I har opdaget, at en medarbejder har sendt filer fra arbejdsmailen til sin private mailadresse. Det kan være et tilbud, en kundeliste eller en mappe med tegninger. Første skridt er at bevare mailen og sporene i jeres mailsystem, før nogen kontakter medarbejderen. Andet skridt er at tale med en advokat om, hvad der skal ske. Det, I absolut ikke skal gøre, er at skrive til den private mailadresse og bede om, at filerne slettes, før sporene er sikret.
Mails til private adresser er en af de mest almindelige veje, data forlader en virksomhed, og ofte er forklaringen uskyldig: medarbejderen ville arbejde hjemme eller printe noget. Men når det sker kort før en opsigelse, eller når det drejer sig om følsomt materiale, skal det tages alvorligt.
Hvordan opdager man det?
Typisk på en af disse måder:
- En kollega eller en leder ser det tilfældigt, for eksempel i en mailtråd.
- Et værktøj til beskyttelse mod datalæk giver en alarm.
- IT ser en videresendelsesregel i postkassen.
- Mistanken opstår af andre grunde, og en søgning i meddelelsessporingen viser mails til en privat adresse.
Uanset hvordan I har opdaget det, så skriv det ned: hvem så hvad, hvornår, og hvad der blev gjort. Notatet er grundlaget for alt det, der kommer bagefter, og det er svært at skrive præcist, når der er gået nogle uger.
Hvad gør I nu?
- Bevar postkassen. Bed IT slå bevarelse eller litigation hold til på medarbejderens postkasse, så mails ikke kan slettes endeligt, heller ikke af medarbejderen selv.
- Gem meddelelsessporingen. Microsoft 365 og Google Workspace kan vise afsendte mails i en periode. Bed IT eksportere sporingen for den relevante periode nu, før den udløber. Tjek, hvor langt tilbage jeres opsætning kan gå.
- Tjek for videresendelsesregler. Er der en regel, der automatisk sender mails til en privat adresse? Dokumentér den med skærmbillede og eksport, før den slås fra.
- Lad mailen ligge. Flyt den ikke, videresend den ikke rundt internt, og slet den ikke.
- Tal med advokaten. Om, hvad der skal ske med medarbejderen, og hvordan I får materialet tilbage.
→ Videresendelsesregler i mailen: tjek dem, før I gør noget andet
Det må I ikke gøre
Skriv ikke til den private mail og bed om sletning. Det er den mest almindelige fejl, og den er forståelig. Man vil gerne have materialet væk hurtigt. Men en sletning i den private postkasse fjerner netop det, der viser, hvad medarbejderen har modtaget, og om det er sendt videre. Når den er slettet, kan det ofte ikke genskabes uden juridiske skridt, og måske slet ikke. Vent, til advokaten har vurderet, hvordan materialet skal leveres tilbage, og hvordan sletningen skal dokumenteres.
Andre fejl:
- Konfrontere medarbejderen, før postkassen er bevaret. Medarbejderen kan slette mails i arbejdspostkassen, og selvom de kan genskabes i en periode, er det en unødig risiko.
- Videresende mailen til ledelsen som bevis. Det skaber kopier med nye tidsstempler. Gem den originale mail, eller lad IT eksportere den.
- Logge ind på medarbejderens private mail. Selv hvis adgangskoden er gemt på arbejdscomputeren. Det er en privat konto.
- Overreagere på en enkelt mail. Én mail med en præsentation til egen adresse kan have en helt almindelig forklaring. Se på mønster, mængde og tidspunkt, før I drager konklusioner.
Hvad mailsystemet kan vise
Meddelelsessporingen viser typisk afsender, modtager, emne, tidspunkt og størrelse for hver mail. Den viser ikke altid indholdet eller vedhæftningerne. Indholdet ligger i postkassen, i mappen “Sendt post”, eller i bevarelsen, hvis mailen er slettet.
Det betyder, at I ofte kan se, at en mail er sendt, før I kan se, hvad den indeholdt. Det er nok til at bevare og tale med advokaten. Selve gennemgangen af indholdet skal ske afgrænset og dokumenteret, helst af en uvildig part.
Vær også opmærksom på, at mails kan være sendt fra andre steder end arbejdscomputeren, for eksempel fra mailappen på en telefon. Sporingen i mailsystemet viser dem alligevel, fordi de går gennem jeres server. Det er en af grundene til, at mailsystemet ofte er det stærkeste spor.
Når forklaringen er uskyldig
Mange medarbejdere har sendt filer til sig selv for at arbejde hjemme, fordi det var det nemmeste. Er det sket åbent, i begrænset omfang og uden for en opsigelsesperiode, er det ofte et spørgsmål om at stramme reglerne, ikke om en sag. Tag en saglig samtale, når sporene er bevaret, og skriv ned, hvad der blev aftalt. Bed om, at materialet slettes fra den private postkasse, og få det bekræftet skriftligt.
Hvem gør hvad?
- Leder · Beslutter næste skridt og inddrager advokat
- HR · Tjekker IT-politik, kontrakt og hvad medarbejderen er orienteret om
- IT · Bevarer postkassen, eksporterer sporingen og dokumenterer regler
- Advokat · Vurderer kontakt til medarbejderen og krav om tilbagelevering
Gem mailen korrekt
En mail, der skal bruges som dokumentation, skal gemmes, så dens oplysninger om afsender, modtager og tidspunkt er intakte. Et skærmbillede er ikke nok. Det bedste er en eksport foretaget af IT eller en IT-sagkyndig, med mailens fulde header.
→ Sådan gemmer du en mail korrekt som bevis
IT-politikken og reglerne for kontrol
Om I må søge i meddelelsessporingen for en bestemt medarbejder, afhænger af jeres IT-politik, hvad medarbejderne er orienteret om, og eventuelt overenskomst og kontrolaftale. Står det i politikken, at mails til private adresser ikke er tilladt, eller at mailtrafikken logges, er det lettere. Tjek jeres egne regler, og tal med advokaten, før I søger bredt.
Hvad nu med materialet hos medarbejderen?
Når mailen er sendt, ligger filerne i medarbejderens private postkasse. Virksomheden kan ikke selv hente dem. Hvad der kan gøres, afhænger af sagen, og om medarbejderen vil medvirke. Det er advokatens område. Den juridiske side af sagen, når medarbejderen er fratrådt, er beskrevet for advokater på søstersitet.
→ Fratrådt medarbejder har taget data: bevisvejen for advokaten
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Kontakt en IT-sagkyndig, hvis der er tale om mange mails, følsomt materiale, eller hvis medarbejderen er på vej til en konkurrent. Den sagkyndige kan sikre postkassen og sporingen og undersøge, om der også er brugt andre veje, for eksempel USB eller cloud.
Forebyg det næste gang
Det mest effektive skridt er at blokere automatisk videresendelse til eksterne adresser og at skrive tydeligt i IT-politikken, at arbejdsmateriale ikke må sendes til private adresser. Det fjerner ikke risikoen, men det gør det lettere at se, når reglen brydes, og det fjerner tvivlen om, hvad der var tilladt.
→ Blokér videresendelse til private adresser
Læs også: USB, privat mail eller cloud: de tre veje, data forlader virksomheden · Medarbejderen driver en konkurrerende virksomhed ved siden af
→ Undersøgelse af en medarbejders computer · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
