Hvis jeres IT-leverandør eller en cloudtjeneste, I bruger, går konkurs eller lukker, skal I handle med det samme. Eksportér jeres data og logs, mens tjenesten stadig kører, sikr jeres adgange til domæne, mail og systemer, og kontakt kurator eller leverandøren skriftligt. Servere kan blive slukket med kort varsel, og så kan data være meget svære at få fat i.
Det er en af de situationer, hvor timer tæller. Det er sjældent ond vilje, når data forsvinder ved en konkurs. Det skyldes, at regninger til hosting og datacentre ikke bliver betalt, og at der ikke er medarbejdere tilbage til at hjælpe. Jo før I handler, jo flere muligheder har I.
Tegn på, at noget er galt
Konkurser kommer sjældent helt uden varsel. Tegnene er ofte små, og de bliver først tydelige bagefter:
- supporten svarer langsommere eller slet ikke,
- kendte kontaktpersoner er stoppet,
- fakturaer kommer med usædvanlige krav om forudbetaling,
- tjenesten har flere nedbrud end normalt,
- leverandøren beder jer flytte til en anden platform med kort varsel.
Ser I flere af tegnene, så eksportér data nu, uanset om der er sket noget officielt. Det koster lidt tid, og det kan spare jer for meget.
De første timer
- Eksportér alt, I kan, nu. Brug de eksportfunktioner, systemet har. Tag det hele: data, dokumenter, kundeoplysninger, konfiguration, brugerlister og logs.
- Tjek, at eksporten kan åbnes. En eksport, der ikke kan læses, er ikke meget værd. Gem den to steder.
- Notér, hvad I har eksporteret, hvornår og af hvem. Gem eventuelle kontrolværdier, hvis systemet viser dem.
- Sikr jeres adgange. Har leverandøren administreret domæne, DNS eller Microsoft 365 for jer, så få adgangen overført til jeres eget navn med det samme.
- Find aftalen frem. Se, hvad den siger om udlevering af data, format og exit-bistand.
- Skriv til leverandøren og eventuelt kurator. Bed om udlevering af jeres data og om, at data bevares, til de er udleveret.
Domæne og mail er det mest kritiske
Hvis leverandøren har registreret jeres domæne i eget navn eller har den eneste adgang hos registratoren, kan jeres mail og hjemmeside stoppe, når leverandørens konti lukkes. Find ud af:
- hvem der står som ejer af domænet,
- hvilken registrator domænet ligger hos,
- hvem der har adgang til DNS-opsætningen,
- om domænet er betalt, og hvornår det skal fornyes.
Tag skærmbilleder af DNS-opsætningen nu. Hvis noget går galt, er det den, I skal genskabe. → Hvem ejer domænet, kontoen og dataene?
Hvad skal I have ud?
- Forretningsdata · Kunder, ordrer, regnskab, dokumenter, projekter
- Konfiguration · Opsætning, brugere, rettigheder, integrationer
- Logs · Adgangslogs, ændringslogs, revisionsspor
- Licenser og nøgler · Licensnøgler, certifikater, API-nøgler
- Dokumentation · Netværksdiagrammer, adgangskoder, procedurer
Logs og ændringshistorik glemmes ofte. De er måske ikke nødvendige for at holde driften kørende, men de kan blive vigtige, hvis der senere opstår en tvist, for eksempel om bogføring, en kundeaftale eller en medarbejder. Når tjenesten er lukket, er de væk.
Kurator
Når en virksomhed går konkurs, overtager en kurator ansvaret for boet. Kurator er jeres kontaktperson, når leverandøren ikke længere selv kan træffe beslutninger. Skriv til kurator så hurtigt som muligt:
- hvem I er, og hvilken aftale I har med leverandøren,
- hvilke data der er jeres, og hvor de ligger,
- at I beder om udlevering, og om at data bevares indtil da.
Kurator har mange opgaver og begrænsede midler. Jo mere præcist I beskriver, hvad I skal bruge, jo lettere er det at hjælpe. I kan også blive bedt om at betale for udlevering eller for at holde tjenesten kørende i en periode.
Advokatsitet beskriver, hvordan kurator arbejder med et digitalt bo:
Persondata hos en leverandør, der lukker
Har leverandøren behandlet persondata for jer, er I stadig dataansvarlig. I skal vide, hvad der sker med data, når leverandøren lukker. Bliver de slettet, udleveret eller solgt med resten af boet? Bed om en skriftlig bekræftelse på, hvad der sker med dem, og gem den. Hvis I ikke kan få et svar, så skriv ned, hvad I har forsøgt.
Når tjenesten “bare” lukker
Ikke alle lukninger er konkurser. En cloudtjeneste kan blive udfaset, opkøbt eller lukket ned med et varsel. Så er der som regel en periode, hvor data kan eksporteres. Lad den ikke gå. Sæt en intern frist i god tid før lukningen, og hav en plan for, hvor data skal hen.
Læs varslet grundigt. Det står ofte, at eksport kun er mulig i et bestemt format, eller at visse data, for eksempel logs og historik, ikke kan eksporteres. Så skal I tage stilling til, om det, der ikke kan komme med, skal sikres på en anden måde, for eksempel med rapporter, udskrifter eller skærmbilleder med dato. Gem selve varslet også. Det dokumenterer, hvornår I fik besked, og hvad I fik at vide.
Hvem gør hvad
- IT · Eksport, test af eksport, sikring af adgange
- Ledelse · Kontakt til leverandør og kurator, beslutninger
- Økonomi · Overblik over betalinger, licenser og abonnementer
- Advokat · Aftalen, krav mod boet, kontakt til kurator
- Ny leverandør · Klar til at tage imod data og overtage driften
Det må I ikke gøre
- Vente på en officiel meddelelse. Rygter om konkurs er grund nok til at eksportere data.
- Stole på, at leverandøren selv sender data. Det sker sjældent, når der ikke er nogen tilbage.
- Kun tage de data, I bruger hver dag. Logs, historik og konfiguration kan blive vigtige senere.
- Bruge leverandørens adgange efter konkursen uden aftale med kurator. Det kan skabe problemer med boet.
- Glemme den gamle løsning, når den nye kører. Behold eksporten, til I er sikre på, at I ikke skal bruge den.
Lær af det
Sagen viser ofte, hvor afhængige I var. Når den nye løsning er på plads, så skriv krav om dataudlevering, format og exit-bistand ind i aftalen, før I skriver under. → Cloudtjenester: sikr jer adgang til data og logs, før I skriver under
Har leverandøren ikke gået konkurs, men nægter bare at udlevere data, så se:
→ IT-leverandøren vil ikke udlevere adgange eller data
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Tal med en advokat, hvis leverandøren eller kurator ikke vil udlevere data, eller hvis der er uenighed om, hvad der tilhører jer. En IT-sagkyndig er relevant, hvis data og logs skal sikres på en måde, der kan bruges i en senere tvist, eller hvis I kun kan få adgang til servere og diske, ikke til en færdig eksport.
Haster det, fordi tjenesten lukker inden for få dage, så sig det tydeligt. Hastesager koster ekstra. → Pris og tilbud
Læs også: Backuppen virkede ikke: dokumentér, før I kræver erstatning · En kunde eller samarbejdspartner går konkurs: jeres data hos dem
→ Tvist med en IT-leverandør eller en kunde · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
