En kunde nævner i forbifarten, at en tidligere medarbejder har ringet med et tilbud. Eller flere kunder opsiger aftalen inden for kort tid og går til en ny leverandør, hvor den tidligere medarbejder nu arbejder. Om det er i orden, afhænger af, om der er en gyldig kundeklausul, og hvad den dækker, og af reglerne om god markedsføringsskik. Det skal advokaten vurdere. Jeres opgave er at dokumentere, hvad der faktisk er sket: hvilke kunder, hvornår, hvordan og med hvilke oplysninger. Det gør I bedst ved at bevare jeres egne data og ved at bede kunderne om det, de selv har modtaget.
Artiklen handler om tiden efter fratrædelsen. Mistanke om, at en medarbejder sender kunder videre, mens vedkommende stadig er ansat, er beskrevet i en anden artikel. → Mistanke om, at en medarbejder sender kunder videre
Første skridt: skriv ned, hvad I ved
Lav et sagligt notat, så snart I hører noget:
- Hvilken kunde, hvem hos kunden, og hvad blev der sagt?
- Hvornår skete kontakten, og hvordan: telefon, mail, LinkedIn, besøg?
- Hvordan fik I det at vide, og af hvem?
- Hvad var den tidligere medarbejders forhold til kunden under ansættelsen?
Skriv kun det, I ved, ikke det, I tror. “Kunden fortalte den 4. maj, at de havde fået et tilbud fra [navn] på mail” er brugbart. “[Navn] har stjålet vores kunder” er ikke.
Jeres egne data: CRM, mail og kalender
Jeres egne systemer kan vise, hvilke kunder den tidligere medarbejder havde kontakt med, og hvad vedkommende havde adgang til. Bed IT om at bevare følgende, hvis det ikke allerede er sket ved fratrædelsen:
- ☐ Den tidligere medarbejders postkasse og drev.
- ☐ CRM-historikken: hvilke kunder medarbejderen var ansvarlig for, og hvad der blev ændret, eksporteret eller slettet i den sidste tid.
- ☐ Revisionsloggen for downloads og delinger fra fællesdrev.
- ☐ Kalenderen, som kan vise møder med de kunder, der nu er gået.
- ☐ Tilbud og prislister, som medarbejderen arbejdede med.
En eksport af kundelisten kort før opsigelsen er en anden sag end et kendskab til kunderne fra mange års samarbejde. Det er forskellen mellem data og viden, og den kan få betydning. → CRM: medarbejderen har eksporteret kundelisten
Kundernes egne mails og beskeder
Det stærkeste bevis for kontakten ligger ofte hos kunden: mailen eller beskeden fra den tidligere medarbejder. Hvis en kunde er villig til at hjælpe, så bed om at få den videresendt som original, ikke som skærmbillede, og bed kunden om at gemme originalen. En videresendt mail mister nogle af sine tekniske oplysninger, så det kan være en god idé at bede kunden gemme mailen som fil. → Sådan gemmer du en mail korrekt som bevis
Vær varsom i kontakten med kunderne. De er ikke part i jeres sag og skal ikke presses. Spørg høfligt, forklar kort, hvorfor I spørger, og acceptér et nej. En kunde, der føler sig trukket ind i en konflikt, kan vælge at gå af den grund.
Hvem tog kontakten?
Det er ikke ligegyldigt, om den tidligere medarbejder har kontaktet kunden, eller om kunden selv har søgt kontakten. Kunder må gerne vælge at følge en person, de har haft et godt samarbejde med, og en klausul kan være formuleret, så den kun dækker bestemte former for kontakt. Hvordan det vurderes, er et spørgsmål for advokaten.
For jer betyder det, at dokumentationen skal vise, hvem der skrev først, og hvad der blev skrevet. Spørg derfor kunden, hvordan kontakten opstod, og notér svaret ordret. En mail, hvor den tidligere medarbejder skriver uopfordret med et tilbud, fortæller noget andet end en mail, hvor kunden selv spørger, hvor vedkommende er blevet af.
Lav en kundeliste med tidspunkter
Saml oplysningerne i en enkel oversigt: kunde, dato for kontakt, form, hvad der blev tilbudt, og om kunden er gået. Tilføj, hvornår kunden sidst var i kontakt med den tidligere medarbejder under ansættelsen. Oversigten gør det let for advokaten at se omfanget og at sammenholde det med klausulens ordlyd og varighed.
Typiske kilder og hvad de kan vise
- Kundens mail fra den tidligere medarbejder · Indhold, tidspunkt, afsenderadresse
- CRM-historik · Hvilke kunder medarbejderen havde, og hvad der blev eksporteret
- Opsigelser fra kunder · Tidspunkter, der kan sammenholdes med fratrædelsen
- LinkedIn-beskeder til kunder · Kontakt via sociale medier, hvis kunden deler dem
- Tilbud fra den nye arbejdsgiver · Priser eller formuleringer, der ligner jeres
Det sidste kan være vigtigt. Hvis et tilbud fra konkurrenten indeholder jeres priser, formuleringer eller beregninger, peger det på, at data er fulgt med, og ikke kun viden. Gem i så fald jeres egen version af tilbuddet eller prislisten med oplysninger om, hvornår den blev lavet, og hvem der havde adgang til den. Så kan de to sammenlignes senere. Mere om, hvordan digitale beviser bruges i sager om klausuler, findes på opslagssitet. → Konkurrenceklausuler og digitale beviser
Hvem gør hvad
- Ejer eller direktør · Ejer sagen og beslutter, om den skal forfølges
- Salgschef · Samler oplysninger fra kunderne og overtager kontakten
- HR · Finder kontrakt, klausuler, fratrædelsesaftale
- IT · Bevarer postkasse, drev, CRM-historik og logs
- Advokat · Vurderer klausul og markedsføringsretlige regler
- IT-sagkyndig · Sikrer jeres egne data, så de kan efterprøves
Det skal I lade være med
- Lad være med at skrive til den tidligere medarbejder med beskyldninger, før advokaten har vurderet sagen.
- Lad være med at sende en mail til alle kunder om, at den tidligere medarbejder ikke må kontakte dem. Det kan skade jer mere end vedkommende.
- Lad være med at oprette falske profiler eller udgive jer for at være kunder for at fremprovokere et tilbud. Det kan svække jeres sag.
- Lad være med at slette den tidligere medarbejders konto, mens sagen står på.
- Lad være med at love kunderne, at de bliver holdt uden for sagen. I ved ikke, hvordan den udvikler sig.
Hvis der er et forbud eller en aftale
Er der allerede et forbud, en dom eller en forligsaftale om, at den tidligere medarbejder ikke må kontakte bestemte kunder, så handler dokumentationen om, hvorvidt den overholdes. Det kræver en lidt anden tilgang. → Dokumentation af, at et forbud overholdes
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Tal med advokaten, når I har de første konkrete oplysninger. Det er advokaten, der kan vurdere, om klausulen gælder, og om der er grundlag for at gå videre. Mange klausuler har en begrænset varighed, og det kan betyde, at tiden er afgørende. Hvis jeres egne data skal sikres, så de kan bruges som dokumentation, er det en opgave for en IT-sagkyndig. Haster det, er det en hastesag, og hastesager koster ekstra. → Pris og tilbud hos Nielco IT
Læs også: Når flere medarbejdere går til samme konkurrent · Den tidligere kollega hverver jeres medarbejdere
→ Medarbejderen har taget data: hjælp til virksomheden · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
