Når I skifter webbureau i et anspændt forhold, er rækkefølgen afgørende: først kortlægning og dokumentation, så kopi af hjemmeside og data, så overtagelse af domæne og DNS, og til sidst selve flytningen. Gør I det omvendt, risikerer I at miste mail, data eller beviser for, hvad det gamle bureau har leveret.
Mange skift går fint. Men når bureauet mener, at der er ubetalte regninger, eller at koden tilhører bureauet, kan det blive en konflikt. Så er det vigtigt, at I kender jeres egen position og har styr på dokumentationen, før I tager de næste skridt.
Fortæl det gamle bureau det på det rigtige tidspunkt
Mange skift går galt, fordi bureauet får besked, før kunden har styr på sine egne adgange. Hvis I har grund til at forvente en konflikt, så lav kortlægningen og dokumentationen først, og giv derefter besked skriftligt med henvisning til aftalens opsigelsesvilkår. Det er ikke for at skjule noget. Det er for at sikre, at I ikke står uden adgang til jeres egen hjemmeside og mail, mens I forhandler.
Trin 1: kortlæg, hvem der har hvad
Lav en oversigt over alt, der har med hjemmesiden, domænet og mailen at gøre.
- Domæne · Hvem står som ejer? Hos hvilken registrator? Hvem har login?
- DNS · Hvor administreres DNS? Hvem har adgang?
- Hosting · Hvem ejer hostingkontoen? Hvem betaler?
- Hjemmeside · Hvem har administratoradgang til CMS’et?
- Mail · Hvor ligger mailen? Er den afhængig af bureauets DNS eller hosting?
- Tredjepartstjenester · Analyse, annoncer, nyhedsbrev, betaling, cookiebanner
- Licenser · Temaer, plugins og fonte: i jeres eller bureauets navn?
Det vigtigste spørgsmål er domænet. Står det i jeres navn, har I det afgørende kort. Står det i bureauets navn, er det det første, der skal løses. → Hvem ejer domænet, kontoen og dataene?
Trin 2: dokumentér, hvordan det ser ud nu
Før I ændrer noget, så gem et billede af situationen:
- ☐ Skærmbilleder af DNS-opsætningen med alle poster, især mail.
- ☐ Opslag på domænets ejer og registrator, med dato.
- ☐ En kopi af hjemmesiden, som den ser ud udefra. → Sådan gemmer du en webside som dokumentation
- ☐ Lister over brugere og administratorer i CMS og hosting, hvis I har adgang.
- ☐ Aftaler, tilbud, fakturaer og mails med bureauet om ejerskab, levering og betaling.
Dokumentationen har to formål. Den gør det muligt at genskabe opsætningen, hvis noget går galt under flytningen. Og den viser, hvad bureauet leverede, hvis der senere bliver uenighed om betaling eller ejerskab.
Trin 3: få en kopi af hjemmesiden og data
Bed skriftligt om en fuld kopi af hjemmesiden: filer, database, medier og eventuelle tilpasninger. Har I selv administratoradgang, kan I ofte tage en kopi selv. Gem den to steder, og notér, hvornår den blev taget.
Glem ikke data, der er indsamlet via hjemmesiden: formularer, kundekonti, ordrer i en webshop og tilmeldinger til nyhedsbrev. De kan indeholde persondata, som I er ansvarlige for.
Opslagsværket beskriver, hvordan en WordPress-hjemmeside sikres, hvis det bliver nødvendigt:
→ Bevissikring af en WordPress-hjemmeside
Trin 4: overtag domæne og DNS
Når I har en kopi og en oversigt, så få domænet overført til jeres navn eller jeres egen konto hos registratoren. Først derefter flyttes DNS. Sørg for, at mailposterne kommer korrekt med, så mailen ikke falder ud. Planlæg skiftet til et tidspunkt, hvor I kan reagere, hvis noget går galt, og ikke en fredag eftermiddag.
