En sælger stopper og tager sin LinkedIn-profil med sig, med flere hundrede kontakter, hvoraf mange er jeres kunder. Det kan føles som om, kundelisten går ud ad døren. Men LinkedIn-profilen er som udgangspunkt sælgerens egen, og det samme gælder netværket. Det, der er virksomhedens, er typisk licensen til Sales Navigator, administratorrollen på firmasiden, de data, der er synkroniseret til jeres CRM, og den kundekontakt, der er sket som en del af arbejdet. Det vigtige er at skille de to ting ad i tide og at sikre det, der er jeres, før sælgeren er væk.
Om kontakter og data på LinkedIn kan være omfattet af en klausul eller af reglerne om forretningshemmeligheder, er en juridisk vurdering, der afhænger af sagen.
Hvad er hvis?
- Den personlige LinkedIn-profil og netværket · Sælgeren
- Sales Navigator-licens købt af virksomheden · Virksomheden
- Lister, noter og gemte leads i Sales Navigator · Afhænger af licenstype og opsætning
- Firmasiden og rollen som administrator · Virksomheden
- Kundedata synkroniseret til CRM · Virksomheden
- Beskeder med kunder sendt fra den personlige profil · Ligger på sælgerens profil
Den svære kategori er lister og noter i Sales Navigator. Hvad der sker med dem, når en licens flyttes eller opsiges, afhænger af licenstypen, og det kan ændre sig. Bed den, der administrerer jeres LinkedIn-licenser, om at slå det op hos LinkedIn, før noget ændres.
Før sælgerens sidste dag
- ☐ Firmasiden: Tjek, hvem der er administratorer. Sørg for, at mindst to andre fra virksomheden har administratorrollen, og fjern sælgerens rolle på sidste dag. → Firmaets sociale medier: administratoren er stoppet
- ☐ Sales Navigator: Find ud af, hvilken licens sælgeren har, hvem der administrerer den, og hvad der sker med lister, noter og historik, hvis licensen flyttes til en anden.
- ☐ CRM-synkronisering: Tjek, om Sales Navigator eller sælgerens LinkedIn er koblet til jeres CRM, og hvilke data der er synkroniseret. Sørg for, at de data, der allerede ligger i CRM, bevares.
- ☐ Overlevering: Bed sælgeren om at overføre de vigtigste kundekontakter til CRM, med navne, roller og status, så kundekontakten ikke kun findes på sælgerens profil.
- ☐ Annoncekonti: Har sælgeren adgang til LinkedIn-annoncer eller kampagnesider, så overfør dem til en anden.
Det, der ligger i jeres egne systemer
Jeres CRM er det vigtigste sted. Det kan vise, hvilke kunder sælgeren var ansvarlig for, hvilke leads der var i gang, og om der er eksporteret kontaktlister i den sidste tid. Bed IT om at bevare CRM-historikken og loggen over eksporter, og om at bevare sælgerens postkasse og drev. → CRM: medarbejderen har eksporteret kundelisten
Er Sales Navigator koblet til CRM, kan synkroniseringen også efterlade spor af aktivitet: hvilke kunder sælgeren har set på, gemt eller skrevet til, og hvornår. Hvad der logges, afhænger af integrationen. Opslagssitet beskriver CRM-systemer som kilde. → Bevissikring af CRM-systemer
Tilbud og aftaler sendt via LinkedIn
Nogle sælgere bruger LinkedIn-beskeder som en del af salget: de sender tilbud, aftaler møder og bekræfter priser i beskedfunktionen. Det er praktisk, men det betyder, at dele af virksomhedens kundekorrespondance ligger på en personlig profil, som virksomheden ikke har adgang til, når sælgeren er stoppet.
Spørg derfor i overleveringen, om der er tilbud, aftaler eller reklamationer, der kun findes i LinkedIn-beskeder. Bed sælgeren om at videresende eller kopiere de relevante dele til arbejdsmailen eller CRM, før sidste dag, og notér, hvad der blev overført. Gør det til en fast del af jeres overlevering for alle, der arbejder med salg. Opstår der senere uenighed med en kunde om, hvad der blev lovet, er det de beskeder, I får brug for.
Den nye titel og de første opslag
Det er normalt, at en tidligere sælger opdaterer sin profil og skriver et opslag om det nye job. Det er ikke i sig selv et problem. Men hvis profilen fortsat angiver jeres virksomhed som arbejdsplads, eller hvis opslag henvender sig direkte til jeres kunder med tilbud, kan det have betydning, især hvis der er en klausul. Gem i så fald profilen og opslagene med dato, så I kan vise, hvordan de så ud. Opslag kan redigeres og slettes, så vent ikke for længe.
Når sælgeren er stoppet
Det, I kan se på LinkedIn bagefter, er det offentlige: sælgerens profil, titel, ny arbejdsgiver og opslag. Hvis der er en klausul, kan det være relevant at gemme profilen, som den ser ud, og eventuelle opslag rettet mod jeres kunder. Det skal gøres ordentligt, med dato og fuld sammenhæng, så det kan bruges senere. → LinkedIn som bevis
Beskeder mellem sælgeren og kunderne kan I ikke selv hente fra sælgerens profil. Hvis en kunde fortæller, at den tidligere sælger har skrevet, så bed kunden om at dele beskeden. → Tidligere medarbejder kontakter jeres kunder
Hvem gør hvad
- Salgschef · Overlevering, kundekontakt, beslutning om Sales Navigator
- HR · Kontrakt og klausuler, aftale om overlevering
- Marketing · Firmasiden, annoncekonti, administratorroller
- IT · CRM-synkronisering, bevarelse af CRM, postkasse og drev
- Advokat · Vurderer klausul og forretningshemmeligheder
Det skal I lade være med
- Lad være med at kræve sælgerens LinkedIn-adgangskode eller at logge ind på profilen. Det er sælgerens personlige konto.
- Lad være med at bede sælgeren slette kontakter fra sit netværk. Det kan I typisk ikke kræve, og det kan fjerne spor.
- Lad være med at opsige Sales Navigator-licensen, før I ved, hvad der sker med lister og historik.
- Lad være med at lade sælgeren stå som eneste administrator på firmasiden.
- Lad være med at skrive til sælgerens netværk om, at vedkommende er stoppet, med negative bemærkninger.
Forebyggelse
LinkedIn er et godt værktøj for sælgere, og det er i virksomhedens interesse, at sælgerne bruger det. Men det er en god idé at have en enkel regel: kundekontakt, der er en del af arbejdet, registreres i CRM. Så ligger kundekendskabet i virksomheden, også når sælgeren går. Skriv også i ansættelseskontrakten eller IT-politikken, hvem der ejer licenser og firmaside, og hvad der forventes ved fratræden.
Sørg for, at firmasiden altid har mindst to administratorer fra virksomheden, og at licenser til Sales Navigator købes og administreres centralt. Gennemgå listen over administratorer og licenser en gang om året, og hver gang en sælger stopper. Det tager få minutter og forhindrer, at en vigtig adgang forsvinder med den forkerte person.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Er der en klausul, og er der tegn på, at sælgeren bruger jeres kundedata, for eksempel lister fra CRM eller noter fra Sales Navigator, så tal med advokaten. Hvis jeres CRM og postkasse skal sikres, så de kan bruges som dokumentation, er det en opgave for en IT-sagkyndig. Hastesager koster ekstra. → Pris og tilbud hos Nielco IT
Læs også: Den tidligere kollega hverver jeres medarbejdere · Firmaets sociale medier og Meta Business: administratoren er stoppet
→ Medarbejderen har taget data: hjælp til virksomheden · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
