I har lavet et grundigt tilbud, en skitse eller et design til en kunde. Kort efter går opgaven til en konkurrent, og det, konkurrenten leverer, ligner jeres forslag til forveksling. Før I gør noget, skal I kunne vise præcis, hvad I sendte, hvornår, til hvem og på hvilke vilkår. Sikr jeres egne originaler, mails og eventuelle delingslogs nu.
Situationen er almindelig i brancher, hvor tilbuddet i sig selv er et stykke arbejde: arkitektur, byggeri, design, IT-løsninger, marketing og rådgivning. Om I har et krav, afhænger af jeres vilkår, af hvad der er beskyttet, og af hvad I kan dokumentere. Det er det sidste, denne artikel handler om.
Tiden betyder noget. Delingslogs udløber, mails bliver arkiveret eller slettet efter faste regler, og arbejdsfiler bliver ændret, når projektmappen genbruges til næste tilbud. Jo længere I venter, jo mere afhænger sagen af hukommelse frem for dokumentation. Brug derfor de første dage på at sikre, og vent med at beslutte, hvad I vil gøre ved det.
Først: hvad var vilkårene?
Find det frem, der gjaldt, da tilbuddet blev sendt:
- jeres tilbudsbetingelser eller standardvilkår, og om de var vedlagt,
- en eventuel fortrolighedsaftale med kunden,
- tekst i selve tilbuddet om fortrolighed, ejerskab eller brug af materialet,
- en eventuel udbudsbetingelse, hvis det var et udbud.
Gem dokumentationen for, at kunden har fået vilkårene, for eksempel den mail, de var vedhæftet.
Det skal I sikre
Det, I sendte
- ☐ Den præcise version af tilbuddet, tegningen eller designet, som den blev sendt.
- ☐ Den mail, materialet blev sendt med, gemt som original med headere.
- ☐ Hvis materialet blev delt via et link: delingsloggen, der viser, hvem der åbnede eller hentede det, og hvornår.
- ☐ Mødereferater og præsentationer, hvis materialet blev vist på et møde.
Det, I lavede
- ☐ Arbejdsfiler med historik, skitser og tidligere versioner.
- ☐ Projektmapper og tidsregistrering, der viser, hvornår arbejdet blev udført.
- ☐ Interne mails og beskeder om udarbejdelsen.
Arbejdsfilerne er vigtige, fordi de viser, at I har udviklet indholdet selv, og hvornår. Filernes metadata kan vise oprettelse og ændringer, men kun hvis filerne ikke er åbnet og gemt igen i mellemtiden. Tag en kopi, og arbejd ikke i originalerne. → Hvad er metadata, og hvorfor betyder det noget som bevis?
Det, konkurrenten har
- ☐ Det, I kan se offentligt: konkurrentens hjemmeside, opslag, præsentationer eller det færdige resultat.
- ☐ Det, I har fået fra andre, for eksempel en kopi fra en tredjepart. Notér, hvordan I har fået det.
Hvis der er PDF-filer, så gem originalfilen. PDF-filer indeholder ofte oplysninger om, hvilket program de er lavet i, og hvornår. → Kan man stole på et PDF-dokument som bevis?
Hvem hos kunden fik materialet?
Det er sjældent hele kundens organisation, der har set jeres tilbud. Lav en liste over, hvem der fik det: modtagerne af mailen, deltagerne i møderne og dem, der åbnede et delingslink. Notér også, om nogen videresendte det internt, hvis I kan se det, for eksempel fordi en ny person pludselig skrev til jer med henvisning til tilbuddet.
Listen er nyttig af to grunde. Den viser, hvor materialet kan være gået videre fra. Og den gør det muligt for jeres advokat at rette en eventuel henvendelse præcist, så den ikke rammer hele kunden. Ofte er det en enkelt person hos kunden, der har handlet uden om sin egen ledelse.
Sammenlign, men gør det sagligt
Lav en sammenligning mellem jeres materiale og konkurrentens. Notér konkrete ligheder: samme struktur, samme formuleringer, samme fejl, samme særlige løsninger. Det sidste er ofte det stærkeste. Hvis konkurrentens materiale indeholder en fejl eller en detalje, som kun fandtes i jeres forslag, er det svært at forklare med tilfældighed.
Skriv sammenligningen nøgternt. Ligheder i en branche, hvor alle løser opgaven nogenlunde ens, er ikke i sig selv et bevis.
Delingslinks er et særligt kapitel
Mange virksomheder sender tilbud via et link til et cloudlager i stedet for som vedhæftet fil. Det kan være en fordel, fordi I ofte kan se, hvornår linket blev åbnet, og nogle gange fra hvilken konto eller hvor mange gange. Men loggen gemmes typisk kun i en periode. Eksportér den nu.
Notér også, om linket stadig er aktivt. Overvej at lukke det, når loggen er gemt, men først efter at have talt med jeres advokat, så I ikke fjerner noget, der senere skal bruges.
Hvem gør hvad
- Leder · Ejer sagen og tager kontakten til advokaten
- Salg eller projektleder · Finder tilbud, mails, møder og arbejdsfiler
- IT · Eksporterer mails, delingslogs og filhistorik
- Advokat · Vurderer vilkår, beskyttelse og mulige krav
Det må I ikke gøre
- Konfrontere kunden med det samme. Kunden kan være en vigtig relation, og en forhastet beskyldning kan skade den. Tal med jeres advokat først.
- Kontakte konkurrenten. Det giver dem tid til at ændre deres materiale.
- Åbne og gemme originalfilerne igen. Så ændres metadata. Arbejd i kopier.
- Skrive om sagen på sociale medier. Det kan blive en tvist i sig selv.
- Slette interne drøftelser om tilbuddet. De kan vise, hvordan materialet blev til.
Hvis I vil bevare kunden
Ikke alle sager skal ende i en tvist. Mange virksomheder vælger at tage en samtale med kunden for at bevare relationen og få betaling for det udførte arbejde. Det er en forretningsmæssig beslutning. Men dokumentationen skal være sikret, uanset hvad I vælger. Den giver jer en stærkere position i samtalen, og den er der, hvis samtalen ikke fører nogen vegne. Skriv et referat af samtalen bagefter, og send det til kunden.
Når det er et udbud
Hvis tilbuddet blev afgivet i et offentligt eller privat udbud, gælder der særlige regler for, hvordan tilbud behandles. → Tabt udbud: dokumentér jeres tilbud og kommunikationen
Forebyg næste gang
- Skriv tydelige vilkår om fortrolighed og brug af tilbudsmateriale.
- Del større tilbud via links med log, så I kan se, hvem der har adgang.
- Vis gerne de detaljerede løsninger på et møde, og send kun det nødvendige.
- Gem altid den sendte version separat, så den ikke overskrives.
Hvis det ikke er kunden, men en tidligere medarbejder, der har givet jeres materiale videre, er det en anden situation. → Konkurrenten har pludselig jeres priser og tilbud
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Tal med en advokat, før I kontakter kunden eller konkurrenten. Advokaten kan vurdere, om materialet er beskyttet, og hvad I kan kræve. En IT-sagkyndig er relevant, når I skal kunne dokumentere, hvornår jeres filer blev lavet, hvilken version der blev sendt, og hvem der har åbnet et delingslink. Det kræver, at originalerne er sikret korrekt, før de bliver ændret.
Læs også: Forhandleren sælger videre efter aftalens ophør · Producenten i udlandet kopierer jeres tegninger
→ Tvist med en IT-leverandør eller en kunde · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