Mailen gør mest ondt
Hjemmesiden kan være nede en dag uden at være en katastrofe. Mailen kan ikke. Mange virksomheder opdager først under et skift, at mailen var afhængig af bureauets DNS eller hosting. Hvis mailen ligger hos bureauet, så sørg for at få en fuld eksport af alle postkasser, før noget flyttes, og test, at eksporten kan åbnes. Hvis mailen ligger i Microsoft 365 eller Google Workspace, så tjek, at I selv har en administratorkonto der, og at bureauet ikke er eneste administrator.
Persondata fra hjemmesiden
Har bureauet haft adgang til formularer, kundekonti eller nyhedsbrevslister, har bureauet behandlet persondata for jer. Find databehandleraftalen frem, og bed om bekræftelse på, at bureauet sletter data, når skiftet er gennemført, og at kopier ikke beholdes. Gem bekræftelsen.
Trin 5: flyt, og luk adgange
Når hjemmeside og mail kører hos den nye leverandør, så fjern det gamle bureaus adgange. Gem en liste over de adgange, der blev fjernet, og hvornår. Behold kopien af den gamle hjemmeside, til I er sikre på, at intet mangler.
Gennemgå hjemmesiden efter flytningen: formularer, betaling, sporingskoder og integrationer. Notér fejl med dato, og bed den nye leverandør om at dokumentere, hvad der blev rettet. Hvis der senere opstår tvivl om, hvad det gamle bureau leverede, viser listen, hvilke dele der virkede, og hvilke der måtte laves om. Opsig også det gamle bureaus hosting og abonnementer skriftligt, og gem bekræftelserne.
Hvis bureauet ikke vil udlevere
Nogle bureauer mener, at koden eller designet tilhører dem, eller de tilbageholder udlevering, til en regning er betalt. Det er en juridisk uenighed, som I skal have en advokat til at vurdere. Imens kan I gøre dette:
- Bed skriftligt om udlevering med en konkret frist.
- Gem al kommunikation som originaler.
- Sikr det, I selv har adgang til, uden at bryde ind i noget.
- Tag en kopi af hjemmesiden, som den ser ud udefra.
Er konflikten mere generel og handler om IT-leverandørens tilbageholdelse af adgange, så se:
→ IT-leverandøren vil ikke udlevere adgange eller data
Hvem gør hvad
- Ejer eller direktør · Kontakt til bureauet og beslutninger
- Intern IT eller marketing · Kortlægning, dokumentation, kopier
- Nyt bureau · Klar til at tage imod, men flytter først efter signal
- Advokat · Ved uenighed om ejerskab eller betaling
Det må I ikke gøre
- Ændre DNS, før mailen er kortlagt. Så kan mailen stoppe.
- Lade det nye bureau slette den gamle opsætning. Behold den, til alt er overtaget.
- Bruge adgangskoder, I har fundet, til bureauets egne systemer. Kun adgange, I har fået, og som gælder jeres egne konti.
- Skrive vrede mails eller anmeldelser om bureauet. Det kan skade jer i en senere tvist.
- Glemme tredjepartstjenesterne. Analyse, annoncekonti og nyhedsbrev kan stå i bureauets navn og forsvinde med det. → Annoncekonti: adgang og historik, når bureauet går
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Tal med en advokat, når bureauet nægter at udlevere domæne, kode eller data, eller når der er uenighed om betaling og ejerskab. En IT-sagkyndig er relevant, når hjemmesiden og dens historik skal sikres på en måde, der kan bruges i en tvist, for eksempel hvis det er uklart, hvad bureauet har leveret, eller hvis der er ændret eller slettet noget under konflikten.
Læs også: En kunde eller samarbejdspartner går konkurs: jeres data hos dem · Annoncekonti: adgang og historik, når bureauet eller medarbejderen går
→ Tvist med en IT-leverandør eller en kunde · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
