skal eksporteres fra flere systemer, eller når modparten bestrider, at et dokument er det samme som det, I delte. Den sagkyndige kan også sammenligne dokumenter og metadata og beskrive, hvad sporene viser, og hvad de ikke viser.
Haster det, fordi logs er ved at udløbe, eller fordi modparten er ved at lancere noget, så sig det med det samme. Hastesager koster ekstra, se pris og tilbud.
Uanset hvem der hjælper jer, er det jeres egen forberedelse, der afgør meget: en fundet aftale, en liste over det delte og eksporterede logs giver den sagkyndige og advokaten et solidt udgangspunkt. Begynd der, mens I overvejer næste skridt.
Næste skridt
- Beslutningstræ: mistanke mod en medarbejder, der stadig er ansat
- Kan vi se, om en medarbejder har kopieret filer?
- Medarbejderen har sendt filer til sin private mail
- Medarbejderen driver en konkurrerende virksomhed ved siden af
Læs også: Mistanke om, at en medarbejder sender kunder videre · Beslutningstræ: mistanke mod en medarbejder, der stadig er ansat
→ Undersøgelse af en medarbejders computer · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
