Når en vare kommer beskadiget frem, afgøres et senere krav ofte af de første minutter ved modtagelsen. Notér skaden på fragtbrevet eller i chaufførens scanner, tag fotos, før noget pakkes ud eller flyttes, og gem emballagen. Reklamér derefter skriftligt og hurtigt til både leverandøren og fragtfirmaet.
Mange tvister om transportskader handler ikke om, at skaden er der, men om hvornår den opstod: før afsendelse, under transporten eller efter modtagelsen. Jeres dokumentation skal kunne svare på det spørgsmål.
Typiske situationer
- Pallen er væltet, emballagen er knust eller våd.
- Emballagen ser hel ud, men varen er ødelagt indeni.
- Der mangler kolli i forhold til følgesedlen.
- Kølevarer er kommet frem med for høj temperatur.
- Chaufføren har ikke tid til at vente, mens I tjekker.
- Varen blev stillet uden for åbningstid, og ingen kvitterede.
Ved modtagelsen
1. Tjek, før I kvitterer
Se på emballagen, før I skriver under. Tæl kolli. Er der synlig skade, så skriv det på fragtbrevet eller i chaufførens håndterminal, fx “1 palle væltet, hjørne knust”. Kvittér ikke “modtaget i god stand”, hvis I ikke har kunnet tjekke det. Skriv i stedet “modtaget med forbehold for skjulte skader”, hvis det er muligt.
2. Tag fotos med det samme
Fotografér, før varen flyttes eller pakkes ud:
- oversigtsbilleder af hele forsendelsen, også med lastbilen i baggrunden, hvis den stadig er der,
- detaljebilleder af skaden på emballagen,
- labels, stregkoder og fragtbrevsnummer,
- eventuelle stød- eller vippeindikatorer på emballagen.
Lad telefonen gemme tid og sted i billedet. Tag hellere for mange billeder end for få. Kan chaufføren vente, så få gerne et billede, hvor skaden og lastbilen eller chaufførens håndterminal ses samtidig. Har I ikke en telefon ved hånden, så lån en kollegas, men sørg for, at de originale filer bagefter kommer over på virksomhedens drev, og notér, hvis telefon de er taget med. → Fotos og video som bevis
3. Pak ud trin for trin
Pak varen ud på en måde, der kan dokumenteres. Tag billeder undervejs: åben kasse, fyldmateriale, varen i kassen og varen taget ud. Ved store eller dyre varer kan en kort video af udpakningen være nyttig. Notér, hvem der pakkede ud, og hvornår.
4. Gem emballagen
Smid ikke emballage, paller eller fyldmateriale ud, før kravet er afklaret. Fragtfirmaet eller forsikringen kan bede om at se den. Kan I ikke opbevare den, så tag grundige fotos og notér, hvornår den blev bortskaffet.
Bagefter
5. Reklamér skriftligt og hurtigt
Send en skriftlig reklamation til leverandøren og, efter aftale med leverandøren, til fragtfirmaet. Vedhæft fotos, fragtbrevsnummer og en kort beskrivelse. Der er korte frister for at reklamere over transportskader, især skjulte skader. Gem kvitteringen for afsendelse. Hvornår der er klaget, kan blive afgørende. → Reklamation i tide: bevis for, hvornår der blev klaget
6. Gem sporingsdata
Gem sporingsoplysningerne fra fragtfirmaets side, mens de stadig er tilgængelige: hvornår pakken blev scannet, hvor, og af hvem. Tag skærmbilleder eller gem siden. Ved kølevarer så bed om temperaturloggen. Sporingsdata forsvinder ofte fra fragtfirmaets offentlige side efter nogle uger. → Fragt og transport: track-and-trace og temperaturlogs
7. Gem jeres egne data
Gem ordren, ordrebekræftelsen, følgesedlen og fakturaen. Har I kameraovervågning ved varemodtagelsen, så gem optagelsen fra tidspunktet for leveringen, før den bliver overskrevet. Har lagersystemet registreret modtagelsen, så gem registreringen med tidspunkt og bruger.
