I har fået mistanke om, at en medarbejder har startet en virksomhed, der konkurrerer med jeres. Måske har en kunde nævnt et nyt firmanavn, eller en kollega har set en hjemmeside. Det vigtigste er at dokumentere det, der allerede er offentligt, og at sikre sporene i jeres egne systemer, før medarbejderen får at vide, at I ved noget. En konfrontation, før det er sket, giver medarbejderen mulighed for at slette, ændre og forklare væk.
Om det er i strid med ansættelsen at drive en konkurrerende virksomhed, og hvad det kan få af følger, er en juridisk vurdering, som afhænger af kontrakten og omstændighederne. Den side er beskrevet for advokater på søstersitet. Her handler det om, hvad ledelsen gør i praksis.
→ Illoyalitet under ansættelsen: bijob og konkurrerende virksomhed
Trin 1: Skriv mistanken ned
Før I går i gang, så skriv ned, hvad der har givet mistanken, hvornår og fra hvem. Hold det sagligt. “En kunde fortalte den 12. maj, at de havde fået et tilbud fra et firma med medarbejderens navn” er brugbart. “Vi tror, at medarbejderen stjæler vores kunder” er det ikke.
Trin 2: Dokumentér de offentlige kilder
Meget kan findes uden at gå ind i noget, der er privat:
- CVR-registeret. Hvem er registreret som ejer, direktør eller stifter? Hvornår er virksomheden registreret? Hvilken branchekode og adresse?
- Hjemmesiden. Hvad tilbydes? Hvem står som kontaktperson? Hvornår er domænet registreret?
- Sociale medier. Virksomhedens side, opslag, anmeldelser. Medarbejderens offentlige profil på LinkedIn.
- Annoncer og markedspladser. Er ydelserne annonceret på nettet?
Gem det korrekt. Et skærmbillede kan være et udgangspunkt, men en webside skal helst gemmes, så adresse, dato og indhold kan dokumenteres. Websider ændres og slettes hurtigt, når en sag begynder.
→ Sådan gemmer du en webside som dokumentation
Opret ikke falske profiler, og kontakt ikke virksomheden under falsk navn for at få et tilbud. Det kan skabe problemer for jer og svække jeres sag.
Trin 3: Sikr sporene i jeres egne systemer
Driver medarbejderen en konkurrerende virksomhed, er der ofte spor i jeres systemer:
- mails til eller fra den nye virksomhed eller dens kunder,
- dokumenter, tilbud eller prislister, der er sendt til private adresser,
- eksporter fra CRM,
- brug af jeres udstyr, tid eller software til den anden virksomhed.
Bed IT bevare medarbejderens postkasse og OneDrive og gemme revisionsloggen. IT skal ikke lede. Gennemgangen skal ske senere, afgrænset og efter advokatens vejledning, og helst af en uvildig part.
Typiske spor i jeres egne systemer
Det er sjældent én mail, der afgør sagen. Det er mønstret. Typiske tegn, som en senere gennemgang kan se efter, er:
- mails sendt til private adresser med tilbud, kalkulationer eller kundelister,
- kalenderaftaler med kunder, der ikke er registreret i CRM,
- dokumenter oprettet på jeres computer med den anden virksomheds navn eller logo,
- telefonsamtaler eller sms’er fra firmatelefonen til kunder, der senere er gået over til den nye virksomhed,
- brug af jeres software, licenser eller skabeloner til den anden virksomhed.
Listen er ikke en opfordring til selv at lede. Den viser, hvorfor det er vigtigt at bevare postkasse, kalender, OneDrive, firmatelefon og log, før der sker noget. Det er netop de kilder, der forsvinder, når en medarbejder bliver advaret.
Tidspunkterne betyder meget
I en sag om konkurrerende virksomhed er det ofte tidspunkterne, der bliver afgørende. Hvornår blev virksomheden registreret? Hvornår blev domænet købt? Hvornår blev de første kunder kontaktet? Og hvornår skete det i forhold til medarbejderens arbejdstid og ansættelse?
Notér derfor datoer for alt, I finder i de offentlige kilder, og bed IT bevare data for en periode, der går et godt stykke tid tilbage før mistanken opstod. Det er lettere at afgrænse bagefter end at finde data, der er udløbet.
Trin 4: Hold kredsen lille
Kun dem, der har en opgave, skal vide det. Typisk én leder, HR, advokaten og den person i IT, der skal bevare. Er medarbejderen populær eller har tætte kolleger, er risikoen for, at det slipper ud, større.
→ Undgå at advare den, sagen handler om
Overvej også, hvem der har kontakten til de kunder, der kan være berørt. Skal den kontakt fortsætte som normalt, mens sagen står på, så aftal med den pågældende sælger eller leder, at der ikke ændres noget, og at mistanken ikke nævnes over for kunderne.
Trin 5: Tal med advokaten, før I gør noget over for medarbejderen
Advokaten vurderer, om der er tale om et brud på ansættelsen, hvad der skal til for at dokumentere det, og hvad der er den rigtige reaktion: en samtale, en advarsel, en fritstilling eller mere.
Hvem gør hvad?
- Leder · Skriver mistanken ned og ejer sagen
- HR · Finder kontrakt, klausuler og eventuel aftale om bibeskæftigelse
- IT · Bevarer postkasse, OneDrive og log
- Advokat · Vurderer grundlaget og næste skridt
- IT-sagkyndig · Sikrer og gennemgår data afgrænset
Det må I ikke gøre
- Konfrontere medarbejderen med det samme. Så kan hjemmesider, opslag og mails nå at forsvinde.
- Lede i medarbejderens mail på egen hånd. Kontrol skal ske efter reglerne, jeres IT-politik og en eventuel kontrolaftale.
- Logge ind på den nye virksomheds systemer eller medarbejderens private konti. Det gælder også, hvis adgangskoden er gemt på arbejdscomputeren.
- Kontakte kunder om mistanken. Det kan skade jeres kunderelationer og få betydning for en eventuel sag. Tal med advokaten først.
- Skrive konklusioner i mails. Skriv fakta. Alt, I skriver, kan blive læst senere.
Når bibeskæftigelsen er godkendt
Nogle medarbejdere har fået lov til at have en virksomhed ved siden af. Så er spørgsmålet, om den har bevæget sig ind på jeres område. Find aftalen frem, og se, hvad der står om branche, kunder og brug af jeres ressourcer. Det er udgangspunktet for vurderingen.
Er det ikke konkurrence, men et bijob i arbejdstiden, er vinklen en anden.
→ Mistanke om bijob i arbejdstiden
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Når mistanken er konkret, og der er tegn på, at kunder, tilbud eller materiale fra jeres virksomhed bliver brugt. En uvildig IT-sagkyndig kan sikre postkasse, computer og log, så de kan bruges, og dokumentere offentlige kilder på en måde, der holder. Er der tegn på, at medarbejderen er ved at slette spor, så sig det tydeligt. Hastesager koster ekstra. → Pris og tilbud
Rækkefølgen er det hele
Sager om konkurrerende virksomhed vindes eller tabes ofte på rækkefølgen. Det offentlige først, så jeres egne systemer, så advokaten, og først derefter medarbejderen. Den rækkefølge, og beslutningerne undervejs, er beskrevet mere generelt i beslutningstræet.
→ Beslutningstræ: mistanke mod en medarbejder, der stadig er ansat
Læs også: Medarbejderen har sendt filer til sin private mail · Mistanke om bijob i arbejdstiden: hvad må vi undersøge?
→ Undersøgelse af en medarbejders computer · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
