En kalkulator eller projektleder er stoppet, og pludselig byder en konkurrent på de samme opgaver med priser, der ligner jeres til forveksling. Det første, I skal gøre, er at sikre sporene i jeres egne systemer: fildrev, mail, kalkulationsprogram og adgangen til projektwebs. Undersøg ikke selv, og konfrontér ingen, før sporene er sikret.
Artiklen er til ejere og projektchefer i entreprenør- og håndværksvirksomheder og rådgivende ingeniørfirmaer. Den handler om kalkulationer, tilbud og projektadgange. Tvister om selve bygningsmodellen og ændringer i den er en mere teknisk sag. → BIM, CAD og modelhistorik som bevis
Hvad er det, der er værdifuldt
I byggeriet ligger meget af virksomhedens erfaring i tal:
- Kalkulationer med enhedspriser, tidsforbrug og avancer, ofte samlet over mange år.
- Tilbudsmateriale, herunder tilbudslister, forbehold og prisbilag.
- Leverandør- og underentreprenøraftaler med rabatter og vilkår.
- Projektmapper med tegninger, beskrivelser og korrespondance.
- Adgange til projektwebs og udbudsportaler, hvor bygherren deler materiale.
Kalkulationer ligger ofte i regneark eller i et kalkulationsprogram på en lokal computer eller et fælles drev. De er lette at kopiere, og ingen opdager det i hverdagen.
Hvad gør I nu, i rækkefølge
- Spær kontoen, men slet intet. Mail, filer og adgang til kalkulationsprogrammet bevares, som de er. → Offboarding uden at miste beviser
- Tag computeren ud af brug. Kalkulatorens computer må ikke geninstalleres eller gives til en ny medarbejder. Den kan indeholde spor af kopiering til USB-nøgler eller private cloudtjenester.
- Sikr logs fra fildrev og mail. Bed IT eller jeres IT-leverandør hente revisionsloggen for de sidste måneder, før den udløber.
- Luk adgangene til projektwebs og udbudsportaler. Mange af dem er personlige adgange oprettet af bygherren eller rådgiveren. Bed om, at de bliver lukket, og bed samtidig om en oversigt over medarbejderens aktivitet, hvis portalen logger det.
- Skriv et notat. Hvilke tilbud har konkurrenten vundet, hvorfor tror I, at jeres tal er brugt, og hvornår opstod mistanken? Gem kopier af de tilbud, I kender fra konkurrenten, hvis I lovligt har adgang til dem.
- Kontakt jeres advokat før kontakt til medarbejderen eller konkurrenten.
Hvis medarbejderen stadig er i opsigelsesperioden
Mange kalkulatorer og projektledere siger op med flere måneders varsel og arbejder videre på igangværende tilbud. Det er her, risikoen er størst, og det er her, det er sværest at handle uden at skabe uro.
Overvej sammen med advokaten, om medarbejderen skal fritstilles, og i hvilken rækkefølge tingene skal ske. Typisk sikres sporene først, derefter lukkes adgangene, og først til sidst holdes samtalen. Lukker I adgangen, før sporene er sikret, kan I miste muligheden for at se, hvad der skete i de sidste uger.
Fortsætter medarbejderen i opsigelsesperioden, så begræns adgangen til de projekter og kalkulationer, vedkommende faktisk skal bruge. Skriv beslutningen ned, og fortæl medarbejderen om den på en saglig måde. → Opsigelsesperioden: tjekliste
Projektwebs er et særligt problem
Projektwebs og udbudsportaler ejes sjældent af jer. Bygherren eller den rådgivende virksomhed har oprettet portalen og inviteret jeres folk med personlig mail. Det betyder to ting.
For det første kan en fratrådt medarbejder stadig have adgang, hvis invitationen gik til en personlig konto eller en privat mail. Gennemgå, hvilke portaler medarbejderen havde adgang til, og bed den, der ejer portalen, om at fjerne adgangen.