Skjulte skader
Nogle skader opdages først dage senere, når varen pakkes ud eller tages i brug. Så er dokumentationen sværere, men ikke umulig. Notér præcis, hvornår og af hvem skaden blev opdaget, og hvad der var sket med varen siden modtagelsen. Har den stået urørt på lageret, så tag fotos af, hvor den har stået. Har den været flyttet, så skriv ned hvornår og hvordan. Reklamér med det samme, når skaden er opdaget, og forklar, hvorfor den ikke kunne ses ved modtagelsen. Jo hurtigere I reagerer efter opdagelsen, jo stærkere står I.
Når varen er leveret direkte til jeres kunde
Sender leverandøren varen direkte til jeres kunde, er det kunden, der står med den første dokumentation. Bed kunden om at følge samme fremgangsmåde: forbehold på fragtbrevet, fotos før udpakning og gemt emballage. Bed om de originale billedfiler, ikke kun billeder i en mail eller besked. Gem al korrespondance med kunden om skaden, og videresend reklamationen til leverandøren hurtigt. Lav gerne en kort vejledning, I kan sende til kunder, der melder en skade.
Hvem gør hvad?
- Lager · Tjekker, kvitterer med forbehold, tager fotos
- Indkøb · Reklamerer til leverandør og fragtfirma
- Økonomi · Holder betalingen tilbage efter aftale, gemmer faktura
- IT eller facility · Gemmer kameraoptagelser og systemdata
- Ledelse · Beslutter, om kravet skal videre
Det må I ikke gøre
- Kvittere uden forbehold for en skadet forsendelse. Det kan gøre det svært at bevise, at skaden skete under transporten.
- Pakke ud og rydde op, før der er taget fotos.
- Smide emballagen ud.
- Sende fotos via beskedapps, der komprimerer billederne. Gem de originale filer.
- Vente med at reklamere, til I har tid. Fristerne kan være meget korte.
- Tage varen i brug, før sagen er afklaret. Det kan svække kravet.
Skriv en kort modtagelsesrapport
Lav en enkel rapport for hver skadet forsendelse. Den behøver ikke være lang:
- Dato og klokkeslæt for levering.
- Fragtfirma, fragtbrevsnummer og chaufførens navn, hvis kendt.
- Hvem der modtog, og hvem der pakkede ud.
- Hvad der blev noteret på fragtbrevet.
- Hvilke fotos der er taget, og hvor de ligger.
- Hvad der er sket med emballagen.
- Hvornår og til hvem der er reklameret.
En fast skabelon gør det let for lageret at huske det hele, også en travl fredag.
En fast procedure for varemodtagelsen
Mange skader opdages først, når den rette person ikke er til stede. Skriv derfor en kort procedure, der hænger ved varemodtagelsen: tjek før kvittering, forbehold på fragtbrevet, fotos før udpakning, emballagen gemmes, og hvem der skal have besked. Sørg for, at alle, der kan tage imod varer, kender den, også vikarer og sæsonansatte. Gennemgå proceduren, når I skifter fragtfirma eller leverandør.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Ved større skader er det typisk forsikringen, en skadesinspektør eller en advokat, der skal ind. En IT-sagkyndig kan være relevant, hvis tidspunktet for skaden afhænger af digitale data, fx scanninger, temperaturlogs, GPS-data eller kameraoptagelser, og der er uenighed om, hvad de viser. Er det kunden, der klager over jeres leverance, er vinklen en anden. → Kunden klager over leverancen: dokumentér fra dag ét
Denne artikel handler om civile tvister og jeres egen dokumentation.
Læs også: Byggeprojektet: dokumentér løbende, så I står stærkt i en tvist · Softwareleverandøren varsler licensaudit
→ Tvist med en IT-leverandør eller en kunde · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
