Jeres annoncekonti hos Google, Meta, LinkedIn og andre platforme indeholder år med kampagner, budgetter, resultater og ændringshistorik. Hvis kontoen står i bureauets navn, eller hvis kun en fratrådt medarbejder har adgang, kan I miste både kontrollen og historikken. Find ud af, hvem der ejer kontoen, sikr jeres egen administratoradgang, og eksportér historikken, før adgangene ændres.
Spørgsmålet bliver ofte først aktuelt, når samarbejdet med bureauet slutter, eller når den marketingansvarlige stopper. Så er det for sent at forhandle i ro. Jo tidligere I får styr på det, jo bedre.
Det handler ikke kun om bekvemmelighed. Historikken i en annoncekonto er data, I har betalt for. Den viser, hvilke søgeord og målgrupper der virker, hvad en kunde koster, og hvordan budgettet er brugt. Mister I den, starter I forfra. Og hvis der opstår en tvist med bureauet om resultater eller fakturaer, er det den, der kan dokumentere, hvad der faktisk skete i kontoen. Uden den står I med bureauets rapporter og intet at sammenligne med.
Hvem ejer kontoen?
Det er ikke det samme som at have adgang. På de fleste annonceplatforme er der forskel på:
- ejeren af kontoen, typisk en virksomhedskonto eller en administrationskonto,
- brugere med adgang, som kan have forskellige roller,
- partnere eller bureauer, der har fået adgang gennem deres egen konto,
- betalingsprofilen, som viser, hvem der betaler.
I mange tilfælde har bureauet oprettet kontoen under sin egen administration. Så kan bureauet fjerne jeres adgang, eller kontoen kan følge med bureauet, når samarbejdet slutter.
Find ud af, hvordan det ser ud hos jer, platform for platform, og tag skærmbilleder med dato af ejer, brugere og roller.
Det skal I gøre nu
- Sikr jeres egen administratoradgang med en konto, der tilhører virksomheden, ikke en medarbejder personligt. Brug en firmamail.
- Gem en oversigt over brugere og roller på hver platform, som den ser ud i dag.
- Eksportér historikken. Kampagner, annoncer, budgetter, resultater og ændringshistorik. Mange platforme kan eksportere rapporter for lange perioder.
- Tjek betalingsprofilen. Står jeres kort eller jeres faktureringsoplysninger på kontoen?
- Find aftalerne frem. Hvad siger aftalen med bureauet om ejerskab til konti og data ved ophør?
Ændringshistorikken er særlig vigtig. Den viser, hvem der har ændret hvad og hvornår. Hvis der senere bliver uenighed om, hvordan budgettet er brugt, eller hvorfor resultaterne faldt, er det den, der kan give svaret. Mange platforme gemmer kun historikken i en begrænset periode, så eksportér den nu.
Når en medarbejder stopper
Hvis den, der har stået for annoncerne, stopper, så gør det samme som ved enhver anden konto: Sikr adgangen, men slet ikke noget.
- Tilføj en anden administrator, før medarbejderens adgang fjernes.
- Gem en oversigt over medarbejderens rolle og seneste aktivitet.
- Fjern medarbejderens adgang, og notér tidspunktet.
- Tjek, om medarbejderen har oprettet kontoen med en privat profil, for eksempel en privat Facebook-profil. Så skal I have hjælp fra platformen til at overføre den.
Det gælder også sociale medier, som ofte er tæt knyttet til annoncekontiene. → Firmaets sociale medier og Meta Business: administratoren er stoppet
Når bureauet går
Når samarbejdet med et bureau ophører, så aftal skriftligt, hvordan konti overdrages. Bed om:
- at jeres virksomhedskonto får fuld ejerskab eller administratorrettighed,
- at bureauets adgang først fjernes, når overdragelsen er bekræftet,
- en eksport af rapporter og ændringshistorik for hele samarbejdsperioden,
- at målinger, sporingskoder og målgrupper følger med.