For det andet ligger loggen hos portalens ejer. Den kan vise, hvem der har hentet hvilke filer og hvornår. Bed om, at den bevares. I har ikke krav på den, men mange vil gerne hjælpe, når det handler om deres egen portal. Lad advokaten formulere anmodningen, hvis det er en følsom sag. → Logs i projektværktøjer
Hvad sporene kan vise
En forensisk gennemgang af jeres egne systemer kan typisk vise, om kalkulationsfiler er åbnet, kopieret eller sendt ud i perioden før fratrædelsen, om der er brugt USB-nøgler eller private cloudkonti, og om medarbejderen har logget ind efter fratrædelsen. Den kan også vise, om filerne er åbnet i et omfang, der passer til medarbejderens almindelige arbejde, eller om det skiller sig ud.
Sammenligning af jeres kalkulationer med konkurrentens tilbud er en anden opgave. Lighed i priser kan have mange forklaringer, for eksempel samme leverandører eller samme markedspriser. Lad advokaten vurdere, om og hvordan konkurrentens materiale kan inddrages. → Konkurrenten har jeres priser
Hvem gør hvad
- Ejer · Beslutter at bevare og kontakter advokat
- Projektchef · Laver oversigt over projekter, tilbud og portaler
- IT · Spærrer, bevarer og henter logs
- Advokat · Vurderer klausuler, forretningshemmeligheder og næste skridt
- IT-sagkyndig · Sikrer computer, fildrev og mail forensisk
Det skal I lade være med
- Åbn ikke kalkulatorens computer for at se efter selv. Hver gang den bruges, ændres spor.
- Lad ikke en kollega overtage computeren og dens filer. Det er ofte det første, der sker, når der er travlt på et tilbud.
- Skriv ikke til bygherren om mistanken. Det kan skade jeres forhold til bygherren, og I ved endnu ikke, hvad sporene viser.
- Kontakt ikke konkurrenten. En advarsel kan give tid til at fjerne materiale.
- Slet ikke gamle kalkulationer i oprydningen. Dem skal I bruge til at vise, hvad der var jeres.
Er kalkulationerne en forretningshemmelighed?
Om jeres kalkulationer er beskyttet, afhænger blandt andet af, om I har behandlet dem som fortrolige. Har I begrænset adgangen, skrevet fortrolighed ind i kontrakterne og haft regler for brug af USB og private konti, står I typisk stærkere. Det er advokatens vurdering, men det er jeres opgave at fremskaffe dokumentationen: kontrakter, IT-regler og en beskrivelse af, hvem der havde adgang.
Forebyg næste gang
Begræns adgangen til kalkulationsdatabasen til dem, der har brug for den. Gem kalkulationer på et fælles drev med logning frem for lokalt. Lad projektwebs bruge firmaets mailadresser, og skriv i jeres fratrædelsesprocedure, at portaladgange skal lukkes. Det tager kort tid og gør det meget lettere, næste gang en medarbejder stopper. Sørg også for, at logningen på fildrevet faktisk er slået til, og at den gemmes i flere måneder. Uden den kan ingen se, hvem der har åbnet kalkulationerne, uanset hvor dygtig undersøgeren er.
Overvej også, hvem der får lov at tage tilbudsmateriale med hjem. Mange kalkulatorer arbejder om aftenen før en tilbudsfrist, og det er forståeligt. Brug en løsning, hvor arbejdet sker i virksomhedens systemer, frem for at filer sendes til en privat mail.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Få hjælp fra en IT-sagkyndig, hvis I overvejer at gå videre med sagen, eller hvis computeren og logs skal sikres, så de kan bruges som bevis. Det haster især, hvis medarbejderen stadig har adgange, eller hvis logs er ved at udløbe. Hastesager koster ekstra, også hos Nielco IT. → Pris og tilbud
Læs også: Revision og rådgivning: når en partner eller rådgiver tager klienter med · Transport og logistik: disponenten tager kunder og ruter med
→ IT-sagkyndig for virksomheder · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
