Aftalen med forhandleren er ophørt, men forhandleren sælger stadig jeres produkter, bruger jeres logo eller annoncerer med jeres navn. Før I sender et påkrav, skal I have dokumentationen i orden: hvad sælges, hvor, hvornår og hvordan. Gem webshop, annoncer og opslag korrekt nu, før forhandleren opdager jeres interesse og fjerner det.
Det er en typisk situation, når et samarbejde slutter i uenighed. Forhandleren har måske varer på lager, som de mener at have ret til at sælge ud. Måske bruger de bare jeres navn til at trække kunder til egne produkter. Uanset hvad afhænger jeres muligheder af aftalen og af, hvad I kan dokumentere.
Det kan være fristende at reagere med det samme, når man ser sit eget logo på en tidligere forhandlers side. Men en hurtig mail eller et opkald giver forhandleren mulighed for at rette siden, og så kan det være svært at vise, hvordan den så ud, og hvor længe salget stod på. Hvis sagen ender med et krav om erstatning eller et forbud, er det netop omfanget og varigheden, der betyder noget. Brug derfor de første dage på at dokumentere i ro, og lad advokaten tage den første kontakt.
Start med aftalen
Find forhandleraftalen frem, og læs, hvad den siger om:
- ophør, og hvornår det trådte i kraft,
- udsalg af lager efter ophør, og i hvor lang tid,
- brug af varemærke, logo, billeder og tekster,
- domænenavne og sociale medier med jeres navn,
- konkurrenceforbud eller kundebeskyttelse efter ophør.
Gem også dokumentationen for selve opsigelsen: hvornår den blev sendt, hvordan, og om forhandleren har bekræftet den.
Luk forhandlerens adgang til jeres systemer
Mange forhandlere har haft adgang til jeres systemer under samarbejdet: en forhandlerportal, en B2B-webshop, prislister, produktdata, billedarkiver eller et fælles CRM. Den adgang skal lukkes, men først skal den dokumenteres.
- Gem en oversigt over forhandlerens brugere og deres rettigheder.
- Eksportér loggen over forhandlerens aktivitet, især den seneste periode før og efter ophøret.
- Notér, om forhandleren har hentet produktdata, billeder eller prislister i store mængder kort før ophøret.
- Luk adgangen, og skriv ned, hvornår det skete.
Loggen kan vise, hvorfor forhandleren stadig har opdaterede billeder og produkttekster, og hvornår de blev hentet. Den forsvinder ofte efter en periode, så sikr den nu.
Det skal I dokumentere
Webshop og hjemmeside
- ☐ Produktsider med jeres produkter, priser og billeder.
- ☐ Sider, der omtaler forhandleren som “autoriseret” eller lignende.
- ☐ Brug af jeres logo, tekster og billeder.
- ☐ Domænenavne, der indeholder jeres navn.
Et skærmbillede er en god start, men det er sjældent nok alene, fordi det ikke viser adressen, tidspunktet eller sammenhængen pålideligt. Gem hele siden med adresse og tidspunkt. → Sådan gemmer du en webside som dokumentation
Annoncer
- ☐ Søgeannoncer, hvor forhandleren byder på jeres navn eller produktnavne.
- ☐ Annoncer på sociale medier.
- ☐ Annoncer på markedspladser og prissammenligningstjenester.
Annoncer vises ikke ens for alle. Notér, hvilken søgning I lavede, fra hvilken enhed og hvornår. Gentag søgningen på forskellige dage. → Konkurrenten byder på jeres navn i søgeannoncer
Markedspladser og sociale medier
- ☐ Profiler og butikker på markedspladser.
- ☐ Opslag og profiler på sociale medier, der bruger jeres navn eller billeder.
→ Bevissikring af webshops og markedspladser
Testkøb
Et testkøb kan dokumentere, at forhandleren faktisk sælger og leverer, hvad der står på siden, og hvordan varen er emballeret og markedsført. Gør det ordentligt:
- Aftal med jeres advokat, om og hvordan testkøbet skal foretages.