Er skiftet en del af et større skifte, hvor også hjemmeside og domæne flyttes, så tag annoncekontiene med i samme plan. → Skift af webbureau: DNS, hosting og mail
Det er ikke kun annoncekontoen
Annoncerne hænger sammen med en række andre værktøjer, som også kan stå i bureauets eller en medarbejders navn. Tag dem med i kortlægningen:
- analyseværktøjer, der måler trafik og konverteringer på hjemmesiden,
- værktøjer til at styre sporingskoder,
- produktfeeds til shopping-annoncer,
- nyhedsbrevssystemer og marketingautomatisering,
- konti til billeder, video og design, som annoncerne er lavet i.
Analysedata er ofte lige så vigtige som annoncedata. De viser, hvad annoncerne faktisk førte til, og de kan ikke genskabes, hvis kontoen forsvinder.
Målgrupper og kundedata
Annoncekonti indeholder ofte målgrupper bygget på jeres egne kundelister eller besøgende på hjemmesiden. Det er data om jeres kunder. Find ud af, hvilke kundelister der er uploadet, af hvem og hvornår, og om bureauet har kopier. Bed om bekræftelse på, at bureauet sletter kopier, når samarbejdet slutter.
Hvis kontoen bliver spærret
Det sker, at en annonceplatform spærrer en konto, mens adgangene er ved at blive flyttet, fordi ændringerne ligner et forsøg på at overtage den. Gem al korrespondance med platformen, og notér, hvilke ændringer der blev foretaget lige før. Det gør det lettere at få kontoen åbnet igen.
Er I selv et bureau, der skal aflevere kundekonti, er vinklen en anden. → Marketing- og reklamebureauer: kundernes annonce- og SoMe-konti
Hvem gør hvad
- Ejer eller direktør · Beslutter og kontakter bureauet
- Marketingansvarlig · Kortlægger konti, sikrer adgang og eksporterer
- Økonomi · Tjekker betalingsprofiler og fakturaer
- Advokat · Ved uenighed om ejerskab eller data
Det må I ikke gøre
- Slette kampagner eller konti for at “starte på en frisk”. Historikken forsvinder, og den kan være jeres eneste dokumentation.
- Lade bureauet fjerne sig selv, før I har adgang. Så kan I stå uden administrator.
- Bruge en medarbejders private login til at komme ind, heller ikke med tilladelse. Få adgangen overført korrekt.
- Ændre sporingskoder på hjemmesiden uden at notere det. Det kan gøre det svært at sammenligne resultater før og efter.
Når der er uenighed om resultaterne
Nogle gange slutter et samarbejde, fordi I er utilfredse med resultaterne eller mistænker, at budgettet er brugt anderledes end aftalt. Så er ændringshistorikken og rapporterne jeres dokumentation. Sammenhold fakturaer med det faktiske forbrug på platformen. Gem rapporterne med dato, og eksportér data i et format, der kan læses uden adgang til platformen.
Advokatsitet beskriver, hvordan annonceplatforme og søgeordsannoncer bruges som bevis:
→ Annonceplatforme og søgeordsannoncer som bevis
Fremover
- Opret altid annoncekonti under virksomhedens egen administration.
- Giv bureauer adgang som partnere, ikke som ejere.
- Hav mindst to administratorer fra virksomheden.
- Gennemgå brugere og roller, når nogen stopper, og mindst en gang om året.
- Skriv ejerskab til konti og data ind i aftalen med bureauet.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Tal med en advokat, når bureauet nægter at overdrage en konto, eller når der er uenighed om, hvem data tilhører. En IT-sagkyndig er relevant, når ændringshistorik og rapporter skal sikres, så de kan bruges i en tvist om budgetforbrug eller resultater, eller når der er mistanke om, at nogen har ændret eller slettet noget.
Læs også: Skift af webbureau: DNS, hosting og mail, dokumentér før flytning · Forhandleren sælger videre efter aftalens ophør
→ Tvist med en IT-leverandør eller en kunde · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
