Når en kunde eller samarbejdspartner går konkurs, kan der ligge data hos dem, som tilhører jer eller er fortrolige for jer: tegninger, kildekode, tilbud, kundelister eller adgange til jeres systemer. Kortlæg hurtigt, hvad de har, luk de adgange, de har til jeres systemer, og skriv til kurator om, hvad der er jeres, og hvad I beder om.
Det er en anden situation end den, hvor jeres egen IT-leverandør går konkurs. Her er det ikke driften, der er truet, men kontrollen over jeres oplysninger. Når boet skal afvikles, kan udstyr, servere og cloudkonti blive solgt eller lukket. Uden en henvendelse fra jer ved kurator måske ikke, at der ligger noget, der skal behandles særligt.
Hvad kan der ligge hos dem?
Gå samarbejdet igennem, og lav en liste. Typiske eksempler:
- Fortrolige dokumenter, som I har delt under en fortrolighedsaftale: tegninger, specifikationer, prislister, forretningsplaner.
- Kildekode og design, hvis de har udviklet for jer eller med jer.
- Persondata, hvis de har behandlet data for jer, for eksempel som leverandør af en service.
- Adgange til jeres systemer: brugerkonti, API-nøgler, VPN, delte mapper.
- Delte arbejdsområder i Teams, SharePoint, Google Drive, Slack eller projektværktøjer.
- Fysisk udstyr, der tilhører jer, men står hos dem.
Notér for hvert punkt, hvor det ligger, hvordan det kom dertil, og hvilken aftale der gælder. Spørg de medarbejdere, der har arbejdet tættest med partneren. De ved ofte mere om, hvad der er sendt og delt, end der står i aftalerne.
Det skal I gøre nu
- Luk de adgange, de har til jeres systemer. Deaktiver konti og tilbagekald nøgler, men slet dem ikke, før I har gemt en oversigt over adgangene og deres seneste brug.
- Gem jeres egen dokumentation for, hvad der er delt. Mails med vedhæftede filer, delingslinks, overførsler og aftaler. Det er jeres bevis for, hvad de har fået.
- Find aftalerne frem. Fortrolighedsaftaler, samarbejdsaftaler, databehandleraftaler og ordrer. Se, hvad de siger om tilbagelevering og sletning.
- Skriv til kurator. Beskriv, hvad der er jeres eller fortroligt, og bed om, at det tilbageleveres eller slettes, og at det ikke følger med ved et salg af udstyr eller aktiver.
- Bed om bekræftelse. Bed om skriftlig bekræftelse på, hvad der sker med data, og gem svaret.
Delte arbejdsområder er ofte det største hul
Mange samarbejder foregår i et delt område, hvor begge parter kan læse og skrive. Ligger området hos jer, kan I lukke deres adgang. Ligger det hos dem, har I måske kun adgang, så længe deres konto eksisterer. Hent det, I skal bruge, nu, og notér, hvornår I gjorde det. Når kontoen lukkes, kan det være for sent.
Har I selv inviteret deres medarbejdere som gæster i jeres Microsoft 365 eller Google Workspace, så fjern gæsterne, når I har gemt en liste over dem og deres adgang.
Software og licenser, I har leveret
Har I leveret software eller en løsning til den konkursramte, kan der ligge jeres kode, licensnøgler eller konfiguration hos dem. Se i aftalen, hvem der ejer hvad, og hvad der gælder ved ophør. Notér, hvilke installationer der findes, og om de stadig kommunikerer med jeres systemer, for eksempel ved licenstjek eller opdateringer. Den slags spor kan vise, om løsningen bliver brugt videre af en køber af boet, og det kan blive relevant senere. Gem dem, før de roterer ud.
Lav en tidslinje
Skriv ned, hvornår I hørte om konkursen, hvad I gjorde, og hvornår. Hvornår blev adgange lukket? Hvornår skrev I til kurator? Hvornår fik I svar? En enkel tidslinje gør det let at vise, at I handlede hurtigt og ansvarligt, hvis der senere bliver spurgt.
Persondata
Har kunden eller partneren behandlet persondata på jeres vegne, er I fortsat ansvarlige for de data. I skal vide, hvad der sker med dem i konkursen. Bed kurator om at bekræfte, at data enten tilbageleveres eller slettes, og at de ikke indgår i et salg. Dokumentér, hvad I har gjort, også hvis I ikke får svar.
Er det omvendt jer, der har behandlet data for den konkursramte, er det kurator, der nu bestemmer over de data. Gør ikke noget med dem på egen hånd, men spørg kurator.
Hvem gør hvad
- Ejer eller direktør · Overblik og kontakt til kurator
- IT · Lukker adgange, gemmer oversigter, henter data
- Den ansvarlige for samarbejdet · Ved, hvad der er delt, og med hvem
- Advokat · Vurderer krav, aftaler og kontakten til boet
Det må I ikke gøre
- Hente data fra deres systemer med adgange, I tilfældigvis har. Selv om I kender en adgangskode, er det ikke jeres systemer. Spørg kurator.
- Slette jeres egen dokumentation for, hvad der er delt. Den skal bruges, hvis der senere opstår tvivl.
- Kontakte deres tidligere medarbejdere for at få data. Kurator er den rette kontakt.
- Vente til boet er afviklet. Udstyr og konti kan være solgt eller lukket.
Når I er kreditor
Ofte er I både den, der har data hos boet, og kreditor for ubetalte regninger. Hold de to ting adskilt i jeres henvendelser, så kurator ikke er i tvivl om, hvad I beder om. Dokumentationen for jeres krav, fakturaer, ordrer og kommunikation, skal gemmes på samme måde som i enhver anden tvist.
Kurator har travlt
Kurator har mange opgaver og begrænsede midler i boet. Gør det let at hjælpe jer. Skriv kort og præcist, hvad der er jeres, hvor det ligger, og hvad I beder om. Vedlæg de aftaler, der underbygger det. Er det muligt, så foreslå en konkret løsning, for eksempel at I selv henter et bestemt udstyr, eller at en bestemt mappe slettes, og at det bekræftes skriftligt.
Advokatsitet beskriver, hvordan kurator arbejder med et digitalt bo:
Er det jeres egen IT-leverandør, der går konkurs, er situationen en anden:
→ Leverandøren lukker eller går konkurs: få jeres data ud
Hvis fortrolige oplysninger dukker op andre steder
Ser I senere jeres tegninger, kode eller kundelister hos en tredjepart, for eksempel en køber af boets aktiver eller en tidligere medarbejder hos den konkursramte, er det en ny sag. Så handler det om brud på fortrolighed, og dokumentationen fra dag ét bliver vigtig. → Fortrolighedsaftaler og NDA-brud
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Tal med en advokat, når der er tale om væsentlige fortrolige oplysninger, persondata eller kildekode, eller når kurator ikke svarer. En IT-sagkyndig er relevant, hvis data skal udtages fra servere eller udstyr i boet, så det kan dokumenteres, hvad der blev udtaget og slettet. Det kræver aftale med kurator.
Læs også: Leverandøren lukker eller går konkurs: få jeres data ud · Skift af webbureau: DNS, hosting og mail, dokumentér før flytning
→ Tvist med en IT-leverandør eller en kunde · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
