Har I tabt et udbud, og overvejer I at klage, skal I hurtigt sikre tre ting: præcis det tilbud, I afgav, al kommunikation med ordregiveren, og det, der kan ses i udbudsportalen. Fristerne for at klage er korte, og adgangen til portalen kan lukke. Begynd med dokumentationen samme dag, som tildelingen kommer, også selv om I endnu ikke har besluttet jer.
Den juridiske side af udbudssager er beskrevet på advokatsitet. Her handler det om, hvad virksomheden selv skal gøre, så advokaten har materialet til at vurdere sagen. → Udbudssager: dokumentation af tilbud og kommunikation
Typiske situationer
- I mener, at evalueringen er forkert, eller at vindertilbuddet ikke opfylder kravene.
- Ordregiveren har ændret i krav eller tidsplan undervejs.
- Der er spørgsmål og svar, I mener, blev behandlet forskelligt.
- I er blevet afvist som ukonditionsmæssige og er uenige.
- Der er tvivl om, hvornår jeres tilbud blev modtaget, eller om alle bilag kom med.
Hvad gør I nu?
1. Notér fristerne
Skriv datoen for tildelingsbeslutningen ned og den dato, hvor standstill-perioden udløber. Fristerne afgør, hvor meget tid I har. Giv straks besked til jeres advokat, hvis I overvejer at klage.
2. Gem jeres tilbud præcis som afgivet
Hent den version af tilbuddet, der faktisk blev uploadet i udbudsportalen, ikke kun jeres egen arbejdsversion. Gem:
- alle filer, som de ligger i portalen,
- kvitteringen for aflevering med dato og klokkeslæt,
- eventuelle bekræftelser og fejlmeddelelser fra portalen.
Sammenlign med jeres interne version. Er der forskelle, så notér dem. Det kan være vigtigt, hvis ordregiveren mener, at noget manglede.
3. Gem udbudsmaterialet og alle versioner
Hent udbudsbetingelser, kravspecifikation, kontraktudkast og bilag, også ældre versioner, hvis der er udsendt rettelser. Gem rettelsesblade og datoen for hver ændring. Udbudsportaler kan lukke adgangen kort tid efter tildelingen.
4. Gem spørgsmål og svar
Hent hele listen over spørgsmål og svar fra portalen med datoer. Gem også de spørgsmål, I selv stillede, og hvornår I fik svar.
5. Saml al kommunikation
Saml mails, beskeder i portalen, mødereferater og noter fra telefonsamtaler med ordregiveren. Bed de medarbejdere, der har haft kontakt med ordregiveren, om at gemme alt og ikke slette noget. Har nogen haft kontakt via telefon eller sms, så bed dem skrive et kort notat med dato og indhold. → Sådan gemmer du en mail korrekt som bevis
6. Gem tildelingsbeslutningen og begrundelsen
Gem tildelingsbrevet, evalueringsrapporten og det, I kan få indsigt i om vindertilbuddet. Er noget offentliggjort på ordregiverens hjemmeside, så gem siden med dato. → Sådan gemmer du en webside som dokumentation
7. Gem jeres interne arbejdsmateriale
Kalkulationer, prisberegninger, interne referater og godkendelser viser, hvordan tilbuddet blev til. Gem dem samlet, og ret ikke i dem. Det kan blive vigtigt, hvis prisen eller kvaliteten bliver et tema.
Bed om det, I mangler
Mangler I oplysninger om evalueringen eller vindertilbuddet, kan I bede ordregiveren om dem. Offentlige ordregivere kan også modtage anmodninger om aktindsigt. Om og hvornår det giver mening, og hvad I kan forvente at få, er et spørgsmål til advokaten, fordi en anmodning ikke nødvendigvis stopper fristerne. Send anmodningen skriftligt, gem den, og notér, hvornår I fik svar, og hvad I fik udleveret. Gem det udleverede materiale, som det kom, også selv om dele er overstreget.
