En medarbejder er stoppet, og det viser sig, at vedkommende var den eneste administrator på firmaets Facebook-side, i Meta Business eller på LinkedIn-siden. Det første, I skal gøre, er at dokumentere, hvem der har hvilke roller lige nu, og hvad der er sket på kontiene. Først derefter genvinder I adgangen. Gør I det i omvendt rækkefølge, kan I miste netop de spor, der viser, om nogen har misbrugt adgangen.
Situationen er almindelig. Sociale medier oprettes ofte af en engageret medarbejder med en privat profil, længe før nogen tænker på ejerskab. Det er sjældent ond vilje. Men når fratrædelsen sker i konflikt, bliver det pludselig vigtigt, hvem der kan poste, slette, se beskeder og bruge annoncebudgettet.
Hvad gør I nu?
- Lav et overblik over kontiene. Skriv ned, hvilke platforme virksomheden bruger: Facebook-side, Instagram, Meta Business-portefølje, annoncekonti, LinkedIn-side, TikTok, YouTube og eventuelle grupper. Notér for hver konto, hvem I tror er administrator.
- Tjek rollerne fra en konto, der stadig har adgang. Har en anden medarbejder en rolle, kan vedkommende ofte se listen over personer med adgang. Tag skærmbilleder af rollelisten med dato og klokkeslæt synligt, og gem siden som PDF, hvis platformen tillader det.
- Dokumentér den nuværende tilstand. Gem siden, som den ser ud nu: profiloplysninger, kontaktoplysninger, link til hjemmeside og de seneste opslag. Er noget blevet ændret efter fratrædelsen, er det vigtigt at kunne vise, hvordan det så ud, da I opdagede det.
- Sikr historikken, hvis I har adgang. Meta Business og LinkedIn har aktivitetslogs eller oversigter over ændringer. Eksportér eller gem dem, før I ændrer roller. Notér, hvor længe historikken ser ud til at gå tilbage.
- Tag derefter adgangen tilbage. Tilføj en ny administrator, der er ansat og knyttet til en virksomhedskonto, og fjern først derefter den tidligere medarbejders rolle. Notér hvem, hvornår og hvordan.
- Skift adgangskoder og tjek tilknyttede mails. Bruger kontoen en mailadresse eller et telefonnummer, som den tidligere medarbejder kontrollerer, skal det ændres. Ellers kan adgangen nulstilles tilbage.
Skriv en kort log over alle skridt. Den behøver ikke være avanceret, men den skal vise rækkefølgen: hvad I så, hvad I gjorde, og hvornår.
Hvis I ikke har nogen adgang
Er den tidligere medarbejder den eneste administrator, og vil vedkommende ikke medvirke, har I to veje. Den ene er en skriftlig og saglig anmodning om, at vedkommende tilføjer en udpeget person fra virksomheden som administrator. Den anden er platformenes egne procedurer for virksomheder, der har mistet adgangen, hvor I typisk skal dokumentere, at I er virksomheden.
Saml derfor dokumentation for ejerskabet, før I kontakter platformen: CVR-oplysninger, domæne og mailadresser, fakturaer for annoncer betalt af virksomheden, logo og varemærke, og interne mails om oprettelsen. Dokumentationen er den samme, som I skal bruge, hvis sagen ender i en tvist om, hvem der ejer kontoen.
→ Hvem ejer domænet og kontoen?
Hvem gør hvad?
- Leder · Beslutter rækkefølgen og godkender kontakt til den tidligere medarbejder
- Marketing · Laver overblik over konti og gemmer siden, som den ser ud
- IT · Sikrer logs, skifter adgangskoder og mailadresser
- HR · Tjekker kontrakt, IT-politik og fratrædelsesaftale
Inddrag advokaten, hvis der er tegn på, at kontoen bliver brugt mod virksomheden, eller hvis den tidligere medarbejder kræver kontoen som sin egen.
