En kunde fortæller, at en konkurrent har givet et tilbud, der ligger lige under jeres. Eller konkurrenten ser ud til at kende jeres prisstruktur, jeres rabatter eller jeres tilbud til en bestemt kunde. Mistanken retter sig hurtigt mod en medarbejder. Men det første skridt er ikke at finde en skyldig. Det er at gå fra en mistanke til en hypotese: hvem kunne have haft adgang til oplysningerne, ad hvilke veje kan de være kommet ud, og hvilke logs kan vise det?
Artiklen er til ejere, direktører og salgschefer. Den handler om den første vurdering og om at bevare de spor, der kan bekræfte eller afkræfte mistanken.
Der kan være mange forklaringer
Før I går i gang, så hold flere muligheder åbne. Konkurrenten kan kende jeres priser, fordi:
- kunden har vist jeres tilbud til konkurrenten for at få en bedre pris,
- priserne kan regnes ud fra offentlige oplysninger eller tidligere tilbud,
- en tidligere medarbejder kender jeres prisstruktur fra sin ansættelse,
- en nuværende medarbejder har givet oplysningerne videre,
- en samarbejdspartner eller forhandler har delt dem,
- en mailkonto er kompromitteret, og nogen læser med udefra.
Den første forklaring er meget almindelig og ikke nødvendigvis i strid med noget. Det er derfor vigtigt ikke at pege på en person, før I har set på sporene. Spørg eventuelt kunden roligt, hvordan konkurrenten har fået kendskab til tilbuddet, hvis relationen tillader det.
→ Kunden har givet jeres tilbud videre til en konkurrent
Fra mistanke til hypotese
Stil tre spørgsmål og skriv svarene ned:
- Hvilke oplysninger drejer det sig om præcist? Et bestemt tilbud, en prisliste, en rabatstruktur, en kalkulation?
- Hvem havde adgang? I CRM, i fildelingen, i mailen, i økonomisystemet. Hvem har tilbuddet været sendt til, internt og eksternt?
- Hvornår? Hvornår blev tilbuddet lavet, sendt og ændret, og hvornår dukkede konkurrentens tilbud op?
Svarene giver jer en kort liste over mulige veje. Den er grundlaget for, hvilke spor der skal bevares.
Hvilke logs findes?
- CRM · Hvem har åbnet eller eksporteret tilbud og kunder
- OneDrive og SharePoint · Hvem har åbnet, downloadet eller delt filen
- Mailsystem · Hvem har sendt tilbuddet, og til hvem
- Prissystem eller ERP · Hvem har slået priser op eller trukket lister
Ikke alle systemer logger det samme, og logs gemmes kun i en periode. Tjek, hvad jeres systemer gemmer, og hvor længe. Bed IT bevare de relevante logs nu, før de udløber.
→ Bevissikring af CRM-systemer
Tjek også, om dokumenter med priser er delt med eksterne. Mange virksomheder har gamle delinger til kunder, forhandlere eller tidligere medarbejdere, som stadig virker.
→ Eksterne delinger i SharePoint og Teams
Byg en enkel tidslinje
Når logs er bevaret, er en tidslinje det bedste værktøj til at teste hypotesen. Den behøver ikke være avanceret. Start med de faste punkter, I kender: hvornår tilbuddet blev lavet, sendt og ændret, hvornår kunden fik det, og hvornår konkurrentens tilbud dukkede op. Tilføj derefter de hændelser fra logs, der rammer tidsrummet: hvem åbnede filen, hvem eksporterede kundelisten, hvem sendte mails til hvem.
Ofte viser tidslinjen hurtigt, at nogle forklaringer ikke er mulige, fordi tidspunkterne ikke passer. Det er lige så værdifuldt som at finde den rigtige forklaring. Den kan også vise, at mistanken skal rettes et helt andet sted hen, end I troede.
Lad tidslinjen bygge på de bevarede data, ikke på hukommelse. Skriv for hver hændelse, hvor oplysningen kommer fra.
Forretningshemmeligheder kræver beskyttelse
Skal priser og tilbud beskyttes som forretningshemmeligheder, kræver det typisk, at virksomheden selv har behandlet dem som fortrolige. Det kan for eksempel være begrænset adgang, mærkning og fortrolighedsaftaler. Det er en juridisk vurdering, men den har en praktisk side: hvis alle i virksomheden og flere forhandlere har haft fri adgang, er det sværere at påstå, at oplysningerne var hemmelige.
Når det er en tidligere medarbejder
Peger sporene på en medarbejder, der allerede er stoppet, er situationen anderledes. Så er spørgsmålet, hvad vedkommende tog med, og hvornår. Loggen fra perioden før fratrædelsen er afgørende, og den kan være ved at udløbe. Bed IT bevare den med det samme, og find ud af, om medarbejderens computer og postkasse stadig findes. Er computeren givet videre, så notér, til hvem og hvornår. Viden, som medarbejderen har i hovedet, er noget andet end filer, der er taget med. Den forskel er vigtig for advokatens vurdering.
Hvem gør hvad?
- Ejer eller direktør · Ejer sagen og holder kredsen lille
- Salgschef · Beskriver, hvad der er kommet ud, og hvem der havde adgang
- IT · Bevarer logs og lister adgange, men leder ikke
- Advokat · Vurderer, om der er tale om forretningshemmeligheder, og næste skridt
Er salgschefen selv blandt dem, der havde adgang, så overvej, om en anden skal have den rolle.
Det må I ikke gøre
- Pege på en medarbejder uden grundlag. Det kan skade en uskyldig og ødelægge stemningen i salgsafdelingen.
- Spørge rundt i afdelingen. Så ved den, der eventuelt har delt oplysningerne, at I leder.
- Lade IT søge i alles mail. Kontrol skal være saglig og afgrænset og ske efter reglerne, jeres IT-politik og en eventuel kontrolaftale.
- Kontakte konkurrenten. Det kan advare og skabe en ny konflikt. Lad advokaten vurdere det.
- Lave et “fældetilbud” uden råd. Det kan virke smart, men det kan også give problemer. Tal med advokaten først.
Hvis mistanken peger på en bestemt person
Viser sporene, at en bestemt medarbejder har eksporteret eller sendt oplysningerne på en måde, der ikke kan forklares med arbejdet, er sagen en anden. Så gælder rækkefølgen for mistanke mod en medarbejder: bevar, hold kredsen lille, tal med advokaten, og konfrontér først til sidst.
→ Mistanke om, at en medarbejder sender kunder videre
Peger sporene i stedet på en mailkonto, der kan være kompromitteret, er det en sikkerhedshændelse. Så skal den håndteres som sådan, og sporene skal sikres, før kontoen nulstilles.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Når der er tale om oplysninger af stor værdi, når sporene peger flere steder hen, eller når jeres egen IT ikke kan bevare og læse logs fra flere systemer. En uvildig IT-sagkyndig kan sikre logs fra CRM, mail og fildeling og sammenstille dem i en tidslinje, så I kan se, om hypotesen holder.
Brug også episoden til at se på, hvem der har adgang til jeres priser og tilbud. Mange virksomheder giver hele salgsafdelingen adgang til alt, fordi det er nemt. Begrænset adgang og logning gør det både sværere at dele oplysninger og lettere at finde ud af, hvad der er sket, når det alligevel sker.
Læs også: Mistanke om bijob i arbejdstiden: hvad må vi undersøge? · Mistanke mod IT-administratoren: når den mistænkte har nøglerne
→ Undersøgelse af en medarbejders computer · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