Saml materialet ét sted
Læg alt i én mappe med begrænset adgang: tilbuddet fra portalen, udbudsmaterialet med rettelser, spørgsmål og svar, korrespondancen, tildelingsbeslutningen og jeres interne arbejdsmateriale. Lav en enkel liste med en linje pr. fil: hvad det er, hvor det kommer fra, hvem der har gemt det, og hvornår. Ret ikke i filerne. Listen og tidslinjen er det første, advokaten skal bruge, og de sparer tid, når fristerne er korte.
Hvem gør hvad?
- Tilbudsansvarlig · Gemmer tilbud, kvitteringer, spørgsmål og svar
- Ledelse · Beslutter, om der skal klages
- Medarbejdere med kontakt · Gemmer mails og skriver notater
- IT · Sikrer postkasser og fællesdrev
- Advokat · Vurderer klagegrundlag og frister
Det må I ikke gøre
- Vente med dokumentationen, til I har besluttet at klage. Portalen kan lukke, og fristerne løber.
- Rette i tilbudsfilerne bagefter. Gem originalerne og lav eventuelle noter i en separat fil.
- Nøjes med jeres egen version af tilbuddet. Det er versionen i portalen, der tæller.
- Ringe til ordregiveren og diskutere evalueringen uden at notere det. Hold kontakten skriftlig, og aftal den med advokaten.
- Slette interne mails om udbuddet. De kan være vigtige, og sletning kan svække jeres troværdighed. → Slettepolitik og bevarelse
Lav en tidslinje
En tidslinje gør det let for advokaten at se forløbet. Lav en enkel oversigt med dato, hvad der skete, og hvilket dokument der viser det:
- Udbuddet offentliggjort.
- Rettelser og nye versioner af materialet.
- Spørgsmål og svar.
- Aflevering af tilbud.
- Eventuelle afklaringer og møder.
- Tildelingsbeslutning.
Skriv tidslinjen sagligt og uden vurderinger, og henvis til det dokument, der viser hver hændelse. Tidslinjen er også nyttig, hvis I ikke klager, men vil lære af forløbet til næste udbud fra samme ordregiver.
Når portalen er det eneste sted
Mange udbud foregår kun i en udbudsportal, og det er portalen, der viser, hvornår noget blev uploadet, og hvad der blev sendt. Kontakt portalen eller ordregiveren, hvis I er i tvivl om, hvor længe I har adgang. Gem skærmbilleder af oversigter og logs, hvis de ikke kan eksporteres. Hvis der var tekniske problemer ved afleveringen, så gem fejlmeddelelser og noter om, hvornår problemet opstod, og hvem I kontaktede.
Hvem i virksomheden har materialet?
I mange virksomheder er tilbudsarbejdet spredt over flere personer: salg, kalkulation, ledelse og eksterne rådgivere. Lav en liste over alle, der har arbejdet på tilbuddet, og hvor deres materiale ligger: mail, fællesdrev, Teams eller lokale filer. Send en kort intern besked om, at materialet skal bevares, og gem beskeden. Er nogen stoppet siden, så tjek, om deres postkasse og filer stadig findes, før de bliver slettet efter jeres faste rutiner.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Få juridisk hjælp, så snart I overvejer at klage. Fristerne er korte. En IT-sagkyndig kan være relevant, hvis der er uenighed om, hvornår tilbuddet blev uploadet, om filer var komplette, eller om der var fejl i portalen. Så skal portalens og jeres egne data sikres og sammenholdes.
Forebyg næste gang
- Gem altid en kopi af tilbuddet, som det ligger i portalen, og kvitteringen.
- Lav en fast mappe pr. udbud med materiale, spørgsmål og svar og korrespondance.
- Før en enkel log over kontakten med ordregiveren.
Denne artikel handler om civile tvister og jeres egen dokumentation.
Læs også: Softwareleverandøren varsler licensaudit · Beskyt forretningshemmelighederne, før der sker noget
→ Tvist med en IT-leverandør eller en kunde · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