- Lad en person uden direkte tilknytning til sagen købe, og notér, hvem det er.
- Gem hele forløbet: produktside, kurv, ordrebekræftelse, faktura, mails og sporing.
- Fotografér pakken ved modtagelse, før den åbnes, og igen under udpakning.
- Opbevar varen og emballagen uåbnet eller som modtaget, og notér, hvor den opbevares.
Et testkøb er kun nyttigt, hvis det kan forklares og efterprøves. Et spontant køb uden dokumentation har mindre værdi.
Når kunderne bliver forvirrede
Et af de tydeligste tegn på, at et fortsat salg skader jer, er henvendelser fra kunder, der tror, de handler med en autoriseret forhandler. De spørger om garanti, service eller reservedele og bliver overraskede over svaret. Registrér den slags henvendelser ét sted med dato, kanal og indhold, og gem mails og beskeder som originaler. Spørg kunden, om I må bruge henvendelsen, hvis sagen går videre, og notér svaret. Skriv ikke noget negativt om forhandleren i jeres svar til kunden. Hold jer til fakta om, hvem der er autoriseret i dag.
Garanti og service
Hvis forhandleren lover garanti eller service på jeres vegne efter ophøret, kan det skabe både forvirring og krav mod jer. Gem forhandlerens tekster om garanti og service, som de står på siden, med dato. Notér, hvis kunder henvender sig til jer med krav, der bygger på forhandlerens løfter.
Hvem gør hvad
- Leder eller salgschef · Ejer sagen og kontakten til advokaten
- Marketing · Finder og dokumenterer annoncer og opslag
- Én udpeget person · Står for testkøb og dokumentation af forløbet
- Advokat · Vurderer aftalen og sender eventuelt påkrav
- IT-sagkyndig · Sikrer websider og annoncer, så de kan efterprøves
Det må I ikke gøre
- Kontakte forhandleren, før dokumentationen er sikret. Forhandleren kan fjerne indholdet i løbet af minutter.
- Skrive til forhandlerens kunder. Det kan blive en tvist i sig selv.
- Klikke på forhandlerens søgeannoncer gentagne gange. Det koster forhandleren penge og kan bruges imod jer.
- Rette i skærmbilleder eller klippe dem til. Gem originalerne.
- Opgive, fordi I kun har skærmbilleder. De er en start. Suppler med bedre dokumentation.
Lav en tidslinje
Skriv ned, hvornår aftalen ophørte, hvornår I første gang så salget fortsætte, og hvad I har set siden. Opdater tidslinjen, hver gang I dokumenterer noget nyt. Den viser, om salget er en udløber, der stopper af sig selv, eller en fortsat praksis.
Når der er tale om mere end salg
Hvis forhandleren ikke bare sælger ud af lageret, men også kopierer jeres produkter, tekster eller billeder, er det en anden og ofte alvorligere sag. → Kopierede produkter og tekster: hvad gør vi?
Advokatsitet beskriver, hvordan salgsdata og systemadgang indgår i forhandler- og franchisetvister:
→ Forhandler- og franchisetvister: salgsdata og systemadgang
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Tal med en advokat, før I kontakter forhandleren. Advokaten kan vurdere, om der er grundlag for et påkrav, og hvordan det skal formuleres. En IT-sagkyndig er relevant, når websider, annoncer og profiler skal sikres, så det kan dokumenteres, hvordan de så ud på et bestemt tidspunkt, og hvor de lå. Det er særligt vigtigt, hvis sagen kan ende i retten, eller hvis forhandleren ændrer indholdet ofte.
Læs også: Annoncekonti: adgang og historik, når bureauet eller medarbejderen går · Kunden har givet jeres tilbud eller design videre til en konkurrent
→ Tvist med en IT-leverandør eller en kunde · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
