Når en softwareleverandør varsler en licensaudit, skal I først samle jeres egen dokumentation: hvilke licenser I har købt, hvad aftalen siger, og hvordan softwaren faktisk bruges. Gør det, før auditor kommer med sine egne tal. Ændr ikke installationer eller brugere i hast, og svar ikke på opgørelser, før I selv har overblikket.
En licensaudit er ikke nødvendigvis en tvist, men den kan blive det. Udfaldet afhænger ofte af, hvem der har den bedste dokumentation. Leverandøren har typisk et værktøj, der tæller installationer. I har kvitteringerne, aftalerne og forklaringen på, hvorfor tallene ser ud, som de gør.
Typiske situationer
- Et brev fra leverandøren eller en revisor, der skal gennemgå jeres licenser på leverandørens vegne.
- En anmodning om at køre et scanningsværktøj på jeres netværk.
- En opgørelse, der viser flere installationer eller brugere end jeres licenser.
- En uenighed om licensmodellen, fx brugere, enheder, kerner eller virtuelle maskiner.
- En opgørelse, der også tæller testmiljøer, gamle servere eller fratrådte medarbejdere.
Hvad gør I nu?
1. Læs varslet og aftalen
Find licensaftalen og de vilkår, der gjaldt, da licenserne blev købt. Se efter, hvad der står om audit: varsel, omfang, hvem der må udføre den, hvilke data I skal udlevere, og hvem der betaler. Giv aftalen til den, der skal rådgive jer.
2. Udpeg én, der ejer sagen
Én person skal stå for al kommunikation med leverandøren og auditor. Det er typisk IT-chefen eller økonomichefen. Aftal internt, at ingen andre svarer på henvendelser eller sender data.
3. Saml beviserne for køb
Økonomi samler:
- fakturaer og ordrebekræftelser for licenser,
- kontrakter og licensbeviser,
- kvitteringer fra forhandlere,
- oversigt over abonnementer og fornyelser,
- dokumentation for licenser, der er opsagt eller overført.
Licenser købt for mange år siden kan være svære at finde. Spørg forhandleren og leverandørens portal. Gem det, I finder, som originale filer.
4. Lav jeres egen opgørelse af brugen
IT laver en opgørelse over, hvordan softwaren faktisk bruges: hvilke installationer, brugere, servere og virtuelle maskiner der er, og hvad de bruges til. Gem opgørelsen med dato, og skriv ned, hvordan den er lavet, og med hvilket værktøj. Det er jeres egen dokumentation, og den skal kunne forklares.
Vær opmærksom på, at billigere licensniveauer ikke altid gemmer de logs, der skal til for at dokumentere brugen bagud i tid. → Licensniveau og beviser
5. Skriv forklaringerne ned
Find forklaringen på de tal, der ser for høje ud: testmiljøer, servere, der står slukket, gamle installationer, der ikke bruges, eller brugere, der er stoppet. Skriv det ned med dokumentation. Er der installationer, I ikke kan forklare, så skriv også det ned. Det er bedre, at I opdager dem selv.
6. Aftal rammerne for scanningen
Skal leverandørens værktøj køre på jeres netværk, så aftal skriftligt, hvad det må scanne, hvilke data det indsamler, og hvem der får resultatet. Bed om at få en kopi af rådata, ikke kun den færdige opgørelse. Gem jeres egen kopi af alt, der udleveres.
Når en IT-leverandør driver jeres systemer
Ligger driften hos en ekstern IT-leverandør, er det ofte leverandøren, der har installeret softwaren, købt licenserne eller sat de virtuelle servere op. Så skal leverandøren med fra starten. Bed skriftligt om en oversigt over de installationer, servere og brugere, de har sat op for jer, og om de licenser, de har købt i jeres navn eller stillet til rådighed som en del af driften. Spørg også, om nogle licenser hører til leverandørens egen aftale med softwarehuset. Det kan ændre, hvem kravet egentlig skal rettes mod.
Bed leverandøren om ikke at ændre i installationerne, før I har en samlet opgørelse, og gem jeres anmodning og svaret. Står det uklart i jeres kontrakt, hvem der har ansvaret for licenserne, så giv den til advokaten sammen med resten af materialet.
Hvem gør hvad?
- IT · Opgørelse af installationer, brugere og servere
- Økonomi · Fakturaer, kontrakter og licensbeviser
- Ledelse · Ejer sagen og godkender, hvad der udleveres
- IT-leverandør · Leverer oversigter fra miljøer, de driver
- Advokat · Vurderer aftalen og et eventuelt krav
Det må I ikke gøre
- Afinstallere eller slette brugere i hast. Det kan ligne et forsøg på at skjule noget, og I mister jeres egen dokumentation for, hvad der var der.
- Udlevere mere data end aftalen kræver. Aftal omfanget først.
- Acceptere auditors opgørelse uden jeres egen. Sammenhold tallene, og gør skriftlig indsigelse, hvor de ikke passer.
- Lade mange svare. Uklare eller modstridende svar svækker jeres position.
- Skrive internt om “piratkopier” eller “ulovlige installationer”. Hold jer til fakta. Interne mails kan blive en del af sagen. → Alt, I skriver om sagen, kan blive bevis
Når auditors opgørelse kommer
Gennemgå opgørelsen linje for linje og sammenhold den med jeres egen. Typiske uenigheder handler om:
- Hvilken licensmodel der gælder, fx pr. bruger, pr. enhed eller pr. kerne.
- Om test- og udviklingsmiljøer tæller med.
- Om virtualisering og cloud er talt rigtigt.
- Om licenser fra en tidligere forhandler eller et opkøbt selskab er medregnet.
- Om fratrådte brugere og slukkede servere er talt med.
Svar skriftligt og med dokumentation. Gem alle versioner af opgørelsen og al korrespondance.
Hvis uenigheden bliver til en tvist
Fører auditten til et krav, I ikke vil acceptere, kan det blive en tvist om licenser og brug. Den juridiske side af licensaudits og tvister om softwarelicenser er beskrevet på advokatsitet. → Licensaudit og tvister om softwarelicenser
Bed IT bevare de data, opgørelserne bygger på, og tal med advokaten, før I indgår forlig eller køber licenser for at lukke sagen.
Bevar dokumentationen, også efter auditten
Når auditten er afsluttet, så gem hele materialet samlet: aftalen, varslet, jeres egen opgørelse, auditors opgørelse, korrespondancen og den endelige aftale. Det kan blive vigtigt ved næste audit, og leverandøren kan komme igen om nogle år. Notér, hvilke ændringer I lavede efter auditten, og hvornår.
Forebyg næste gang
- Hav en løbende licensoversigt med fakturaer og licensbeviser samlet ét sted.
- Tjek licenserne, når I flytter servere, skifter til cloud eller opkøber en anden virksomhed.
- Luk brugere og installationer, når medarbejdere stopper, og dokumentér det.
- Tag licenser med i jeres overblik over, hvor data og systemer ligger. → Datakort: hvor ligger vores data?
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Få hjælp, hvis opgørelsen er stor, hvis licensmodellen er kompliceret, eller hvis der er uenighed om, hvad scanningsværktøjet har talt. En uvildig IT-sagkyndig kan lave en uafhængig opgørelse af installationer og brug og vurdere, om leverandørens tal holder. Advokaten vurderer aftalen og kravet.
Denne artikel handler om civile tvister og jeres egen dokumentation.
Læs også: Varen kom beskadiget frem: dokumentation ved modtagelse · Tabt udbud: dokumentér jeres tilbud og kommunikationen
→ Tvist med en IT-leverandør eller en kunde · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