Det må I ikke gøre
- Logge ind på medarbejderens private profil. Selv hvis I kender adgangskoden, er det en privat konto. Det kan skabe et nyt problem for jer og svække jeres sag.
- Fjerne alle roller i én bevægelse. Fjerner I roller, før I har dokumenteret dem, kan I ikke senere vise, hvem der havde adgang, og hvornår den blev fjernet.
- Slette opslag, I ikke bryder jer om. Er der kommet opslag eller ændringer efter fratrædelsen, så gem dem først. Skjul dem eventuelt, men slet dem ikke.
- Svare offentligt i vrede. Kommentarer og opslag om sagen kan blive bilag. Hold kommunikationen saglig og kort.
Brug ikke kun skærmbilleder, hvis det kan undgås. De viser, hvad der stod, men sjældent hvordan og hvornår det kom til.
→ Sådan dokumenterer du et opslag på sociale medier
Særligt om annoncekonti og LinkedIn
Annoncekonti er knyttet til betalingsmidler og ofte til et bureau eller en enkelt medarbejder. Her handler det også om penge: hvem har brugt budgettet, og på hvad? Sikr fakturaer og kampagnehistorik, før roller ændres.
→ Annoncekonti: adgang og historik
LinkedIn er et særtilfælde, fordi grænsen mellem personlig profil og firmaside er tynd. Firmasidens administratorroller er virksomhedens. Medarbejderens netværk og profil er som udgangspunkt den ansattes egen. Det får betydning, især når en sælger stopper.
→ Sælgeren stopper: LinkedIn-kontakter og firmasiden
Hvad med beskederne fra kunder?
Mange virksomheder bruger Messenger, Instagram-beskeder eller LinkedIn til kundekontakt. Beskederne ligger i platformens indbakke for siden, ikke på medarbejderens telefon. Det betyder, at de som regel stadig kan ses, når I har fået adgangen tilbage, men også at de kan slettes af den, der har adgang i mellemtiden.
Gennemgå derfor indbakken tidligt, og gem samtaler, der kan få betydning: tilbud, aftaler, klager og henvendelser, der ser ud til at være besvaret uden for virksomhedens normale kanaler. Notér, hvis samtaler ser ud til at mangle, eller hvis kunder har fået svar, I ikke kender til. Prøv ikke selv at finde ud af, hvem der har slettet hvad. Skriv det ned, og lad det indgå i vurderingen af, om der skal sikres mere.
Er der tegn på, at kunder er blevet kontaktet fra virksomhedens side med henvisning til en ny arbejdsgiver, er sagen ikke længere kun et spørgsmål om adgang. Så skal advokaten med.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Kontakt en IT-sagkyndig, hvis I har mistanke om, at kontoen er blevet brugt til at skade virksomheden, hvis beskeder fra kunder er slettet, eller hvis I skal kunne dokumentere forløbet over for en advokat eller en domstol. En sagkyndig kan sikre siden, aktivitetsloggen og beskederne, så de kan efterprøves, og skrive det ned, så det kan bruges senere.
Haster det, fordi opslag eller beskeder kan forsvinde, så sig det tydeligt. Hastesager koster ekstra. → Pris og tilbud
Forebyg det næste gang
Når adgangen er på plads, så sørg for, at det ikke sker igen:
- ☐ Mindst to administratorer på hver platform, begge ansatte.
- ☐ Konti oprettet med en virksomhedsmail, ikke en privat.
- ☐ En liste over konti og roller, som opdateres ved hver fratrædelse.
- ☐ Sociale medier med i tjeklisten for offboarding.
→ Offboarding uden at miste beviser
Gennemgå listen to gange om året, og hver gang en medarbejder med en rolle på sociale medier stopper. Det tager kort tid og sparer jer for en uge med supportsager og tvivl om ejerskab.
Læs også: Sælgeren stopper: LinkedIn-kontakter, Sales Navigator og firmasiden · Udvikleren stopper: GitHub, tokens og private kopier
→ Medarbejderen har taget data: hjælp til virksomheden · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
